Zuständig: Der Rebu-Verantwortliche = Erfasser
Bevor der eigentliche Prüfungsprozess im Rechnungseingangsbuch starten kann, müssen verschiedene Vorprüfungen durchlaufen werden.
Das richtige Dokument
Zunächst wird in einer ersten Sichtkontrolle bei neu hochgeladenen Belegen geprüft, ob es sich überhaupt um eine Eingangsrechnung handelt. Dokumente, die fehlerhaft im Rechnungseingangsbuch gelandet sind, werden gelöscht.
Die formale Prüfung
Der für das Rechnungseingangsbuch Verantwortliche (=Erfasser) prüft des Weiteren, ob die Eingangsrechnung die formalen Vorschriften erfüllt, die nach Wir erläutern hier das generelle Vorgehen im Schritt der Prüfung und Verifizierung. Auf eine genaue Beschreibung aller Geschäftsobjekte und einzelner Felder wurde bewusst verzichtet.
Die formale Prüfung
Der Erfasser prüft im Rahmen der Verifizierung zunächst, ob die Datei aus Sicht seiner Gesellschaft eine zulässige Eingangsrechnung ist.
Handelt es sich überhaupt um eine Rechnung?
Wird das Dateiformat akzeptiert?
Gehört der Beleg in das Rebu der aktiven Gesellschaft oder zu einer anderen Gesellschaft?
Ist der Beleg versehentlich mehrfach importiert worden (Dublette)?
Dann folgt noch die Prüfung auf die Rechnungsbestandteile gem. § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG
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, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden.
Sollten diese Vorschriften Anforderungen nicht erfüllt sein, wird beim Lieferanten eine neue Rechnung angefordertsollten Sie den Beleg nicht verifizieren. Die fehlerhafte Rechnung wird mit einer Begründung versehen abgewiesen (d.h. ausgeblendet/archiviert).
Das Scan-Ergebnis/Die Belegdaten
Die Erkennung funktioniert umso besser, je besser die PDF-Vorlage ist.
Alle Angaben, die per OCR aus dem PDF-Dokument ausgelesen worden sind, müssen noch einmal gegengelesen werden, bevor der Freigabeprozess gestartet wird. kann vor Verifizierung problemlos entfernt oder - mit einem Kommentar als Begründung versehen, ausgeblendet werden.
Fordern Sie beim Lieferanten, mit Verweis auf den festgestellten Mangel, eine neue Rechnung an.
Prüfung der Belegdaten
Bevor Sie den Freigabeprozess starten, sollten Sie die ermittelten Daten quantitativ und qualitativ prüfen. Die Datenfelder werden befüllt aus
einer XML-Struktur
per OCR (Texterkennug)
aus den Stammdaten des Scopevisio-System (insbesondere Kreditorenstamm)
per Regel (Rechnungseingangsbuch und Belegarbeitsliste)
Im Normalfall sollten folgende Felder in den Belegdaten vorausgefüllt sein, bleiben aber manuell editierbar:
Das Rechnungsdatum
Die Rechnungsnummer
Der Rechnungsbetrag
Die Steuernummer
Dieoder die Umsatzsteuer-ID
Die Bankverbindung bestehend aus IBAN und BIC.
Ebenso können bereits jetzt oder müssen weitere Felder wie z.B. der Belegtext oder die Zahlungsbedingungen komplettiert werden. Fehlende Pflichtangaben markiert Scopevisio gelb.
Anmerkung: Bitte beachten Sie, dass der Lieferant bzw. Kreditor anhand seiner eindeutigen Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID erkannt wird. Wir empfehlen daher, die Nummer in den Stammdaten zu pflegen.
Ergebnis einer OCR Erkennung (Beispiel)
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Auswahl des Freigabeprozesses
Ist die Rechnung soweit formal geprüft und vorbereitet, wird sie einem Freigabeprozess zugeordnet.
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Lieferanten
Durch die neue Art der Verwaltung von Eingangsrechnungen ermöglicht Scopevisio es Ihnen nun, Lieferanten und relevante Informationen der Kreditoren integriert anzulegen.
Dies bedeutet, dass es jetzt die Möglichkeit gibt, die Stammdaten des Kreditors mitzupflegen und Lieferanten direkt anzulegen.
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Eintrag
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Begründung
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Bankdaten des Lieferanten/Kreditors:
IBAN/BIC
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Zielbankverbindung zum Überweisen
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Creditreform Adress-Vervollständigung
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Überprüfung der Stammdaten des Lieferanten
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E-Mail (Geschäftlich)
Zuordnung bei der Verwendung der „E-Mail-Adresse der Gesellschaft“
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Gesellschafts-/Nachname
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Pflichtangabe
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Vorname
Handelt es sich um einen Personenkontakt, ist die Angabe des Vornamens von Vorteil, beispielsweise für die Anrede im Beleg
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Steuernummer
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Genauere Erkennung der Lieferanten
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Umsatzsteuer-ID
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Eindeutige Erkennung des Lieferanten, macht eine genauere Zuordnung des Lieferanten möglich
Beispiel zur Erfassung
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Wir empfehlen, die Stammdaten stets vollständig zu pflegen, da darauf zugreifende Prozesse dann wesentlich effizienter ablaufen können.
Zahlungsbedingungen
Wir empfehlen, die Zahlungsbedingungen in den Stammdaten des Lieferanten/Kreditors auf dem neuesten Stand zu halten.
Zusätzlich haben Sie aber immer die Möglichkeit, die Zahlungsbedingungen manuell anzupassen und damit auf jede Eingangsrechnung individuell einzugehen.
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Rechnungszuordnung
In vielen Fällen werden in Scopevisio die Kosten einer Dimension zugeordnet. Die Mitarbeiter der Buchhaltung verwenden viel Zeit, um dies bei den jeweiligen Abteilungen in Erfahrung zu bringen. Im neuen Rechnungseingangsbuch kann bzw. soll der Prüfer die Angabe der Dimension selbständig setzen.
Bestimmen Sie durch Ihre Freigabeprozesse, welche Dimensionen (z.B. Kostenstellen, -träger, Projekte) von den Prüfern ausgefüllt werden sollen.
Wir empfehlen, dies in den Freigabeprozess zu integrieren.
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Kommentare & Dokumente
Eine weitere Funktion im Rechnungseingangsbuch ist die Möglichkeit, den Belegen Kommentare sowie weitere Dokumente hinzuzufügen.
Nutzen Sie die Kommentarfunktion, um Rückfragen an die Kollegen (vorherige Prüfer) zu stellen, wenn etwas mit der Rechnung unklar ist. Auch ist zu empfehlen, Ablehnungsgründe im Kommentar zu hinterlegen.
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| Hinweis |
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Im Rechnungseingangsbuch können Sie trotz fehlender Pflichtfelder speichern. |
Lieferanten zuordnen
Über Regeln oder direkt aus der XML-Datei werden die Lieferantendaten erkannt, über die Verknüpfung mit der USt-ID die Kreditorenrolle gewählt. Sie erkennen Lieferanten mit Kreditorenrolle in der drop-down Auswahl an der angezeigten Kreditorenkontonummer.
Handelt es sich um einen neuen Lieferanten, können Sie die Vervollständigung der Creditreform nutzen.
Bei einer manuellen Erfassung im Lieferantenfeld erhalten Sie ab dem 3. Buchstaben Vorschläge aus den gespeicherten Kontakten, ab dem 7. Buchstaben Vorschläge aus dem Crefo-Firmenwissen. Bei E-Rechnungen werden die relevanten Daten des Lieferanten strukturiert mit übergeben.
Beim Speichern des Belegs wird, falls kein bestehender Kontakt zugeordnet wurde, ein neuer Kontakt mit der Rolle Lieferant angelegt. Wir empfehlen, die Stammdaten des Kreditors vor dem Speichern einzupflegen und Lieferanten direkt anzulegen. So können Sie über das + (neues Objekt) in der Menüleiste einen neuen Kreditoren anlegen und diesen dann der Rechnung zuweisen.
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| Info |
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Da bei OCR-Unterstützung der Lieferant anhand der eindeutigen Umsatzsteuer-ID in der Kreditorenrolle erkannt wird, empfehlen wir, die Nummer in den Stammdaten zu pflegen. |
Zahlungsbedingungen
Wird ein Lieferantenkontakt zugeordnet, der bereits eine Kreditorenrolle besitzt, werden die dort hinterlegte Zahlungsart und Zahlungsbedingung vorbelegt. Ändern Sie diese, gilt dies nur für diesen Beleg und ändert nicht die Stammdaten des Kreditors..
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Rechnungszuordnung (Kostenstelle, Projekt)
Oft kennt der Besteller (= sachlicher Prüfer) die exakte Zuordnung des Belegs zu einer Kostenstelle oder den Projektbezug besser als der Buchhalter. Deswegen kann diese Angabe bereits im Rechnungseingangsbuch im erfolgen. Soll die Zuordnung nicht für den ganzen Beleg gelten, sondern in Teilbeträge aufgeteilt werden. ist dies über die Einzelpositionen (im folgenden) möglich.
Einzelpositionen
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Kommentare
Durch Kommentare können Sie wichtige Informationen an die folgenden Prüfer mitgeben. Aber auch falls Sie im Prüfungsfall den Beleg ablehnen und einen oder mehrere Prüfschritte zurückgeben ist der Kommentar hilfreich. Schreiben Sie einfach in den grauen Bereich (Bild s. u.) und klicken auf Hinzufügen.
Dokumente
Haben Sie ergänzende Unterlagen zu den jeweiligen Eingangsrechnungen, legen Sie diese Dokumente mit ab. Selbst nach Abschluss eines Freigabeprozesses und/oder nach erfolgter Buchung können weitere Dokumente hier eingefügt werden.
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Ereignisse
Durch das Verwalten Ihrer Eingangsrechnungen werden alle durchgeführten Aktionen und Ereignisse protokolliert.
In diesem Zusammenhang finden Sie unter dem Punkt „Ereignisse“ die Aufzeichnung der einzelnen Aktionen zur Bearbeitung der Eingangsrechnung.
Somit erhalten Sie ein lückenloses Protokoll von relevanten Ereignissen (wer hat die Rechnung wann freigegeben und mit welcher zusätzlichen Information versehen).
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Starten des Freigabeprozesses
Speichern Sie Ihre bisherigen Eingaben mit einem Klick auf das gelbe Diskettensymbol oben rechts. So gehen Ihnen keine Daten verloren, falls Sie die Belegverifizierung nicht direkt abschließen sollten. Ansonsten löst die Belegverifizierung den Speichervorgang aus.
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Beachten Sie den grünen Haken in der Spalte “Belegdatei”. Dadurch wird das Dokument markiert, das an die Buchung der Finanzbuchhalt gehängt wird. Vor Bearbeitung in der Fibu lässt dies durch markieren und Klick auf Als Belegdatei verwenden ändern.
Den Freigabeprozess zuweisen
Als zumeist letzten Schritt weisen Sie den Freigabeprozess zu bzw. prüfen und ändern den per Regel oder als Standardprozess eingetragenen Workflow.
Ist alles korrekt, klicken Sie auf Verifiziert. Die Belegverifizierung löst automatisch auch den Speichervorgang aus. Durch den Start des Freigabeprozesses wird der Beleg dem oder den ersten Prüfern zugewiesen, die Arbeit des Erfassers ist getan. Der Prozess selbst sowie auch der Prozessfortschritt wird mit allen vorgenommenen Änderungen und Prüfungsergebnissen nach GoBD dokumentiert.
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Die Verantwortlichkeit geht auf den (ersten) sachlichen Prüfer über.
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