Zuständig: Der Rebu-Verantwortliche = Erfasser
| Panel | ||
|---|---|---|
| ||
Bevor der eigentliche Prüfungsprozess im Rechnungseingangsbuch starten kann, müssen verschiedene Vorprüfungen durchlaufen werden. |
Das richtige Dokument
Zunächst wird in einer ersten Sichtkontrolle bei neu hochgeladenen Belegen geprüft, ob es sich überhaupt um eine Eingangsrechnung handelt. Dokumente, die fehlerhaft im Rechnungseingangsbuch gelandet sind, werden gelöscht.
...
Alle Angaben, die per OCR aus dem PDF-Dokument ausgelesen worden sind, müssen noch einmal gegengelesen werden, bevor der Freigabeprozess gestartet wird. Im Normalfall sollten folgende Felder in den Belegdaten vorausgefüllt sein, bleiben aber manuell editierbar:
Das Rechnungsdatum
Die Rechnungsnummer
Der Rechnungsbetrag
Die Steuernummer
Die Umsatzsteuer-ID
Die Bankverbindung bestehend aus IBAN und BIC.
Ebenso können bereits jetzt weitere Felder wie z.B. der Belegtext oder die Zahlungsbedingungen komplettiert werden. Fehlende Pflichtangaben markiert Scopevisio gelb.
| Info |
|---|
Anmerkung: Bitte beachten Sie, dass der Lieferant bzw. Kreditor anhand seiner eindeutigen Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID erkannt wird. Wir empfehlen daher, die Nummer in den Stammdaten zu pflegen. |
Ergebnis einer OCR Erkennung (Beispiel)
...
Dies bedeutet, dass es jetzt die Möglichkeit gibt, die Stammdaten des Kreditors mitzupflegen und Lieferanten direkt anzulegen.
Eintrag | Begründung |
Bankdaten des Lieferanten/Kreditors: IBAN/BIC | Zielbankverbindung zum Überweisen |
Creditreform Adress-Vervollständigung | Überprüfung der Stammdaten des Lieferanten |
E-Mail (Geschäftlich) | Zuordnung bei der Verwendung der „E-Mail-Adresse der Gesellschaft“ |
Gesellschafts-/Nachname | Pflichtangabe |
Vorname | Handelt es sich um einen Personenkontakt, ist die Angabe des Vornamens von Vorteil, beispielsweise für die Anrede im Beleg |
Steuernummer | Genauere Erkennung der Lieferanten |
Umsatzsteuer-ID | Eindeutige Erkennung des Lieferanten, macht eine genauere Zuordnung des Lieferanten möglich |
Beispiel zur Erfassung
...
| Info |
|---|
Wir empfehlen, die Stammdaten stets vollständig zu pflegen, da darauf zugreifende Prozesse dann wesentlich effizienter ablaufen können. |
Zahlungsbedingungen
| Info |
|---|
Wir empfehlen, die Zahlungsbedingungen in den Stammdaten des Lieferanten/Kreditors auf dem neuesten Stand zu halten. |
Zusätzlich haben Sie aber immer die Möglichkeit, die Zahlungsbedingungen manuell anzupassen und damit auf jede Eingangsrechnung individuell einzugehen.
...
Bestimmen Sie durch Ihre Freigabeprozesse, welche Dimensionen (z.B. Kostenstellen, -träger, Projekte) von den Prüfern ausgefüllt werden sollen.
| Info |
|---|
Wir empfehlen, dies in den Freigabeprozess zu integrieren. |
...
Kommentare & Dokumente
Eine weitere Funktion im Rechnungseingangsbuch ist die Möglichkeit, den Belegen Kommentare sowie weitere Dokumente hinzuzufügen.
...