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Den Teamwork Weblogin finden Sie unter https://auth.teamwork.scopevisio.com/weblogin.
Die Benutzeroberfläche
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Im oberen rechten Bereich finden Sie Ihr Profil. Hier können Sie allgemeine Einstellungen (Profilbild, Sprache, Passwort) vornehmen und E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren, die Ansicht ändern und zwischen verschiedenen Accounts wechseln (nur, wenn Sie über mehrere Accounts verfügen). (1)
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Durch Klick auf das Logo in der linken oberen Ecke gelangen Sie stets zurück zur Übersicht Ihrer Dokumente.
So richten Sie Ihren Account ein
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Im rechten oberen Bereich finden Sie das Einstellungsmenü, das Sie mit einem Klick auf den Reiter Einstellungen aufrufen können. Über Kontoeinstellungen können Sie Ihre Anpassungen vornehmen.
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Das Logo muss eine Grafikdatei (JPG, PNG) und sollte mindestens 160x50 Pixel groß sein.
Persönliche Einstellungen
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In Ihren persönlichen Einstellungen können Sie ein eigenes Profilbild hochladen und die Sprache ändern.
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Zudem können Sie auswählen, welche Sammlung Ihnen nach dem Einloggen angezeigt werden soll.
Regeln einrichten
Regeln ermöglichen Ihnen das Einrichten von Dokumentprozessen. Eine Regel hat drei Elemente:
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Der Assistent leitet Sie durch die Erstellung einer neuen Regel, mit der Sie automatisiert Schlagworte an neu hochgeladene Dokumente vergeben können.
E-Mail-Benachrichtigungen
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Wählen Sie aus, über welche Aktivitäten Sie direkt per E-Mail informiert werden möchten. Sie können diese Einstellungen jederzeit ändern.
Gruppen
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Eine Gruppe ist eine Zusammenführung von mehreren Benutzern. Mit Gruppen können Sie Unternehmenseinheiten darstellen oder Ihre Firmenstruktur abbilden („Geschäftsführung“, „Marketing“, „Vertrieb“).
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Bestätigen Sie mit Enter.
Gruppen bearbeiten, umbenennen und löschen
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Mit einem Klick auf die Gruppe können Sie Mitglieder hinzufügen und löschen, den Gruppennamen ändern und eine Gruppenfarbe auswählen.
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Klicken Sie dazu einfach auf den Stern hinter dem jeweiligen Namen oder Gruppennamen. Ihre Favoriten erscheinen dann in der Liste ganz oben.
Protokollansicht
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In der Protokollansicht werden die Aktivitäten aller Benutzer im Account dokumentiert. Klicken Sie auf den Ansicht ändern-Button unterhalb des Einstellungsmenüs und wählen Sie das Uhr-Icon aus, um in die Protokollansicht zu wechseln.
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| Info |
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Die Protokollfunktion kann unter bestimmten Bedingungen auch zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle genutzt werden. Sofern die Protokollfunktion zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle von Mitarbeitern eingesetzt werden soll, weisen wir auf die gesetzlichen Bestimmungen des Betriebsverfassungsgesetzes sowie die einschlägigen Bestimmungen des Grundgesetzes und des Bundesdatenschutzgesetzes hin. Darüber hinaus können auch noch andere rechtliche Normen betroffen sein. Es obliegt der Sorgfaltspflicht des Anwenders, diese für den jeweiligen Anwendungsfall zu prüfen und den Einsatz nur im Einklang mit diesen Bestimmungen zu gewährleisten. Aus datenschutzrechtlicher Sicht unterliegt der Einsatz der Vorabkontrolle nach § 4d Abs. 5 BDSG. |
Dateiupload
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Je mehr Speicherquellen genutzt werden, umso zeitraubender ist die Recherche nach Dokumenten. Die zentrale Speicherung in TEAMWORK setzt eine innovative Logik in Gang: TEAMWORK kommt ohne klassische Ordnerstrukturen aus. Dadurch kann jeder intuitiv und sofort mit der Anwendung arbeiten. Dokumente werden durch Zugriffsberechtigungen geteilt und nicht vervielfältigt. Jedes Dokument bleibt einmalig gespeichert, Bearbeitungsstand und -historie sind eindeutig.
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Klicken Sie auf den Import-Reiter und anschließend auf Datei hinzufügen. Wählen Sie anschließend die gewünschte Datei aus. Sie wird in die Anwendung hochgeladen.
Upload per Drag and Drop
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Wählen Sie die gewünschte/n Datei/en auf Ihrem Rechner aus und ziehen Sie sie auf die TEAMWORK Oberfläche. Sobald Sie die Dateien im Anzeigenfeld loslassen, werden sie hochgeladen (Funktion im Internet Explorer eingeschränkt verfügbar). Wenn Sie vorher auf der linken Seite eine Sammlung ausgewählt haben, werden die Dateien direkt in die Sammlung gespeichert und ggf. den berechtigten Nutzern freigegeben.
Zip-Dateien beim Upload entpacken
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Wenn Sie beim Upload per Drag&Drop die Umschalt-Taste gedrückt halten, stehen Ihnen nach dem Ablegen der Dokumente weitere Optionen zur Verfügung.
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Ziehen Sie ein Datei-Archiv, wie z.B. eine zip-Datei, auf die Oberfläche, können Sie zudem auswählen, ob das Archiv direkt entpackt werden soll.
Upload-Status
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Durch Klick auf den Import-Reiter erhalten Sie einen Überblick über den aktuellen Status und die Dateigröße Ihrer Dokumente. Die Prozentzahl zeigt den Fortschritt des Uploads an.
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Klicken Sie auf den Dateinamen, gelangen Sie direkt zu Ihrem hochgeladenen Dokument. Alle Dokumente durchlaufen beim Hochladen eine automatische OCR-Volltexterkennung. Bei größeren Dokumenten kann dies einige Sekunden dauern.
Dropbox Import
Sie können Dokumente aus Ihrer Dropbox in Ihr TEAMWORK importieren. Wählen Sie unter Quellen importieren den Menüpunkt Dropbox aus.
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Sollten Sie bereits in Ihren Dropbox-Account eingeloggt sein, gelangen Sie automatisch zum Dropbox-Import. Wählen Sie nun aus, welchen Ordner oder welche Dateien Sie importieren möchten. Setzen Sie bei AutoUpdate ein Häkchen, wenn Sie wünschen, dass die ausgewählten Dateien und Ordner automatisch nach neuen Versionen und Dateien durchsucht werden sollen. Diese Einstellung können Sie auch später anpassen oder ändern.
Klicken Sie auf Weiter.
Import teilen und verschlagworten
Zusätzlich können Sie Dateien und Dokumente mit Schlagwörtern versehen. Klicken Sie dazu auf das Plus-Symbol, geben Sie das gewünschte Schlagwort ein und bestätigen Sie mit der Enter-Taste. Klicken Sie jetzt auf „Import starten“, um die Dokumente zu importieren. Mit einem Klick auf Upload-Status auf der linken Seite gelangen Sie in die Übersicht und können Ihre Uploads sehen.
Wenn Sie weitere Dateien aus Ihrer Dropbox importieren möchten, klicken Sie auf den Button Dropbox unterhalb von Bereits verbundene Quellen und wählen Sie weitere Dokumente importieren.
Upload Link erstellen
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Über den Upload-Link können Ihnen auch Personen, die keine Benutzer in Ihrem Account sind, ganz einfach Dateien zur Verfügung stellen. Eine Registrierung ist hierfür nicht nötig.
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Hinweis: Die Gültigkeit des Upload-Links ist auf eine Woche begrenzt, die Dateigröße aller Dateien auf 2 GB pro Upload-Link und die Anzahl der Dateien auf 50.
Upload-Link nutzen
Kopieren Sie den Upload-Link in die Zwischenablage und senden Sie ihn an die gewünschte Person. Diese kann nun einfach per Drag & Drop Dateien in der Anwendung ablegen. Diese werden automatisch in Ihren Account hochgeladen. Ist der Upload erfolgreich abgeschlossen, erscheint ein Hinweis und das Browserfenster kann geschlossen werden. Alternativ können weitere Dokumente hochgeladen werden.
Vorschau, Rechtsklick & Download
Vollbildvorschau
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Mit einem Klick auf das Symbol Vollbild oder einem Doppelklick auf ein Dokument können Sie sich die Datei im Vollbildmodus ansehen. Ein Klick auf eine Datei öffnet die schnelle Voransicht. Wenn Sie mehrere Dokumente auswählen, sehen sie alle gewählten Dateien rechts in der Vorschau.
Nutzen Sie diese Ansicht beispielsweise für Präsentationen. Mit den Pfeilen, die in der Vollbildansicht angezeigt werden, können Sie sich durch die Dokumente klicken. Die Reihenfolge entspricht der gewählten Ansicht in der Dokumentenübersicht.
Rechtsklick-Kontextmenü
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Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein Dokument klicken, können Sie kontextbezogen auf alle Dokumentaktionen zugreifen.
Dokumente herunterladen
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Sie möchten Dateien offline präsentieren oder bearbeiten?
Wählen Sie eine oder mehrere Dateien, die Sie herunterladen möchten, aus und klicken Sie im Vorschaufenster auf das Download-Symbol. Haben Sie mehrere Dateien ausgewählt, werden diese als Zip-Archiv heruntergeladen.
Dateien finden
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Geben Sie einen Suchbegriff in das Suchfeld ein. Die Suche startet mit dem ersten Buchstaben.
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Wählen Sie auf der linken Seite eine Sammlung aus, um Dokumente nur innerhalb dieser Sammlung zu suchen.
Filter
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Ist Ihnen die Übersicht der Suchergebnisse zu lang, können Sie die Abfrage mit weiteren Suchbegriffen verfeinern. Über das Filtersymbol können Sie Ihre Suche eingrenzen. Filtern Sie wahlweise nach Dateityp, Dateiendung, Zeitraum oder Schlagwort.
Dokumentaktionen
Dateien umbenennen
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Um ein Dokument umzubenennen, wählen Sie das Dokument aus und klicken Sie im Vorschaufenster auf den Dateinamen. Nun können Sie den Namen des Dokuments ändern. Nach dem Speichern wird automatisch eine neue Version Ihrer Datei erstellt.
Dateien vor Veränderung schützen
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Sie haben die Möglichkeit, Ihre eigenen Dokumente vor der Bearbeitung durch andere Benutzer zu schützen. Benutzer, mit denen die Dokumente geteilt sind, können dann nach wie vor darauf zugreifen (kommentieren und Schlagwörter vergeben), jedoch keine neue Version mehr hochladen.
Geschützte Dokumente werden durch ein Schlosssymbol neben dem Dateinamen gekennzeichnet. Den Schutz eines Dokuments können Sie jederzeit wieder aufheben, indem Sie auf das Schlosssymbol in der Menüleiste des Vorschaufensters klicken.
Dateien löschen
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Über das Papierkorb-Symbol können Sie Ihre Dateien löschen. Nach dem Klick auf diesen Button haben Sie noch 30 Sekunden Zeit, den Löschvorgang rückgängig zu machen, bevor das Dokument unwiderruflich gelöscht wird.
Sie können nur die Dokumente löschen, deren Eigentümer Sie sind. Entfernen Sie ein Dokument, ohne dessen Eigentümer zu sein, entziehen Sie sich lediglich selbst die Freigabe des Dokuments, d. h. es wird Ihnen nicht mehr angezeigt.
Schlagwörter vergeben
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Um Dateien noch schneller zu finden, können Sie sie mit Schlagwörtern versehen.
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Hinweis: Sie können über die Suche auch nach den vergebenen Schlagwörtern suchen. So finden Sie Ihre Dokumente noch einfacher!
Sammlungen
Private Sammlungen
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Sie können mehrere Dokumente mit dem gleichen Themenbezug zu einer Sammlung zusammenfassen. Sammlungen können Sie mit Personen oder Personengruppen teilen. Je nach Rechtevergabe können Ihre Mitbenutzer die Dateien bearbeiten oder nur lesen.
Um eine Sammlung zu erstellen, klicken Sie auf der linken Seite auf den Button Neue Sammlung. Vergeben Sie einen Namen für Ihre neue Sammlung und bestätigen Sie mit Enter.
Dateien zu einer Sammlung hinzufügen
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Markieren Sie Dokumente, die Sie zu einer Sammlung hinzufügen wollen und klicken Sie auf den Reiter Freigaben. Wählen Sie im Dropdown-Menü die gewünschte Sammlung aus.
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Sie können diese Aktion 30 Sekunden lang rückgängig machen. Klicken Sie dazu auf das schwarze Infofeld oberhalb des Suchfensters.
Dokumente aus Sammlungen entfernen
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Um ein Dokument aus einer Sammlung zu entfernen, klicken Sie auf das Dokument und wählen in der Menüleiste der Vorschau Freigaben aus.
Unter Sammlungen sind alle Sammlungen aufgelistet, in denen Ihr Dokument enthalten ist. Klicken Sie auf das X um ein Dokument aus einer Sammlung zu entfernen.
Sammlung herunterladen
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Öffnen Sie eine Sammlung und laden Sie alle Dateien der Sammlung auf Ihren PC, um sie offline verfügbar zu machen.
Sammlung veröffentlichen
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Sammlungen können öffentlich, das heißt für alle internen Benutzer und Administratoren eines Accounts sichtbar sein.
Um eine Sammlung öffentlich zu machen, rufen Sie sie auf, klicken rechts oben auf das Zahnradsymbol und setzen ein Häkchen bei Öffentliche Sammlung. Handelt es sich um eine private Sammlung, wechselt diese in Ihrer Ansicht aus dem Bereich der privaten in die geteilten Sammlungen.
Öffentlicher Sammlung beitreten
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Benutzer können öffentlichen Sammlungen beitreten, sich also die Dokumente der Sammlung selbst freigeben.
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Hinweis: Nur interne Benutzer und Administratoren können öffentlichen Sammlungen beitreten.
Sammlung löschen
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Um eine Sammlung zu löschen, wählen Sie die Sammlung aus und klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf das Zahnrad-Symbol.
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| Info |
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Die Dokumente in der Sammlung werden nicht gelöscht. Es wird nur der Zugriff der anderen Benutzer oder Gruppen, denen Sie die Sammlung freigegeben hatten, unterbunden. |
Intelligente Sammlungen - gespeicherte Suchen
Verwenden Sie intelligente Sammlungen, um neu hinzukommende Dokumente, die bestimmten Kriterien entsprechen, der Sammlung automatisch zuzuordnen.
Intelligente Sammlung erstellen
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Geben Sie im Suchfeld einen beliebigen Begriff oder ein Schlagwort ein (1) und klicken Sie auf das Lesezeichen-Symbol links daneben (2). Ein Klick darauf öffnet ein Menü. Vergeben Sie dort den Namen für Ihre gespeicherte Suche. (3)
Ihre gespeicherte Suche
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Ihre Suche ist jetzt als „intelligente Sammlung“ unter Ihren Sammlungen gespeichert. Sie erkennen gespeicherte Suchen am Lesezeichen-Symbol in der Liste Ihrer privaten Sammlungen.
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Intelligente Sammlungen sind nur für Sie sichtbar. Sie können diese nicht mit anderen teilen.
Versionierung
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Haben Sie Änderungen an einem Dokument vorgenommen, können Sie einfach eine neue Version Ihrer Datei hochladen. Sie haben jederzeit Zugriff auf die vorhergehenden Versionen, behalten aber immer den Überblick über die aktuellste Version.
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Klicken Sie auf den Button „Neue Version“, um eine neue Version Ihres Dokuments hochzuladen (Dokument auswählen > „Öffnen“).
Um eine alte Version als aktuellste Version wiederherzustellen, klicken Sie einfach auf das „Aktualisierungs“-Symbol der gewünschten Version.
Mit einem Klick auf das „Download“-Symbol können Sie die ausgewählte Version herunterladen.
Klicken Sie auf das „Vorschau“-Symbol in der Versionsübersicht und Sie können sich die einzelnen Versionen anschauen.
Dokumente kommentieren
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Nutzen Sie die Kommentar-Funktion, um einfach und schnell mit anderen Benutzern zu kommunizieren.
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Klicken Sie dazu auf den Kommentar, den Sie bearbeiten oder löschen möchten. Nutzen Sie dann das Stift-Symbol zum Editieren und das Papierkorb-Symbol, um Ihren Kommentar wieder zu löschen.
Audit Log
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| Info |
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Personen, die Zugriff auf die Sammlung haben, müssen dem Auditing explizit zustimmen. Solange dies nicht geschehen ist, bzw. wenn das Auditing abgelehnt wurde, haben sie über die auditierte Sammlung keinen Zugriff auf die Dokumente in der Sammlung! Sollten Ihre Mitarbeiter über die Scopevisio Anwendung auf TEAMWORK zugreifen, und Sie den Audit Log aktivieren, müssen die Mitarbeiter erst über den Weblogin zustimmen. Ansonsten bleibt der Zugriff in der Anwendung gesperrt. |
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Datei-Upload
Datei-Download
Datei-Ansicht
neue Versionen
Kommentare
Schlagwörter
Freigaben
Auditierte Aktionen
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Zusätzlich werden alle Dokumente, die sich in auditierten Sammlungen befinden, mit dem Kassetten-Symbol gekennzeichnet. So sehen Sie direkt in der Dateiübersicht, für welche Dokumente Aktionen aufgezeichnet werden Das Protokoll kann über Ansicht > Protokoll aufgerufen werden. Folgende Aktionen werden auditiert:
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