Das Formular Einstellungen Rechnungseingang stellt die Schaltzentrale aller den Rechnungseingang betreffenden Prozesse dar. Hierin steckt ein enormes Automatisierungspotenzial.
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Unsere Empfehlung: Je mehr unterschiedliche Verantwortlichkeiten Sie im Unternehmen haben, also je mehr Prozesse Sie abbilden wollen, umso weniger sinnvoll ist es, mit einem Standardprozess zu arbeiten.
Auch das Feld „Aktiv“ ist per Default auf „Nein“ gesetzt. Dieses ist manuell auf „Ja“ umzuschalten, wenn der Freigabeprozess zur Verwendung freigegeben sein soll und somit auch in der Liste zur Auswahl eines Freigabeprozesses angezeigt wird. Handelt es sich um einen bereits mindestens einmal angewendeten Prozess, so kann man diesen nicht mehr mit „Entfernen“ löschen, ihn jedoch deaktivieren. Angewandte Prozesse nicht löschen zu können gewährleistet, dass nach GoBD der Dokumentationspflicht nachgekommen wird.
Hierüber können Sie, unabhängig von den am Prüfprozess beteiligten Personen, zB die Buchhaltung automatisch informieren lassen.
Klicken Sie auf „Hinzufügen“. Es wird eine neue Zeile für die Freigabestufe 1 und den Freigabetyp „Sachliche Prüfung“ generiert. Möchten Sie den verantwortlichen Mitarbeiter aussuchen, so klicken Sie einmal in die Spalte „Prüfer“ und dann auf den kleinen Pfeil rechts daneben. Es öffnet sich eine Liste aller in Scopevisio als Nutzer angelegten Mitarbeiter, die zumindest eine REBU- oder SCOPEVISIO2GO-Lizenz haben müssen, aus der Sie entweder per Sucheingabe oder durch Scrollen den gewünschten Verantwortlichen heraussuchen und auswählen können.
Unter "Prüfer Organigramm“ können Sie statt eines bestimmten Mitarbeiters eine ganze Abteilung als verantwortlich bestimmen. Dafür wählen Sie einen Abteilungsknoten oder eine bestimmte Stelle aus - egal, von welchem Mitarbeiter diese in dem Moment besetzt wird. So können Sie Verzögerungen durch eventuelle Abwesenheiten oder Abteilungswechsel eines einzelnen Verantwortlichen vorbeugen.
Unter "Prüfung Projektrolle" ordnen Sie den Freigabeprozess direkt projektbezogen den jeweiligen Rolleninhabern wie zum Beispiel der Projektleitung oder der -assistenz zu. Dies setzt voraus, dass die jeweiligen Projektdaten auch die Informationen zu den Projektteams enthalten. Hierfür empfiehl es sich, das Häkchen bei "Projekte" zu setzen, um diese Eingabe zur Pflichteingabe zu machen.
Wird hier ein Betrag gesetzt, wird dieser Prüfer bei höheren Rechnungsbeträgen automatisch übersprungen und die Prüfung geht an den nächsten Prüfer in derselben Freigabestufe.
Hier gesetzte Häkchen machen diese Felder zu Pflichteingaben bei der Prüfung im Rebu.
Klicken Sie noch einmal auf „Hinzufügen“, generieren Sie so automatisch eine weitere Freigabestufe, der wieder der Freigabetyp „Sachliche Prüfung“ zugeordnet wird. Im Bedarfsfall stellen Sie dies per Auswahl mit dem kleinen Pfeil rechts auf „Zahlungsfreigabe“ um. Auch hier wählen Sie wieder einen verantwortlichen Mitarbeiter aus dem Drop-down-Menü aus.
Über diese beiden Buttons organisieren Sie die Reihenfolge der Prüfschritte um. Achten Sie darauf, die Freigabestufen anzupassen - gleichlautende Ziffern in der Freigabestufe bei gleichlautendem Freigabetyp bedeuten eine "oder"-Funktion, das heißt, ein beliebiger der angegebenen Prüfer kann die Aufgabe übernehmen. Aufeinanderfolgende Ziffern in der Freigabestufe bei verschiedenen Freigabetypen bedeutet, dass die Stufen nacheinander abgearbeitet werden müssen. So können Sie zB eine Vier-Augen-Option in den Prüfprozess einbauen.
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