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Mit der mobilen App REBU2GO können Sie Rechnungen von unterwegs prüfen oder freigeben. In Scopevisio können Sie bei Eingangsrechnungen mit Freigabeprozessen arbeiten, die das 4-Augen-Prinzip (Funktionstrennung nach IKS) umsetzen. Jeder Anwender sieht immer nur die Rechnungen und Schritte, für die er verantwortlich ist. Das sorgt für mehr Effizienz und Überblick sowie für den Schutz der Daten und Dokumente. |
Voraussetzungen
Das REBU2GO ist personengebunden. Das heißt, dass derjenige, der sich einloggt, nur die ihm zur Prüfung/Freigabe zugewiesenen Rechnungen sieht.
Sollten Sie wissen, dass Sie prüfberechtigt sind, Ihnen aber keine Rechnungen im Rechnungseingangsbuch angezeigt werden, kontaktieren Sie Ihren zuständigen Administrator.
Das Recht "Rechnungseingangsbuch (Prüfung/Freigabe)" muss aktiviert und dem Prüfer zugewiesen sein.
Anmelden bei REBU2GO
Wählen Sie Mein Scopevisio (S-Icon/Systemmenü > Mein Scopevisio) und klicken Sie im Abschnitt Meine Scopevisio2Go-Apps neben STARTER2GO den Button Link per E-Mail senden, um sich den Log-In auf ein anderes Endgerät zu senden.
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Alternativ dazu können Sie REBU2GO auch direkt aus dem App Store oder Google Play Store auf Ihr mobiles Endgerät herunterladen. Wir empfehlen, auf Smartphones oder Tablets mit den nativen Apps zu arbeiten, da diese die vergleichbar geringe Bildschirmoberfläche ideal ausnutzen. |
REBU2GO
Rechnungseingänge
Nach der Anmeldung öffnet sich der Menüpunkt Rechnungseingänge, soweit Sie diesen in den Einstellungen zum Startbildschirm gewählt haben:
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Hier können Sie einen Suchbegriff für eine Volltextsuche eingeben.
Das Filtersymbol öffnet die im roten Kasten angezeigten Filteroptionen.
Durch Tippen auf die Rechnungsvorschau öffnen Sie deren Details und den Freigabeprozess, wie nachfolgend beschrieben.
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Rechnungsfreigabe
Wechseln Sie nun durch einen Klick auf eine beliebige Rechnung in den Menüpunkt Freigabe.
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Ein Klick auf Freigabeprozess zeigt den im Client hinterlegten Freigabeprozess (siehe rot umrandetes Kästchen 1).
Durch Hinzufügen können Sie einen weiteren Prüfer in den Freigabeprozess aufnehmen. Hier öffnet sich eine Liste der Mitarbeiter zur Auswahl. Dies bietet sich dann an, wenn Sie abweichend von der im Freigabeprozess dargestellten Norm die Zuständigkeit auf einen Kollegen übertragen möchten (z.B. bei Urlaubsvertretung).
Je nach aktuellem Freigabetyp steht hier Sachliche Prüfung oder Zahlungsfreigabe. Ist die Rechnung sachlich korrekt bzw. soll gezahlt werden, geben Sie dies hiermit frei. Ist dieser Button noch nicht gelb dargestellt, müssen Sie noch Pflichteingaben in der Rechnungszuordnung machen (siehe 6).
Ist die Rechnung sachlich nicht korrekt oder soll (noch) nicht gezahlt werden, wird bei einem Klick auf Ablehnen eine Liste eingeblendet (siehe rot umrandetes Kästchen 4), aus der Sie die Art der Ablehnung und eine Begründung auswählen oder selbst einen Kommentar hinzufügen. Weitere Details dazu finden Sie hier.
Mit Benachrichtigen öffnet Scopevisio Ihr angebundenes E-Mail-Programm, um (wie unter 2) hinzugefügte Prüfer auf die vorliegende Rechnung aufmerksam zu machen.
Im Bereich Rechnungszuordnung können Zusatzinformationen zur Rechnung hinterlegt werden. Ordnen Sie der Rechnung Kostenstellen oder Projekte zu.
Sollten die Angaben gelb dargestellt sein, handelt es sich um Pflichteingaben.
Ein Klick auf den Dokumentennamen bringt Sie in ein neues Fenster mit der PDF-Ansicht der Originalrechnung.
Die drei Balken klappen das im Folgenden beschriebene Untermenü auf.
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Rechnungsdetails
Klicken Sie in den Menüpunkt Details, werden die Rechnungsdetails angezeigt:
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Belege
Unter Belege können Sie das Rechnungsdokument einsehen und weitere Belege hochladen und zuordnen, z. B. Mietverträge, Vereinbarungen usw.
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Kommentare
Unter Kommentare können Sie einen Kommentar mit der Eingangsrechnung verknüpfen. Dieser wird zusammen mit dem Belegbild protokolliert. So können Sie z. B. die Buchhaltung anweisen, eine Rechnung schnell zu zahlen, um Skonto auszunutzen.
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Kontakte
Der Menüpunkt Kontakte gibt Zugriff auf Ihr Scopevisio Kontaktmanagement mit allen verbundenen Informationen. Im Filterfeld können Sie die Ansicht einschränken.
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neue Kontakte anlegen
bestehende ändern und vervollständigen
eine E-Mail an den Kontakt schreiben
den Kontakt anrufen
für den Kontaktinhaber eine Aufgabe mit Bezug zu dem Kontakt erstellen. Hierfür empfehlen wir auf einem Tablet die Ansicht im Querformat.
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Aufgaben
Der dritte Menüpunkt Aufgaben gibt Zugriff auf eine Aufgabenliste.
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Nach Klick auf eine der Aufgaben öffnen sich deren Details, die - wie die Aufgabe selber - auch aus dem REBU2GO heraus editierbar sind. Dazu klicken Sie auf die mit einem Link versehenen Angaben oder auf das Stift-Symbol oben rechts.
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Journal
Das Journal dokumentiert alle in Scopevisio vorgefallenen Ereignisse wie Kommentare/E-Mails/Aufgaben/Zeiteinträge/Fristen sowie Statusänderungen von Kontakten/Projekten/Belegen/Beauftragten.
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Dokumente
Im Menüpunkt Dokumente können Sie auf Scopevisios Dokumentenmanagementsystem Teamwork zurückgreifen:
Sie können neue Rechnungen direkt von Ihrem mobilen Gerät ins Rechnungseingangsbuch hochladen. Dies ist die Standard-Einstellung im REBU2GO.
Hier können Sie einen Suchbegriff für eine Volltextsuche eingeben.
Um die Volltextsuche einzuschränken, können Sie auf die Ihnen zur Ansicht stehenden Sammlungen filtern. Die Filtereinstellung wird Ihnen angezeigt. Die angezeigte Sammlung ist auch diejenige, in die neue Dokumente hochgeladen werden (siehe 1).
Über den Link Teamwork Weblogin kommen Sie in Ihren Teamwork Webclient.
Ein Klick auf die Dokumentenvorschau zeigt den Beleg an.
Hier sehen Sie weitere Angaben zur Rechnung, wie auch die Details zum Freigabeprozess.
Ein Klick auf eine freie Stelle unterhalb der Bezugsdatei öffnet ein neues Formular mit allgemeinen Informationen, weiteren Angaben, Kommentaren, Versionen und der Vorschau des Dokumentes.
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Scopen
Über den Menüpunkt Scopen gelangen Sie in das Scopen-Formular für eine Scopevisio-weite Volltextsuche.
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Durchsuchen Sie Ihre gesamte Gesellschaft in Scopevisio, wie Sie es von der Scopevisio Client-Anwendung kennen, nach den ausgewählten Filterkriterien. Wenn Sie über alle Inhalte nach einem Suchbegriff scopen, bekommen Sie alle Elemente angezeigt, die den betreffenden Begriff bzw. die eingegebene Zeichenkombination enthalten.
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Einstellungen
Unter Einstellungen können Sie das REBU2GO individualisieren:
Im Bereich Persönliche Scopevisio E-Mail Adresse können Sie Ihren E-Mail-Agenten einstellen. Wenn Sie die Checkbox abhaken, werden E-Mails, die Sie aus REBU2GO heraus versenden, automatisch in Scopevisio archiviert.
Hier wählen Sie den Menüpunkt , den REBU2GO als Startseite anzeigt.
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Gesellschaft wechseln oder ausloggen
Falls Sie mehrere Gesellschaften in Ihrer Instanz angelegt haben, können Sie von jedem Menüpunkt aus über die drei Punkte oben rechts in eine andere Gesellschaft wechseln. Über den Button Ausloggen können Sie Scopevisio verlassen. Auch finden Sie hier Links zum Benutzerhandbuch und zum Support.
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