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Wählen Sie Organisation > Stammdaten > Abrechnung: Abrechnungseinstellungen bearbeiten.
Hier legen Sie Einstellungen Legen Sie fest, wie die erstellten Belege versendet oder ausgegeben werden. Wählen Sie Organisation > Stammdaten > Abrechnung: Abrechnungseinstellungen bearbeiten.
Kundenprojekt Pflichtangaben
Legen Sie hier fest, ob bei einer der auszuwählenden Belegarten die Zuordnung zu einem Kundenprojekt obligatorisch ist. Die Option "Ja" macht das Feld "Projekt" in der entsprechenden Belegart dann automatisch zu einem Pflichtfeld.
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Belegerstellung
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Dokument-Typ
Hier können Sie bestimmen, welche
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PDF-Version Sie
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erzeugen möchten. Mit der Einstellungskombination des Dokument-Typs PDF Archiv und der Einstellung Rechnungsdaten-Comfort bzw. Rechnungsdaten- EN16931 (Comfort) (5) werden Ihre Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Standard (Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland) erstellt.
Das bedeutet, dass eine Datei im Format PDF/A-3B mit einer eingebetteten XML-Datei
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erzeugt wird, die das standardisierte Auslesen von Daten und deren Weiterverarbeitung in nachgelagerten Prozessen ermöglicht.
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Transparente Seiten erlauben
Dieses Feld lässt beim Verwenden von LibreOffice auch transparente Seiten zu, wenn
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vorher der Typ PDF-Archiv gewählt wurde. Dies ist nicht konform zum PDF/A-Format.
Dokumentname
Beim Erzeugen des Belegs wird automatisch ein Dateiname erzeugt. Sie haben die Wahl zwischen drei verschiedenen Formaten
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:
Belegart + Belegnummer
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, Kundennummer + Belegart + Belegnummer und
Belegart + Belegnummer + Kundennummer
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Die Kundennummer findet sich in der Rolle Debitor
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des Belegkontakts. Existiert für den
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Kontakt keine Debitorenrolle, wird die Kontaktnummer aus der Rolle Allgemein hinterlegt, sofern das Feld gefüllt ist.
Anzeige Belegdatei mit Verarbeitungsstempel
Hier können Sie wählen, ob die Belegdatei mit oder ohne Verarbeitungsstempel angezeigt werden soll.
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Rechnungs-PDF als ZUGFeRD erstellen
Legen Sie in Kombination mit dem Typ PDF-Archiv fest, dass Ihre PDF als ZUGFeRD-Beleg (zulässiges E-Rechnungsformat) erzeugt werden. Wir bieten die EN16931-konforme ZUGFeRD-Version an.Bei XRechnungen zusätzlich eine Info-PDF erzeugen
XRechnungen (zulässiges E-Rechnungsformat) bestehen nur aus einer visuell schlecht lesbaren XML-Datei. Zur Erleichterung kann für Sie intern eine Info-PDF erzeugt werden. Dies passiert beim Drucken (siehe auch Erzeugen der XRechnung).
| Hinweis |
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Eine Info-PDF ist keine gültige Rechnung und sollte nicht versandt werden. |
Version der XRechnung
Erzeugen Sie die XRechnung mit der von Ihnen gewünschten Version.Abrechnungsanhänge
Bestimmen Sie bis zu 5 Dokumente, die Sie wahlweise immer oder selektiv mit Ihren
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Abrechnungsbelegen versenden bzw. drucken.
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Dabei können Sie sich entscheiden, ob Sie die Anhänge pro Beleg auswählen, dann wird Ihnen die Liste der Anhänge jeweils beim Versenden oder Drucken angeboten
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, oder ob Sie Standarddokumente immer anhängen bevorzugen, dann sind die Dokumente mit der Einstellung Als Standard verwenden
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vorausgewählt,
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die Dokumente mit Optional anbieten
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können fallweise hinzugenommen werden
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.
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Für den Druck werden die PDFs in einem Vorgang zusammengefasst.
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Zahlungsstatus
Über den Optionsbutton legen Sie fest, ob der Zahlungsstatus von Rechnungen über die Finanzbuchhaltung ermittelt werden soll oder ob die Zahlungen manuell eingepflegt werden sollen.
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Wie Dauerbuchungen können auch wiederkehrende Rechnungen automatisch erzeugt werden. Setzen Sie bei Bedarf einfach das entsprechende Häkchen. Um einen einzelnen Rechnungsvorgang von der Regel abweichend zu behandeln, nutzen Sie die Checkbox Automatische Erstellung im Reiter Wiederholung in der Rechnug Rechnung selbst.
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Belege duplizieren
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Hinterlegen Sie Belegart-spezifische Adressen, falls Sie hier näher differenzieren möchten. Die entsprechenden Anschriften werden - falls vorhanden - aus der Kontaktakte des Kunden gezogen.
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Weitere Einstellungen
Anzahl Nachkommastellen für Preise und Megen
Geben Sie an, wieviele Nachkommastellen bei Preis- und Mengenangaben angezeigt werden sollen. Mit den Platzhaltern Menge bzw. Preis wird die gewählte Anzahl auch in den Ausgabebelegen angezeigt.
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Passende Platzhalter für die Abrechnungsbelege sind Menge_2stellig sowie Einzelpreis_2stellig.
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Sortierung der Produktauswahlliste
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Diese Einstellung bezieht auf das Auswahlfeld beim Auswählen der Produkte, nicht auf die Reihenfolge der Positionszeilen.Automatische Erstellung von Packzetteln
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Wenn Sie individuelle Beleglayouts verwenden, muss für den Packzettel ein Standardlayout hinterlegt sein. Dieses kann unter OpenScope > Import/Export > Beleglayouts verwalten in das System geladen werden.Bei Rechnungskorrektur
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Werte 1:1 übernehmen
Wählen Sie zwischen der
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Übernahme der unveränderten Werte aus der Originalrechnung (1:1) in die Rechnungskorrektur oder der manuellen Eingabe angepasster Werte.
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Bestellnummer verbuchen als
Es kann die Bestellnummer unter anderem
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als Externe Belegnummer
...
in die Buchung übernommen
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werden. Dann entfällt die Rechnungsnummer.
Buchungsdatum vorbelegen mit
Das Belegdatum, das Leistungsdatum von (Leistungsbeginn), das Leistungsdatum bis (Leistungsende) oder das Erfassungsdatum des Belegs kann als Buchungsdatum für Ihre Ausgangsrechnungen
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vorbelegt werden.
Immer geschäftliche E-Mail-Adresse des Belegkontakts verwenden
Liegt die Email-Adresse eines Ansprechpartners in der Kontaktakte vor, verwendet Scopevisio bei entsprechender Einstellung diese anstatt einer generischen Rechnungsemail-Adresse.Pflichteinstellung bei Dimensionen verwenden
Ist hier "Ja" gewählt, müssen Dimensionsangaben gemacht werden. Siehe auch Parameter der Kostendimensionen.Standard-Bearbeiter (alle Belegarten)
Haben Sie nur einen Mitarbeiter, der alle Belegarten erstellt, können Sie ihn hier hinterlegen.
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Bearbeiter auf aktuellen Nutzer setzen
Verschiedene Auswahlmöglichkeiten, den zuständigen Bearbeiter systemseitig setzen zu lassen oder dies jeweils manuell zu tun. "Bei Überführung" meint beim Wechsel der Belegart
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, wie
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z.B. vom Angebot
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zum Auftrag.
Festschreibung (
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Rechnungen/GS)
Ist die Festschreibung aktiviert, erzeugt der Druck einer Rechnung oder Korrekturrechnung zunächst ein PDF mit Entwurfs-Wasserzeichen. Über den Drucken-Multifunktionsbutton kann der Beleg festgeschrieben werden. Nach der Festschreibung ist der Beleg unveränderlich und wird ohne das Wasserzeichen gedruckt.
| Info |
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Festschreiben empfiehlt sich, wenn Sie zur Abstimmung vorab Rechnungen an Ihren Kunden senden. Die Entwürfe entfalten keine steuerliche Wirksamkeit und transportieren trotzdem alle relevanten Daten. |
Auszufilternde Projekt-Status
Projekte, mit dem gewählten Status werden Ihnen beim Anlegen des Belegs und Zuweisen des Projekts nicht angeboten.Pflichtangabe Leistungsdatum von
Definiert das Feld als Pflichtfeld.Pflichtangabe Leistungsdatum bis
Definiert das Feld als Pflichtfeld.Warnung anzeigen, wenn Leistungsnachweis fehlt
Sie werden auf einen fehlen Leistungsnachweis hingewiesen, mehr dazu im Kontext der Zeitabrechnung.