Die verschiedenen Perspektiven oder Rollen
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Je nachdem, ob Sie Erfasser, sachlicher Prüfer oder für die Zahlungsfreigabe verantwortlich sind, präsentiert sich Ihnen das Rebu von Scopevisio unterschiedlich. Hier wird das eigentliche Formular aus den verschiedenen Perspektiven vorgestellt. |
Die Erfasser-Perspektive
Der Erfasser im Rebu und seine Aufgaben
Der Erfasser verwaltet das Rechnungseingangsbuch. Er prüft die formalen Vorschriften, kontrolliert und ergänzt OCR-Ergebnisse und bestimmt den Freigabeprozess. Überblicksartig hat er den (termingerechten) Durchlauf der Belege durch den Prozess im Blick. Seine Stelle ist oft im “Back-Office” angesiedelt, nicht unbedingt in der Kern-Buchhaltung.
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Als Erfasser benötigen Sie mindestens das Recht "Rechnungseingangsbuch". Sind Sie gleichzeitig Administrator, dann muss Ihnen zusätzlich das Recht "Rechnungseingangsbuch (Administrator, Alle Belege)" zugewiesen sein. |
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Sie befinden sich bei Organisation > Rebu > Rechnungserfassung.
Hier sehen Sie eine erste Zusammenfassung des Rechnungseingangs.
Mithilfe der Filterfunktionen schränken Sie die Ansicht ein. Scopevisio gibt einige Standard-Arbeitslisten mit, die Sie weiter anpassen oder denen Sie weitere hinzufügen können.
Die Ansicht der Übersichtstabelle ist von der gewählten Arbeitsliste abhängig. Hier sehen Sie die allgemeine Erfasser-Übersicht.
Die sprechenden Buttons werden jeweils auf die ausgewählte(n) Zeile(n) angewandt. Eine Mehrfachauswahl ist ebenfalls möglich.
Über die weiteren Aktionen rufen Sie zusätzliche Optionen auf.
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Die verschiedenen Arbeitslisten
Hier eine Übersicht der systemseitig angebotenen Arbeitslisten. Diese sind beliebig erweiterbar.
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Die Funktionen hinter den weiteren Aktionen
Im drei-Punkte-Menü finden Sie weitere Aktionen.
Aktivieren Sie hierüber Email-Benachrichtigungen, die Sie über das Aktivitätenjournal noch weiter definieren können.
Hierüber gelangen Sie in die Einstellungen, zu denen Sie optional über Systemmenü > Buchhaltung verwalten > Einstellungen Rechnungseingang kommen. Auch die Freigabeprozesse und Regeln sind dort zu finden.
Rechnungen für den Wirtschaftsprüfer können Sie mithilfe dieser Funktion exportieren.
Erstellen Sie über diesen Menüpunkt eine Eingangsrechnung, zu der Ihnen kein PDF vorliegt.
Änderungen an Rechnungen lassen sich in diesem Protokoll nachvollziehen.
Eingangsrechnungen exportieren Sie über diesen Aufruf. Mehr dazu im Artikel Rechnungsexport.
Ansichtseinstellungen ändern Sie hier.
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Das Rechnungsdetailformular
Haben Sie in der Übersichtstabelle eine Rechnung markiert und entweder einen Doppelklick oder einen Klick auf den "Erfassen-" Button getan, öffnet sich das Detailformular. Gelb hinterlegte Felder sind Pflichtfelder.
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Um die Anzeige übersichtlich zu halten, blenden Sie abgeschlossene Rechnungen aus. |
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Die Prüfer-/Freigeber-Perspektive
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Als Prüfer/Freigeber benötigen Sie mindestens das Recht "Rechnungseingangsbuch (Prüfung/Freigabe)". Um eine Mehrfachfreigabe zu veranlassen, muss Ihnen zusätzlich das Recht "Rechnungseingangsbuch (Mehrfachfreigabe)" zugewiesen sein. |
Das Rechnungseingangsbuch
Als Prüfer oder Freigeber im Rechnungseingangsprozess werden Sie über von Ihnen zu prüfende oder freizugebende Rechnungen per Email benachrichtigt. Die entsprechenden Rechnungen werden Ihnen unter Organisation > Rebu > Rechnungserfassung angezeigt, können von Ihnen, wie bereits hier aus der Erfasser-Perspektive beschrieben, gefiltert und in Arbeitslisten angezeigt werden.
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