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Scopevisio Projekte liefern dem gesamten Projektteam eine stets aktuelle Informations-, Kalkulations- und Abrechnungsbasis. Auch externe Partner und Lieferanten lassen sich einfach und sicher einbinden und mit passenden Zugriffsbeschränkungen auf Distanz halten. Die Cloud-Projektakte wird damit zum Produktivitätsbeschleuniger.
Projektübersicht
Wählen Sie Organisation > Projekte.
Die Projektübersicht zeigt eine filterbare Tabelle aller Projekte an.
Wählen und filtern Sie Projektspalten. Mit Rechtsklick auf die Spaltenüberschriften können Sie weitere Informationen einblenden oder verbergen, mit Klick auf das Symbol erweitern Sie den Tabellenfilter.
Lassen Sie sich durch die entsprechend eingeblendeten Spalten zB den Finanzstatus von Projekten anzeigen.
Sie können ein markiertes Projekt z. B. auch duplizieren, um ein Ähnliches anzulegen.
Über die weiteren Funktionen (...-Menü oben rechts) können Sie die gewählte Ansicht als Kalender anzeigen, Projekte2Go aufrufen, oder diverse Import-Möglichkeiten nutzen.
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Projekt anlegen
Wählen Sie in Organisation > Projekte und klicken Sie Hinzufügen.
Um ein Projekt anzulegen, genügt es zunächst, die gelb markierten Pflichtfelder auszufüllen und das Formular zu speichern. Alles andere kann später nachgetragen werden bzw. wird automatisch ausgefüllt, sobald entsprechende Aktivitäten erfolgen.
Vergewissern Sie sich der Projektkategorie (die Standardbelegung ist Kundenprojekt).
Wer ist der Kunde des Projektes? Machen Sie hier die entsprechende Angabe.
Geben Sie eine Projektbezeichnung ein oder belassen Sie es bei dem systemgenerierten Vorschlag. Punkte 2 und 3 sind die zwei Pflichtfelder.
Die Angaben zum Projekt sind selbsterklärend. Der Projektinhaber ist häufig zugleich der Projektleiter.
Speichern Sie Ihr Projekt und gehen Sie zurück.
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Wenn Sie Ihr neu angelegtes Projekt aus der Übersichtstabelle heraus aufrufen, präsentieren sich die blau unterlegten Projektangaben wie folgt:
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In dieser Projektakte können Sie Informationen sammeln zu:
Aufgaben
projektbezogener E-Mail
projektbezogenen Dokumenten
Kommentaren
dem Projektteam
den Projektbeteiligten
Zeiterfassung und
Eingangsrechnungen
Bei Bedarf können Sie sich weitere Geschäftsobjekte über einen Rechtsklick einblenden:
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Die einzelnen Geschäftsobjekte finden Sie in den Reitern Projekt und Durchführung:
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Zerlegen Sie das Projekt in Aufgaben, die Sie wiederum in Tätigkeiten zergliedern und delegieren können. Wer in Aufgaben mit Bezug zu Kontakt eingesetzt wird, wird automatisch als Projektbeteiligter geführt (siehe 6).
Sie können E-Mails am Projekt speichern,
... und Sie können Dokumente zuordnen. Dokumente können Sie über den Upload-Button von einem externen Speicherort hochladen oder direkt aus Teamwork zuordnen. Wenn Sie im Feld "Zusätzlicher Bezug" "zu Aufgaben" auswählen, bekommen Sie zusätzlich alle Dokumente angezeigt, die an auf dieses Projekt bezogenen Aufgaben hängen.
Einen Exkurs zu Projektsammlungen finden Sie hier.
Die Optionen unterhalb der Tabelle lassen Sie Ihre Dokumente besser verwalten, einige davon sind selbsterklärend. "Bezug entfernen" entfernt das Dokument aus diesem spezifischen Projekt, belässt es aber in seinem Ursprungsordner in Teamwork. "Weitere" wechselt in ein neues Formular, in dem Sie noch mehr Filtermöglichkeiten angeboten bekommen - sehr praktisch bei einer eher unübersichtlichen Anzahl von projektbezogenen Dokumenten. "Entfernen" löscht das Dokument sowohl aus dem Projekt, wie auch aus Teamwork, lässt sich aber nur durch den Dokumentenbesitzer ausführen.Hier kann das Projektteam Kommentare hinterlassen: Besprechungsergebnisse, Telefonate, Notizen und Vertragsbestandteile finden hier Platz. Die Kommentare werden mit Urheber und Zeitpunkt protokolliert.
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Stellen Sie Ihr Projektteam zusammen. Wie immer können Sie mit Rechtsklick auf die Spaltenüberschriften ein Menü einblenden, das Ihnen eine individuelle Auswahl der Spalten erlaubt.
Dieses Geschäftsobjekt wird automatisch befüllt: Als weitere Projektbeteiligte werden hier Personen angezeigt, die durch eine projektbezogene Aufgabe einen Bezug zum Projekt haben. Existieren keine Aufgaben, gibt es hier keine Einträge.
Sehen Sie in der Zeiterfassung, welche projektbezogenen Leistungen erbracht worden sind.
Hier finden Sie die Eingangsrechnungen, die einen Bezug zum Projekt haben.
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Ressourcenplanung im Projekt
Arbeiten Sie mit der Ressourcenplanung, haben Sie im Projekt erweiterte Möglichkeiten, dieses zu überwachen und zu steuern.
Dafür stehen Ihnen die zusätzlichen Reiter "Ressourcen" (1) und "Planung" (3) zur Verfügung. Sind sie noch nicht sichtbar, aktivieren Sie sie mit Klick auf "Konvertieren" (2) und wählen Sie sich das Gewünschte aus.
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Projekt duplizieren
Wenn Ihre Projekte relativ standardisiert sind, legen Sie ein „Musterprojekt“ an, das Sie als Vorlage für weitere Projekte verwenden. Über den Button Duplizieren können Sie individuelle Projekte daraus ableiten, in denen Sie die jeweiligen spezifischen Daten nachtragen. Ein solches Musterprojekt kann Ihnen auch als Aufgaben-Bündel dienen, in dem Sie wiederkehrende, größere Abläufe mit mehreren Beteiligten abbilden, Einzeltätigkeiten delegieren und Fälligkeiten festlegen können.
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