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Kostendimensionen und -berichte

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In der Übersicht Kostenrechnung bekommen Sie die eingerichteten Dimensionen angezeigt und können diese bearbeiten. Über die Dimensionen können Sie den Buchungen zusätzliche Merkmale aus dem Bereich der Kostenrechnung zuordnen und über die Gruppierung nach diesen Dimensionen Kennzahlen ermitteln.

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Standarddimensionen

Standardmäßig sind die folgenden Dimensionen eingerichtet:

• Kostenstellen

• Kostenträger

• Projekte

• Kostenarten

Eigene Dimensionen erstellen

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Das Einrichten der Dimension beinhaltet immer die folgenden Schritte:

1. Einrichten der Dimension (bzw. Duplizieren)

2. Erstellen einer Struktur (ggf. Import)

3. Definieren der Dimensionskonten (ggf. Import)

4. Zuordnen der Dimensionskonten zur Struktur

Einschränkung: Sie können maximal zehn Dimensionen einrichten. Wenn die zehnte Dimension eingerichtet ist, wird der Punkt Neue Dimension hinzufügen nicht mehr dargestellt.

Dimension einrichten

Neben den vier vorbelegten können Sie sechs weitere Dimensionen selbst definieren, sodass insgesamt zehn Dimensionen zur Verfügung stehen.

Mit den folgenden Schritten richten Sie eine Dimension ein und legen fest, wie diese in der Buchungsmaske behandelt wird.
Wählen Sie Finanzen > Controlling > Kostenrechnung und klicken Sie auf den Button Neue Dimension hinzufügen.

1. Tragen Sie eine eindeutige Bezeichnung für die Dimension ein.

2. Geben Sie optional eine Beschreibung für die Dimension ein. Diese wird in der Übersicht angezeigt.

3. Wählen Sie gegebenenfalls ein anderes Symbol für die Dimension aus, indem Sie auf das Icon klicken und aus der angezeigten Liste ein anderes Icon für Ihren Bericht auswählen.

4. Wählen Sie,
   ob die Dimension eine Pflichteingabe bei Buchung ist.
   ob die Dimension auf Erfolgskonten beschränkt werden soll.
   ob Sie beim Datenimport oder Webservice unbekannte Dimensionskonten automatisch anlegen wollen.
   Wichtig: Wenn die Checkbox deaktiviert ist, werden unbekannte Dimensionskonten nicht importiert. Buchungen, die unbekannte Dimensionskonten enthalten, werden mit einer Fehlermeldung abgewiesen.

5. Prüfen Sie die Einstellungen bzgl. der Dimensionskontenzuweisung für Skontobuchungen.  

6. Speichern Sie Ihre Eingaben. Dadurch wird die Dimension angelegt und bekommt eine Dimensionsnummer zugewiesen.

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Dimension duplizieren

Verwenden Sie eine bereits eingerichtete Dimension als Vorlage für eine neue Dimension.
Wählen Sie Finanzen > Controlling > Kostenrechnung.

Fahren Sie mit der Maus über die zu duplizierende Dimension und klicken Sie auf den blauen Doppelpfeil, um das Funktionsmenü der Dimension aufzurufen. Dort wählen Sie Dimension Duplizieren.

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1. Ändern Sie die Bezeichnung für die Dimension ab. Standardmäßig ist der Text "Kopie von..." eingetragen.

2. Geben Sie optional eine Beschreibung für die Dimension ein. Diese wird in der Übersicht angezeigt.

3. Wählen Sie gegebenenfalls ein anderes Symbol für die Dimension aus, indem sie auf das Symbol klicken.

4. Bestimmen Sie den Umfang der zu duplizierenden Daten.

Klicken Sie unten rechts auf Duplizieren. Die neue Dimension wird in der Übersicht angezeigt.

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Um Fehleingaben zu vermeiden, können Sie ein Dimensionskonto sperren.

1. Klicken Sie in die Spalte Buchungssperre der entsprechen Zeile und ein rotes Icon erscheint. Ein gesperrtes Dimensionskonto ist für alle Zeitpunkte nicht mehr bebuchbar und wird in Auswahllisten ausgeblendet.

2. Um ein Dimensionskonto erst ab einem bestimmten Datum (z. B. in der Zukunft) zu sperren, können Sie zusätzlich einen Stichtag im Feld Beginn der Sperre erfassen. Ab diesem gilt die Sperre. Eine Buchung ab diesem Buchungsdatum wird verhindert, in Auswahllisten ist das Dimensionskonto ausgeblendet, wenn ein konkreter Datumsbezug vorliegt.

Beim Sperren eines Dimensionskontos werden Sie informiert, ob dieses Konto noch in Anlagegütern, Sachkontenvorbelegungen oder im Regelwerk Verwendung findet.

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Anmerkung: Zum Verständnis der folgenden Abschnitte werden Grundkenntnisse in XML, insbesondere zu Elementen und Attributen vorausgesetzt.

Die XML Datei

^Die

...

^zu

...

^{importierende}

...

^Struktur

...

^besteht

...

ⁱⁿ

...

^XML

...

^aus

...

^den

...

^Elementen

...

^{<reportStructure>}

...

^und

...

^<node>.

Das Element <reportStructure> fungiert als Wurzelelement und enthält zusätzlich ein Attribut zur Versionsangabe.

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Das folgende Beispiel zeigt zunächst die Struktur und dann ihre Auszeichnung in XML.

Struktur:

1
   1.1
   1.2
      1.2.1
      1.2.2
   1.3
2
3
   3.1
   3.2

Auszeichnung:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<reportStructure version="1.0">
    <node id="" label="">
        <node id="1" label="1">
            <node id="2" label="1.1"/>
            <node id="3" label="1.2">
                <node id="4" label="1.2.1"/>
                <node id="5" label="1.2.2"/>
            </node>
            <node id="6" label="1.3"/>
        </node>
        <node id="7" label="2"/>
        <node id="8" label="3">
            <node id="9" label="3.1"/>
            <node id="10" label="3.2"/>
        </node>
    </node>
</reportStructure>

Gliederung einer Dimension im XML Format importieren

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Hierzu öffnen Sie wie im vorigen Schritt das Funktionsmenü der Dimension und wählen Gliederung bearbeiten.

1. Über den Abwärtspfeil links im Tabellenkopf öffnen Sie das Exportmenü der Tabelle.

2. Wählen Sie XML Datei importieren.

3. Wählen Sie auf Ihrem lokalen Datenträger die Datei aus, die Sie importieren wollen.

Die Struktur wird eingelesen und angezeigt. Ordnen Sie der Struktur Konten zu.

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Hierzu öffnen Sie wie im vorigen Schritt das Funktionsmenü der Dimension und wählen Gliederung bearbeiten.

1. Über den Abwärtspfeil links im Tabellenkopf öffnen Sie das Exportmenü der Tabelle.

2. Wählen Sie das Exportformat aus.

3. Wenn Sie das Format PDF wählen, können Sie noch das Layout bestimmen. Die Struktur wird in der für das Format eingerichteten Applikation geöffnet.

4. Im Falle eines XML Exports werden Sie nach dem Speicherort gefragt.

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Kontenzuweisung

Wenn Sie nicht alle Konten zu Ihren Berichten zugewiesen haben, wird dies in der Übersicht durch ein rotes Ausrufezeichen und die Zahl der nicht-zugewiesenen Konten verdeutlicht.

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Zwei Faktoren haben Auswirkungen auf die Auswahl der Konten, die Sie dem Bericht zuordnen können.

• Die Einstellung bei der Anlage eines Berichtes in der Gruppe Kontenauswahl.

• Die im Kontenplan zugeordnete Kontoart.

Export/Import von Dimensionen

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Fahren Sie mit der Maus über die Dimension und klicken Sie auf den blauen Doppelpfeil, um das Funktionsmenü der Dimension aufzurufen. Dort wählen Sie Dimensionsjournal anzeigen.

Darstellung

1. Das Dimensionsjournal enthält eine tabellarische Auflistung der Buchungen für den eingestellten Zeitraum.

2. Zusätzlich werden die Buchungen im Graphen dargestellt.

3. Es werden sowohl die Gesamtbuchungen als auch die Buchungen auf der Dimension angezeigt.

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Über das Dimensionsjournal können Sie die Dimensionskonten einer oder mehrerer Buchungen ändern.

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