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In Teamwork können Sie Dokumente oder Ordner für Gruppen, Benutzer oder andere Ordner freigeben. Außerdem können Sie Dokumente per Links mit verschiedenen Berechtigungen versenden. |
Freigabe von Dokumenten
Wählen Sie Teamwork und wählen Sie freizugebende Dokumente durch Klick oder (mehrere Dokumente) durch Strg+Klick aus.
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Das Fenster Freigaben und Ordner zeigt an,
wie viele Dokumente freigegeben werden,
mit welcher Gruppe das Dokument geteilt wurde,
in welchem Ordner/welchen Ordnern das Dokument liegt und
wem es bereits freigegeben wurde (auch indirekte Freigaben werden angezeigt)
Klicken Sie auf das Plus-Icon, um es für andere Personen, Gruppen oder Ordner freizugeben.
Anschließend klicken Sie auf OK.
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Teamwork Dokumentenübersicht
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Wenn Sie Dokumente im Geschäftsobjekt Dokumente eines Kontaktes, einer Aufgabe, eines Projektes usw. über den Upload-Button in Teamwork hochladen, öffnet sich der BildschirmFreigaben und Ordner automatisch. So können Sie direkt beim Hochladen Freigaben erteilen.
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Fassen Sie Benutzer zu Gruppen zusammen, um gezielt Dokumente freizugeben. Lesen Sie hier, wie Sie eine Gruppe erstellen.
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In Ordnern und Unterordnern werden Dateien und Dokumente zusammengefasst, z. B. Angebote, Berichte, Belege oder Verträge. Auf diese Weise können Sie Ihre elektronische Ablage strukturieren und selektiv Freigaben für bestimmte Inhalte erteilen. Wie Sie Ordner einrichten und befüllen, erfahren Sie hier.
Geben Sie ein Dokument für einen Ordner frei, indem Sie im Pop-up-Fenster zunächst den Ordner auswählen (1), auf das Plus-Icon (2) und dann auf "Ok" (3) klicken.
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Gehen Sie dafür über das Kontextmenü zu "Informationen zum Dokument anzeigen". Ein Klick auf den Link Dokument sperren schützt dieses vor Bearbeitung durch Andere. An derselben Stelle finden Sie auch den Befehl, ein gesperrtes Dokument wieder zu entsperren.
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Wenn Sie statt eines Ordners oder eines Dokuments einen Link versenden, haben Sie mehrere Vorteile:
Sie können die Datei mit Personen teilen, die keine Teamwork-Benutzer sind.
Das Dokument liegt weiterhin sicher in Ihrem Cloudspeicher.
Das Dokument wird nicht dupliziert.
Das Risiko, dass ein Unbefugter auf die Daten zugreift oder Daten verlorengehen, wird minimiert, da Sie dem Link ein Verfallsdatum, eine Passwortanforderung und ein Download-Verbot mitgeben können.
Bearbeiter, z. B. Projektteams, können von unterschiedlichen Standorten darauf zugreifen.
Klicken Sie in Teamwork mit der rechten Maustaste auf ein Dokument und wählen Sie aus dem Kontextmenü Link auf Dokument erstellen.
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Legen Sie fest, welchen Zugriff die Empfänger haben sollen.
Anschließend klicken Sie auf Links erstellen.
Sobald der Link erstellt ist, können Sie ihn kopieren, um ihn zu posten.
Oder Sie versenden ihn direkt aus der Scopevisio-Anwendung heraus per E-Mail.
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Auch für mehrere Dokumente zugleich können Sie externe Links erstellen. Markieren Sie sie in der Dokumentübersicht mit Strg+Klick und verfahren Sie dann wie oben beschrieben.
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Kategorien und Ordner-Typen auf einen Blick
Die verschiedenen Kategorien können durch Klick auf eines der Ordner-Symbole gefiltert angezeigt werden.
Die verschiedenen Kategorien werden durch ausführliche Mouse-over-Texte beschrieben, sobald Sie mit der Maus über die jeweilige Kategorie fahren. Ordner können bei Bearbeitung ihrer Freigabe-Einstellung die Kategorie wechseln.
Blaue Ordner liegen in der obersten Ordner-Ebene.
Graue Ordner mit einem Stift-Symbol sind auditierte Ordner (nur bei entsprechender Buchung der Lizenz ECM/DMS).
Blaue Ordner mit einem Weltkugel-Symbol sind abonnierte Ordner.
Graue Ordner zeigen Unterordner aller Ebenen an.
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Schnellzugriff auf häufiger benötigte Ordner: Meine Ordner
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