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Die Dienstreise ist vorüber - jetzt wird abgerechnet. Scopevisio macht es Ihnen leicht, mit nur wenigen Eingaben Ihre Reisekosten zu erfassen und Auslagen zur Erstattung einzureichen. Ob im Client oder aus REISE2GO einer 2GO_Lösung heraus: Die nötigen Datenfelder sind fix befüllt und die zugehörigen Belege werden eingescannt oder als bereits vorhandene Dateien hochgeladen und schnell zugeordnet. Eventuelle Vorschüsse können sofort verrechnet werden. Über die Einstellungen legen Sie Grunddaten, Buchungspräferenzen und Nummernkreise fest.Unabhängig von einer Dienstreise können aber ebenso Spesen anfallen, die auch abgerechnet und eingereicht werden wollen. Mit Scopevisio haben Sie das im Handumdrehen erledigt Wenn Sie nur betriebliche Kosten privat gezahlt haben, nutzen Sie das Spesenformular. Es ist reduzierter und deswegen noch schneller befüllt. |
Eine Reise erfassen
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Öffnen Sie Reisen/Spesen. Wird Ihnen die Funktion nicht angezeigt, lassen Sie sich über Ihren Systemadministrator das Recht "Reisekosten - Mitarbeiter" geben.
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Die Reisekosten sind im Rahmen der aktuellen Preis- und Lizenzstruktur ein kostenpflichtiges Add-On. Um die Reisekosten oder Spesenerfassung nutzen zu können, muss Ihnen eine entsprechende Lizenz zugewiesen sein. Die Rechte auf Formularebene sind dem Bereich “Reisekosten” zugeordnet. Dort können die Formulare berechtigt werden. Sie benötigen zur Erfassung mindestens das Recht “Reisekosten - Mitarbeiter”. |
Öffnen Sie im Menüband Organisation > Reisen/Spesen.
Hier werden alle Ihre Reisen- und Spesenabrechnungen in einer übersichtlichen Tabelle angezeigt. Mit dem Multifunktionsfilter finden Sie den gewünschten Vorgang schnell und ohne langes Suchen.
Eine neue Reise legen Sie über den Button Reise hinzufügen an. In dem sich öffnenden Formular können alle reisebezogenen Daten eingegeben werden.
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Daten der Reise
Im Geschäftsobjekt Belegdaten tragen Sie nun die Eckdaten ein. Pflichtfelder sind Anlass der Reise, Reisebeginn und -ende. Das Datenfeld Reisender ist bereits vorausgefüllt.
Ein weiteres Pflichtfeld ist die Zieladresse.
Das Geschäftsobjekt Reisestatus passt sich den nachfolgenden Eingaben an und zeigt die Summe der Auslagen, evtl. erhaltenen Vorschuss und die berechnete Erstattung an . Hier legen Sie auch fest, wenn Sie für eine komplette Reise keinen Verpflegungsmehraufwand und ob die Abrechnung eingereicht wurde.
Die Checkboxen “Verpflegungsmehraufwand” und “Fakturierbar” überschreiben für diese Abrechnung die Stammdaten der gew abrechnen wollen. Das Datenfeld Abrechnung eingereicht wird erst dann befüllt, wenn Sie per Button ganz unten rechts im Formular die Abrechnung auch tatsächlich eingereicht haben.
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Fahrtkosten
Fahrtkosten ergänzen Sie über den Button Hinzufügen.
Hier erfassen Sie alle auf die Fahrtkosten bezogenen Daten. Eine ganze Zeile entfernen Sie mit dem gleichnamigen Button. Über Hochladen oder die Buttons unterhalb des Geschäftsobjektes fügen Sie die entsprechenden Belege entweder lokal von Ihrem Rechner oder aus Teamwork hinzu bzw. entfernen sie.
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Übernachtung
Im Geschäftsobjekt Übernachtung erfassen Sie die Ausgaben zur Übernachtung.
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Hinweis: Wählen Sie „Hotel mit Frühstück", kürzt Scopevisio ab dem zweiten Tag die Verpflegungspauschale um das Frühstück. Ist das nicht gewollt, können Sie die Kürzung manuell wieder entfernen.
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Verpflegungspauschalen und Kürzungen
Unter dem Geschäftsobjekt Verpflegungspauschalen und Kürzungen sehen Sie die von Scopevisio errechneten Verpflegungspauschalen. Korrekturen können Sie über die Checkboxen vornehmen.
Die Verpflegungspauschale ist abhängig von Reisedauer und Reiseland.
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Nebenkosten
Im Geschäftsobjekt Nebenkosten haben Sie die Möglichkeit weitere Nebenkosten wie zum Beispiel die Taxi- und Parkquittung einzureichen. Über Hinzufügen wählen Sie die Art der Nebenkosten aus, tragen den entsprechenden Betrag ein und ergänzen den Beleg.
Vorschuss
Unter dem Geschäftsobjekt Vorschuss können Sie bereits erhaltenen Vorschuss vermerken, indem Sie die Art des Vorschusses sowie den Betrag eintragen. Dieser wird dann im Geschäftsobjekt Reisestatus angezeigt und bei der Berechnung der Erstattung automatisch berücksichtigt.
Reisekostenerfassung abschließen
Möchten Sie die Eingabe der Reisekosten unterbrechen und zu einem anderen Zeitpunkt fortsetzen, können Sie die Eingaben über den Button Speichern (1) speichern und das Fenster schließen.
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Über den Button Abrechnung einreichen (3) beenden Sie die Eingabe der Reisekosten und erzeugen ein PDF aus Deckblatt und angehängten Belegen, das automatisch an das Scopevisio Rechnungseingangsbuch gesandt wird. Die Einreichung der Reisekostenabrechnung ist hiermit abgeschlossen.
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Sind bei Ihnen Spesen angefallen, so reichen Sie sie ebenfalls über denselben Funktionsaufruf "Reisen/Spesen" ein (1). Sollten Sie den Aufruf nicht sehen, lassen Sie sich von Ihrem Administrator das Recht "Reisekosten Mitarbeiter" zuweisen. Dies ist dasselbe Recht wie für die Einreichung von Reisekosten.
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