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Teamwork Weblogin ist Ihr DMS im Browser. |
Den Teamwork Weblogin finden Sie unter https://auth.teamwork.scopevisio.com/weblogin.
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Regeln ermöglichen Ihnen das Einrichten von Dokumentprozessen. Eine Regel hat drei Elemente:
Ein Objekt, auf das sie angewendet wird (eine Sammlung)
Eine Bedingung, die erfüllt sein muss, damit die Regel aktiviert wird (ein neues Dokument wurde zur Sammlung hinzugefügt)
Ein Ergebnis, d. h. das, was die Regel mit dem Dokument tut (ein Schlagwort wird gesetzt).
Öffnen Sie den Tab Einstellungen und wählen Sie Regeln einrichten > Neue Regel anlegen.
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In der schon standardmäßig angelegten Gruppe Alle internen Benutzer befinden sich alle Administratoren und die internen Benutzer Ihrer Instanz.
Gruppen erstellen
Gruppen können ausschließlich von Administratoren erstellt werden.
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Bitte beachten Sie: Wenn Sie Dokumente mit dieser Gruppe geteilt haben und die Gruppe löschen, verlieren alle Benutzer der Gruppe den Zugriff auf die Dokumente,.
Gruppen und Nutzer favorisieren
Wenn Sie Ihren Account mit vielen Nutzern zusammen verwenden, ist es hilfreich, häufig genutzte Kontakte oder Gruppen als Favoriten zu markieren.
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Folgende Aktivitäten werden in der Protokollansicht erfasst:
Ein Dokument wurde…
in eine Sammlung, die Ihnen freigegeben ist, hochgeladen
einer Sammlung, die Ihnen freigegeben ist, hinzugefügt
mit Ihnen geteilt
kommentiert bzw. es wurde ein Kommentar entfernt
mit einem Schlagwort versehen bzw. es wurde ein Schlagwort entfernt
geschützt
Es wurde…
eine neue Version hochgeladen
Ihnen die Freigabe auf ein Dokument entzogen
Protokoll für einzelne Dateien
Die Protokollansicht ist ebenfalls für einzelne Dokumente verfügbar.
Wählen Sie ein Dokument aus und klicken Sie im sich öffnenden Vorschaufenster auf PROTOKOLL. Hier haben Sie alle Aktivitäten, die am Protokoll erfolgt sind, im Überblick.
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Die Protokollfunktion kann unter bestimmten Bedingungen auch zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle genutzt werden. Sofern die Protokollfunktion zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle von Mitarbeitern eingesetzt werden soll, weisen wir auf die gesetzlichen Bestimmungen des Betriebsverfassungsgesetzes sowie die einschlägigen Bestimmungen des Grundgesetzes und des Bundesdatenschutzgesetzes hin. Darüber hinaus können auch noch andere rechtliche Normen betroffen sein. Es obliegt der Sorgfaltspflicht des Anwenders, diese für den jeweiligen Anwendungsfall zu prüfen und den Einsatz nur im Einklang mit diesen Bestimmungen zu gewährleisten. Aus datenschutzrechtlicher Sicht unterliegt der Einsatz der Vorabkontrolle nach § 4d Abs. 5 BDSG. |
Dateiupload
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Je mehr Speicherquellen genutzt werden, umso zeitraubender ist die Recherche nach Dokumenten. Die zentrale Speicherung in TEAMWORK setzt eine innovative Logik in Gang: TEAMWORK kommt ohne klassische Ordnerstrukturen aus. Dadurch kann jeder intuitiv und sofort mit der Anwendung arbeiten. Dokumente werden durch Zugriffsberechtigungen geteilt und nicht vervielfältigt. Jedes Dokument bleibt einmalig gespeichert, Bearbeitungsstand und -historie sind eindeutig.
Für den Datei-Import in TEAMWORK haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die im Folgenden beschrieben werden.
Upload einzelner Dateien
Klicken Sie auf den Import-Reiter und anschließend auf Datei hinzufügen. Wählen Sie anschließend die gewünschte Datei aus. Sie wird in die Anwendung hochgeladen.
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Klicken Sie hier auf Sammlung löschen. Sie sehen eine Meldung, die Sie nochmals bestätigen müssen, um Ihre Sammlung endgültig zu löschen.
| Info |
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Die Dokumente in der Sammlung werden nicht gelöscht. Es wird nur der Zugriff der anderen Benutzer oder Gruppen, denen Sie die Sammlung freigegeben hatten, unterbunden. |
Intelligente Sammlungen - gespeicherte Suchen
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Klicken Sie auf ein Dokument und wählen dann im Vorschaufenster VERSIONEN. Es öffnet sich eine Versionsübersicht der ausgewählten Datei.
Klicken Sie auf den Button „Neue Version“, um eine neue Version Ihres Dokuments hochzuladen (Dokument auswählen > „Öffnen“).
Um eine alte Version als aktuellste Version wiederherzustellen, klicken Sie einfach auf das „Aktualisierungs“-Symbol der gewünschten Version.
Mit einem Klick auf das „Download“-Symbol können Sie die ausgewählte Version herunterladen.
Klicken Sie auf das „Vorschau“-Symbol in der Versionsübersicht und Sie können sich die einzelnen Versionen anschauen.
Dokumente kommentieren
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Nutzen Sie die Kommentar-Funktion, um einfach und schnell mit anderen Benutzern zu kommunizieren.
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Klicken Sie dazu auf den Kommentar, den Sie bearbeiten oder löschen möchten. Nutzen Sie dann das Stift-Symbol zum Editieren und das Papierkorb-Symbol, um Ihren Kommentar wieder zu löschen.
Audit Log
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| Info |
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Personen, die Zugriff auf die Sammlung haben, müssen dem Auditing explizit zustimmen. Solange dies nicht geschehen ist, bzw. wenn das Auditing abgelehnt wurde, haben sie über die auditierte Sammlung keinen Zugriff auf die Dokumente in der Sammlung! Sollten Ihre Mitarbeiter über die Scopevisio Anwendung auf TEAMWORK zugreifen, und Sie den Audit Log aktivieren, müssen die Mitarbeiter erst über den Weblogin zustimmen. Ansonsten bleibt der Zugriff in der Anwendung gesperrt. |
Das Audit-Log ermöglicht es Ihnen, Aktionen, die innerhalb einer Sammlung stattfinden, aufzuzeichnen und ggfs. auszuwerten. Das Audit Log stellt übersichtlich dar, welche Aktionen innerhalb einer Sammlung durchgeführt werden.
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Folgende Ereignisse in der Sammlung werden aufgezeichnet:
Datei-Upload
Datei-Download
Datei-Ansicht
neue Versionen
Kommentare
Schlagwörter
Freigaben
Auditierte Aktionen
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Zusätzlich werden alle Dokumente, die sich in auditierten Sammlungen befinden, mit dem Kassetten-Symbol gekennzeichnet. So sehen Sie direkt in der Dateiübersicht, für welche Dokumente Aktionen aufgezeichnet werden Das Protokoll kann über Ansicht > Protokoll aufgerufen werden. Folgende Aktionen werden auditiert:
Ereignis: Beschreibung der durchgeführten Aktion z. B. der Upload einer Datei oder der Download einer Datei
Nutzername: Anzeige des Nutzers, der die Aktion durchgeführt hat
Datum und Zeit: Das genaue Datum und die Uhrzeit der Aktion werden angezeigt.
Dokumentenname: Der Name des Dokuments
Details: Hier sehen Sie die Details der Aktion, beispielsweise den Client für die Dateiansicht oder Schlagwörter und Kommentare
Mit einem Klick auf das Dreieck neben Ereignisse können Sie die Liste leicht filtern, sodass nur Daten nach bestimmten Kriterien angezeigt werden. Ebenso können Sie alle Ereignisse zeitlich eingrenzen. Eine Auswahl verschiedener Aktionen können Sie auch für jedes Dokument im Protokoll einsehen.