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Für die korrekte Zuordnung der Rechte klicken Sie bitte hier.

Die Rechte setzen

Wie erkenne ich, dass das neue Rechnungseingangsbuch bereits aktiviert ist?

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Wie migriere ich eine Gesellschaft zum neuen Rechnungseingangsbuch?

Den eigentlichen Migrationsvorgang stoßen Sie im Formular "Einstellungen Rechnungseingang" an. Dort finden Sie im Geschäftsobjekt "Zentrale Einstellungen" das Feld "Neues Rebu aktivieren". Schalten Sie hier auf "Ja" und speichern Ihre Änderung. Damit wird die Migration umgehend ausgeführt. 

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Zum anderen können Sie selbst entscheiden, ob Sie einen der von Ihnen neu angelegten Prozesse zu Ihrem Standardprozess machen wollen. Dies ist allerdings nicht zwingend erforderlich. Sie können auch ohne Standardfreigabeprozess arbeiten.

Wie erstelle ich einen neuen Freigabeprozess?

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Weitere Hilfestellungen finden Sie hier.

Kann ich erstellte Freigabeprozesse in mehreren Gesellschaften verwenden?

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Wenn der Erfasser ebenfalls Prüferrechte hat (siehe "Welche Rechte müssen vergeben werden?"), kann er als Prüfer den Prozess unterbrechen, indem er die Rechnung abweist. 

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Warum wird eine Rechnung weiterhin einem Freigabeprozess zugeordnet, obwohl dieser inaktiv ist?

Beachten Sie, dass Regeln die Priorität vor den Freigabeprozessen haben! Sollte sich eine Regel auf einen bereits deaktivierten Freigabeprozess beziehen, so greift die Regel weiterhin und muss deshalb ebenfalls deaktiviert werden. Eine andere Möglichkeit ist, den deaktivierten Freigabeprozess in der Regel durch einen anderen, aktiven zu ersetzen.

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Beim Anlegen eines neuen Freigabeprozesses können Sie mehrere Mitarbeiter mit einer ODER-Funktion parallel zur Prüfung berechtigen. Dafür gehen Sie oben rechts auf das Zahnrad "Einstellungen" und folgen dem Pfad >Buchhaltung verwalten>Einstellungen Rechnungseingang. Hier sehen Sie nun den Reiter „Freigaben“. Klicken Sie darauf.

Klicken Sie im neuen Formular auf den Button "Hinzufügen", um einen neuen Freigabeprozess anzulegen.

Legen Sie wiederum durch Klicken auf "Hinzufügen" eine erste Freigabestufe (Freigabestufe 1) an, der automatisch der Freigabetyp "Sachliche Prüfung" zugeordnet wird. Hier setzen Sie den ersten Verantwortlichen ein. Fügen Sie nun eine weitere Freigabestufe hinzu. Stellen Sie diese händisch ebenfalls durch Änderung der Ziffer in der Spalte auf Freigabestufe 1 um und belassen den Freigabetyp "Sachliche Prüfung". So haben Sie eine ODER-Funktion erstellt, die auf eine Parallelität verweist. Genauso können Sie auch mit dem Freigabetyp "Zahlungsfreigabe" verfahren. 

Unser Tipp: Anstatt eines einzelnen Mitarbeiters wählen Sie in der Spalte "Prüfer Organigramm" eine Abteilung aus. Hierduch Hier durch autorisieren Sie alle der Abteilung zugewiesenen Mitarbeiter zur Prüfung. Achten Sie auf die entsprechenden Rechtevergaben.

Wie kann ich mehrere sachliche Prüfungen hintereinanderschalten?

Beim Anlegen eines neuen Freigabeprozesses können Sie mehrere sachliche Prüfungen mit einer UND-Funktion hintereinanderschalten. Dafür gehen Sie oben rechts auf das Zahnrad "Einstellungen" und folgen dem Pfad >Buchhaltung verwalten>Einstellungen Rechnungseingang. Hier sehen Sie nun den Reiter „Freigaben“. Klicken Sie darauf.

Klicken Sie im neuen Formular auf den Button "Hinzufügen", um einen neuen Freigabeprozess anzulegen.

Legen Sie wiederum durch Klicken auf "Hinzufügen" eine erste Freigabestufe (Freigabestufe 1) an, der automatisch der Freigabetyp "Sachliche Prüfung" zugeordnet wird. Hier setzen Sie den ersten Verantwortlichen ein.  Fügen Sie nun eine weitere Freigabestufe (Freigabestufe 2) hinzu.  Auch dieser wird automatisch der Freigabetyp "Sachliche Prüfung" zugewiesen. Wählen Sie nun einen zweiten Verantwortlichen für diese Freigabestufe aus. Beim Hinzufügen einer dritten Freigabestufe stellen Sie den Freigabetyp händisch auf "Zahlungsfreigabe" um. So haben Sie nun zwei aufeinanderfolgende sachliche Prüfungen mit einer UND-Funktion der Zahlungsfreigabe vorgeschaltet.

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Folgen Sie dem Pfad Systemmenü > Buchhaltung verwalten > Einstellungen Rechnungseingang. Optional sind die Einstellungen auch aus dem Rebu heraus aus den weiteren Aktionen heraus aufzurufen (Einstellungen öffnen).

Aus was für Gründen kann ich bei der sachlichen Prüfung eine Rechnung ablehnen?

Gibt es Beanstandungen bei der sachlichen Prüfung, müssen diese vom Prüfer geklärt werden. Durch „Ablehnen“ hält dieser zunächst den Freigabeprozess an. Beanstandungen können in folgende Kategorien eingeteilt werden, die über eine Auswahlliste als Begründung gewählt werden können:

• Inhaltliche Mängel, Differenz zwischen Bestellung und Lieferung/Leistung (z.B. abweichende Menge, abweichendes Material/Form/Farbe, abweichende Maße/Einheiten, abweichender Preis)

• Fehlende Anlagen (z.B. Lieferschein, Leistungsnachweis, Vertrag)

• Lieferung/Leistung ist (noch) unvollständig

• Retouren (Ware zurückgeschickt)

• Rechnungsdetails sind in Klärung

• Rechnung ist substanzlos, weil
  - der Auftrag storniert wurde
  - das Unternehmen die Ware/Leistung nicht erhalten hat

• Rechnung wurde dem falschen Freigabeprozess/Sachbearbeiter zugeordnet

• Frage an den Vorprüfer

Hierbei handelt es sich um grobe Kategorien - es bietet sich an, immer noch einen detaillierten Kommentar an die Rechnung anzuhängen.

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Als sachlicher Prüfer können Sie auf Beanstandungen reagieren, indem Sie eine Rechnung zurückstellen, abweisen oder zurückgeben:

• Rechnung zurückstellen bedeutet:
  Die Rechnung kann vorübergehend nicht abschließend geprüft werden. Die Verantwortlichkeit verbleibt bis zur endgültigen Prüfung beim sachlichen Prüfer.

• Rechnung abweisen bedeutet:
  Die Rechnung ist substanzlos. Der Freigabeprozess wird komplett zurückgesetzt und die Verantwortlichkeit auf den Rebu-Verantwortlichen übertragen. Dieser kann sie nach Prüfen der Begründung (Vier-Augen-Prinzip) ausblenden oder in einen anderen Freigabeprozess geben.

• Rechnung zurückgeben bedeutet:
  Die Rechnung wird an den Vorprüfer im Freigabeprozess zurückgegeben.

Aus was für Gründen kann ich die Zahlungsfreigabe einer Rechnung ablehnen?

Gründe für die Ablehnung einer Zahlungsfreigabe können sein:

• Der Sachverhalt der Rechnung ist vor der Zahlungsfreigabe erklärungsbedürftig

• Die Rechnung ist substanzlos

• Die Rechnung wurde dem falschen Freigabeprozess/Verantwortlichen zugeordnet

Auch kann der Zahlungsfreigebende ohne Begründung entscheiden, eine Zahlung zu sperren oder zeitweise auszusetzen.

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Gibt es Beanstandungen bei der Zahlungsfreigabe, müssen diese vom Prüfer geklärt werden. Durch „Ablehnen“ hält dieser zunächst den Freigabeprozess an und entscheidet, ob er eine Zahlung sperren oder zurückstellen bzw. die Rechnung abweisen oder zurückgeben möchte:

• Zahlung sperren bedeutet:
  Die sachliche Richtigkeit der Rechnung wird nicht in Frage gestellt. Dennoch soll keine Zahlung erfolgen. Die Angabe einer Sperrbegründung ist zwingend notwendig. Der Freigabeprozess endet an dieser Stelle ohne Zahlungsfreigabe; die Rechnung kann vom Rebu-Verantwortlichen ausgeblendet werden.

• Zahlung zurückstellen bedeutet:
  Die Rechnung wird vorübergehend nicht gezahlt. Die Verantwortlichkeit verbleibt bis zur Zahlungsfreigabe beim Zahlungsverantwortlichen in der aktuellen Prozessstufe.

• Rechnung abweisen bedeutet:
  Die sachliche Richtigkeit der Rechnung wird komplett in Frage gestellt oder der derzeit gesetzte Verantwortliche hat keine Befugnis, die Rechnung zur Zahlung freizugeben. Wie bei der sachlichen Prüfung wird der Freigabeprozess komplett zurückgesetzt, die Verantwortlichkeit wird an den Rebu-Verantwortlichen zurückgegeben. Dieser kann sich den Vorgang anschauen, die Rechnung ausblendenden oder einem anderen Prozess zuordnen.

• Rechnung

  zurückgeben bedeutet

  zurückgeben bedeutet:
  Es bestehen Unklarheiten, die vom Vorprüfer zu klären sind. Die Rechnung wird an ihn zurückgegeben.

Wie gelangen Eingangsrechnungen ins Rechnungseingangsbuch?

Wir empfehlen, mit der "E-Mail-Adresse der Gesellschaft" zu arbeiten.

Eingangsrechnungen können auf verschiedenen Wegen ins Rechnungseingangsbuch gelangen:

• Sie erhalten Ihre Eingangsrechnungen per Post. Sie scannen sie und legen das PDF-Dokument in den Upload-Ordner auf dem Fileserver. Von dort geht der Upload automatisch ins Rechnungseingangsbuch und die OCR-Erkennung startet. Im Anschluss öffnet sich die Belegdaten-Ansicht.

• Sie erhalten Ihre Eingangsrechnungen per E-Mail. Den Anhang formatieren Sie wenn nötig in eine PDF-Datei um und legen das Dokument in den Upload-Ordner auf dem Fileserver. Von dort geht der Upload automatisch ins Rechnungseingangsbuch und die OCR-Erkennung startet. Im Anschluss öffnet sich die Belegdaten-Ansicht.

• Sie haben eine Rechnung als PDF-Anhang einer E-Mail im E-Mail-Programm oder bereits auf Ihrem Desktop vorliegen. Per Drag & Drop können Sie diese direkt auf eine beliebige Stelle in das in Scopevisio geöffnete Fenster des Rechnungseingangsbuches ziehen und die OCR-Erkennung startet. Im Anschluss öffnet sich die Belegdaten-Ansicht.

• Sie befinden sich im Rechnungseingangsbuch und klicken unten links auf den Button "Aus Teamwork". Dort wählen Sie die gewünschte Rechnung aus, indem Sie einmal darauf und dann unten links auf "Auswählen" klicken. Die OCR-Erkennung startet und im Anschluss öffnet sich die Belegdaten-Ansicht.

• Ihr Lieferant benutzt die "E-Mail-Adresse der Gesellschaft", die Sie ihm zuvor mitgeteilt haben. So gelangen seine Rechnungen direkt und ohne Umweg über Ihr E-Mail-Programm ins Rechnungseingangsbuch.

Welche Daten werden aus Eingangsrechnungen übernommen?

Folgende Daten der Eingangsrechnung werden über die OCR-Erkennung übernommen: 

• Rechnungsdatum

• Rechnungsnummer

• Rechnungsbetrag

• Steuernummer

• USt.-ID

• IBAN

• BIC des Lieferanten

Sie sollten bei der Erfassung aber noch einmal gegengelesen werden und bleiben manuell editierbar.

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Hierzu verweisen wir auf das separate Kapitel zu diesem Thema.

2GO-Applikationen

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