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Das Formular Einstellungen Rechnungseingang “Einstellungen Rechnungseingang” stellt die Schaltzentrale aller den Rechnungseingang betreffenden Prozesse dar. Hierin steckt ein enormes Automatisierungspotenzial. Für den Zugriff darauf benötigen Sie das Recht "Rechnungseingangsbuch".

Wählen Sie Systemmenü > Buchhaltung verwalten > Einstellungen Rechnungseingangsbuch. Auch über die weiteren Aktionen im Rechnungseingangsbuch selber gelangen Sie in dieses Formular.

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Die Einstellungen

Sie bekommen einen schnellen Überblick über die Anzahl bereits angelegter Freigabeprozesse und Regeln.

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Im Reiter "Einstellungen" im Bereich "Zentrale Einstellungen" legen Sie Grundlegendes zum Rechnungseingang fest. Unten sehen Sie die Standardeinstellungen. Passen Sie sie über die jeweiligen Auswahlmenüs Ihren eigenen Bedürfnissen an.

  1. Bestimmen Sie, ob eine aus der Rechnung ausgelesene UStId mit Ihnen vorliegenden Kontaktdaten abgeglichen werden sollen, um den Kreditor automatisch zu setzen. Alternativ können Sie dies auch über eine Regel einstellen.

  2. Erfassen Sie Ihre Rechnungen hauptsächlich mit Netto-Beträgen, so passen Sie dies hier an.

  3. Im oberen Teil des Belegs kann ein digitaler Verarbeitungsstempel angezeigt werden.

  4. Legen Sie fest, ob Duplikate nur anhand der Dateigleichheit oder zusätzlich noch über die Lieferantennummer erkannt werden sollen.

  5. Hier bestimmen Sie den Zeitpunkt, zu dem die fortlaufende interne Nummer vergeben wird.

  6. Die Buchungsfreigabe kann an einen bestimmten Status gekoppelt werden.

  7. Scannen Sie viele Belege auf einmal ein, um sie ans Rechnungseingangsbuch zu schicken, können Sie diese anhand vorbereiteter Deckblätter oder Leerseiten voneinander trennen.

  8. Ein Bearbeitungsprotokoll kann der PDF-Belegdatei hinzugefügt werden.

  9. Wir empfehlen, mit Hypathos zu arbeiten, bieten aber auch weitere OCR-Engines zur Auswahl an.

  10. Hinterlegen Sie hier die bei Ihren Lieferanten am häufigsten vorkommende Zahlungsart.

  11. Bei der Wahl eines benutzerdefinierten Formates stellen Sie sich dieses mithilfe einiger Platzhalter zusammen.

  12. Je nach Rechtevergabe haben nur Administratoren, oder aber alle Rebu-Benutzer Einsicht in den Teamwork-Ordner "Eingangsrechnungen". Über den Link "Zurücksetzen" gehen Sie wieder zurück zur Standardeinstellung, die Belege in Teamwork nur für Administratoren einsichtig zu machen.

  13. Mit dieser Einstellung lassen Sie auch noch nach Durchlaufen eines Freigabeprozesses eine Bearbeitung der Kontierung zu.

  14. Entgegen dem Standardverhalten können Sie entscheiden, dass Belege nach Verifizierung aus dem Rebu entfernt werden dürfen, wenn Sie hier "Ja" wählen.

  15. Wenn Sie neue Lieferanten automatisch anlegen lassen, verlieren Sie dadurch ihren direkten Einfluss wie zB auf die Vergabe der Kreditorennummer.

  16. Der hier gesetzte Filter bezieht sich auf die über die weiteren Aktionen zu exportierenden Rechnungen. In unserem Beispiel werden also ausschließlich Rechnungen mit dem Status "Verifiziert" exportiert.

  17. Die Adress-Vervollständigung bezieht sich auf den kostenlosen Dienst der Crefo-Adressdatenbank, aus der Adressen vorgeschlagen werden können.

  18. Sparen Sie sich Zeit, indem Sie durch Mitarbeiter eingereichte Reisekosten und Spesenrechnungen als bereits verifiziert ansehen. Für diesen Fall hinterlegen Sie eine Regel, die einen entsprechenden Freigabeprozess bereits bei Rechnungseingang zuweist.

  19. Werden in der Belegarbeitsliste (BAL) Informationen überschrieben, bleiben die ursprünglichen Belegdaten im Rebu bei dieser Art der Einstellung erhalten.

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Pflichteinstellungen sind im Detail-Formular der Eingangsrechnung gelb hervorgehoben, können also nicht übersehen werden. Sind die betreffenden Felder nicht ausgefüllt, lässt sich die Rechnung nicht speichern. Checken Sie daher auch eventuell eingeklappte Geschäftsobjekte auf versteckte Pflichtfelder, falls sich eine Rechnung nicht speichern lässt.

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Im Bereich "E-Mail Benachrichtigung" ist der Text anpassbar, den Sie über den Button "E-Mail" aus dem einzelnen Beleg heraus zur Benachrichtigung an Sachprüfer und Zahlungsfreigeber schicken können.

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Alternativ gelangen Sie über die weiteren Aktionen aus der Übersicht der Eingangsrechnungen als auch im Bearbeitungsmodus einer einzelnen Eingangsrechnung in dieses Formular.

Es unterteilt sich in die drei Bereiche Einstellungen, Freigaben und Regeln.

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Freigaben

Sobald eine Rechnung im Rechnungseingangsbuch erscheint, steht sie bereits an einer bestimmten Stelle des Rechnungsworkflows, den sie zu durchlaufen hat. Diesen können und sollten Sie als Verantwortlicher für das Rechnungseingangsbuch Ihren eigenen Arbeitsabläufen entsprechend mithilfe von Freigabeprozessen selbst definieren. Zusätzlich wird es immer einen systemgenerierten Standardfreigabeprozess geben, bestehend aus einer sachlichen Prüfung und einer Zahlungsfreigabe. Der Workflow entsteht durch eine Reihe hintereinander geschalteter Freigabeprozesse, und zwar mindestens immer einer sachlichen Prüfung und einer Zahlungsfreigabe. Die Festlegung dieser Freigabeprozesse wird Sie anfangs vielleicht etwas Mühe kosten, Ihnen dann aber viel Arbeit ersparen. Im Folgenden leiten wir Sie durch die Anlage verschiedener Freigabeprozesse, um Ihnen die diversen Möglichkeiten aufzuzeigen:

Freigabeprozesse für Rechnungen definieren

  1. Klicken Sie auf den Reiter "Freigaben", um bestehende Freigabeprozesse angezeigt zu bekommen oder neue anzulegen.

  2. Haben Sie hierüber Mitarbeiter ausgewählt, bekommen diese automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung bei Zuständigkeit geschickt, die sie individuell auch wieder deaktivieren können. So ersparen Sie dem Erfasser der Rechnung, aus jeder freizugebenden Rechnung manuell eine E-Mail-Benachrichtigung herauszuschicken.

  3. Einen neuen Freigabeprozess legen Sie hierüber an - oder Sie markieren einen aus der Übersicht der vorhandenen Freigabeprozesse und duplizieren ihn, um ihn dann nur noch anzupassen.

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Unsere Empfehlung: Je mehr unterschiedliche Verantwortlichkeiten Sie im Unternehmen haben, also je mehr Prozesse Sie abbilden wollen, umso weniger sinnvoll ist es, mit einem Standardprozess zu arbeiten. 

  1. Auch das Feld „Aktiv“ ist per Default auf „Nein“ gesetzt. Dieses ist manuell auf „Ja“ umzuschalten, wenn der Freigabeprozess zur Verwendung freigegeben sein soll und somit auch in der Liste zur Auswahl eines Freigabeprozesses angezeigt wird. Handelt es sich um einen bereits mindestens einmal angewendeten Prozess, so kann man diesen nicht mehr mit „Entfernen“ löschen, ihn jedoch deaktivieren. Angewandte Prozesse nicht löschen zu können gewährleistet, dass nach GoBD der Dokumentationspflicht nachgekommen wird.

  2. Hierüber können Sie, unabhängig von den am Prüfprozess beteiligten Personen, zB die Buchhaltung automatisch informieren lassen.

  3. Klicken Sie auf „Hinzufügen“. Es wird eine neue Zeile für die Freigabestufe 1 und den Freigabetyp „Sachliche Prüfung“ generiert. Möchten Sie den verantwortlichen Mitarbeiter aussuchen, so klicken Sie einmal in die Spalte „Prüfer“ und dann auf den kleinen Pfeil rechts daneben. Es öffnet sich eine Liste aller in Scopevisio als Nutzer angelegten Mitarbeiter, die zumindest eine REBU- oder SCOPEVISIO2GO-Lizenz haben müssen, aus der Sie entweder per Sucheingabe oder durch Scrollen den gewünschten Verantwortlichen heraussuchen und auswählen können.

  4. Unter "Prüfer Organigramm“ können Sie statt eines bestimmten Mitarbeiters eine ganze Abteilung als verantwortlich bestimmen. Dafür wählen Sie einen Abteilungsknoten oder eine bestimmte Stelle aus - egal, von welchem Mitarbeiter diese in dem Moment besetzt wird. So können Sie Verzögerungen durch eventuelle Abwesenheiten oder Abteilungswechsel eines einzelnen Verantwortlichen vorbeugen.

  5. Unter "Prüfung Projektrolle" ordnen Sie den Freigabeprozess direkt projektbezogen den jeweiligen Rolleninhabern wie zum Beispiel der Projektleitung oder der -assistenz zu. Dies setzt voraus, dass die jeweiligen Projektdaten auch die Informationen zu den Projektteams enthalten. Hierfür empfiehl es sich, das Häkchen bei "Projekte" zu setzen, um diese Eingabe zur Pflichteingabe zu machen.

  6. Wird hier ein Betrag gesetzt, wird dieser Prüfer bei höheren Rechnungsbeträgen automatisch übersprungen und die Prüfung geht an den nächsten Prüfer in derselben Freigabestufe.

  7. Hier gesetzte Häkchen machen diese Felder zu Pflichteingaben bei der Prüfung im Rebu.

  8. Klicken Sie noch einmal auf „Hinzufügen“, generieren Sie so automatisch eine weitere Freigabestufe, der wieder der Freigabetyp „Sachliche Prüfung“ zugeordnet wird. Im Bedarfsfall stellen Sie dies per Auswahl mit dem kleinen Pfeil rechts auf „Zahlungsfreigabe“ um. Auch hier wählen Sie wieder einen verantwortlichen Mitarbeiter aus dem Drop-down-Menü aus.

  9. Über diese beiden Buttons organisieren Sie die Reihenfolge der Prüfschritte um. Achten Sie darauf, die Freigabestufen anzupassen - gleichlautende Ziffern in der Freigabestufe bei gleichlautendem Freigabetyp bedeuten eine "oder"-Funktion, das heißt, ein beliebiger der angegebenen Prüfer kann die Aufgabe übernehmen. Aufeinanderfolgende Ziffern in der Freigabestufe bei verschiedenen Freigabetypen bedeutet, dass die Stufen nacheinander abgearbeitet werden müssen. So können Sie zB eine Vier-Augen-Option in den Prüfprozess einbauen.

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Haben Sie nun Ihren neuen Freigabeprozess fertiggestellt, speichern Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf das gelbe Disketten-Symbol oben rechts in der Ecke. Im Anschluss können Sie die Seite mit dem Linkspfeil daneben verlassen und befinden sich wieder im Reiter „Einstellungen Rechnungseingang“.

Regeln

Regeln ergänzen das Feature Freigabeprozesse und erleichtern Ihnen die Bearbeitung von Eingangsrechnungen.

Vereinfachen Sie mithilfe von an Ihren Workflow angepassten Regeln Rechnungseingang und -verifizierung!

Konfiguration und Bearbeitung der Regeln

Klicken Sie auf den Reiter Regeln, um eine Liste bereits angelegter Regeln angezeigt zu bekommen. Mit Hinzufügen öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die Regel-Details festlegen können.

Ebenso können Sie hier bestehende Regeln bearbeiten, duplizieren (um sie anzupassen und unter neuem Namen abzuspeichern) oder entfernen.

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Die Regel-Details

Anhand des folgenden Screenshots zu Regel Nummer 16 wollen wir näher auf die Regel-Details eingehen. Ein Doppelklick auf die bestehende Regel zeigt Folgendes:

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Selbstverständlich können Sie Regeln mit verschiedenen Anwendungszeitpunkten auch miteinander kombinieren: legen Sie weiterlaufende Regeln an, vom Speziellen zum Generellen und von hoher zu absteigender Priorität.

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Die Bedingungen

Klicken Sie unten rechts auf Neuer Eintrag (1), um eine Bedingung zu setzen. Der Anwendungszeitpunkt entscheidet darüber, was Ihnen Scopevisio zur Auswahl anbietet. Hier bestimmen Sie auch, ob alle oder nur mindestens eine Bedingung erfüllt sein muss, wenn es sich um eine Regel mit mehreren Bedingungen handelt.

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Da die Regelbedingungen regelmäßig um weitere Optionen ergänzt werden, lohnt es sich, dieses Feature im Auge zu behalten.

Die Aktionen

Auch bei den Aktionen gilt dasselbe wie für die Bedingungen: die zur Auswahl stehenden Optionen sind abhängig vom Anwendungszeitpunkt und werden laufend um weitere ergänzt.

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