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Ein Dokument - viele Möglichkeiten der Zusammenarbeit

Für jeden Anwendungsfall die passende Lösung: Teamwork bietet Ihnen die verschiedensten Möglichkeiten, Dokumente mit anderen zu teilen oder kollaborativ zu bearbeiten. Wählen Sie zwischen Freigaben, externen Links oder der gleichzeitigen Online-Bearbeitung von Office-Dokumenten:

• Freigabe mit einem Klick! Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie Dokumente gezippt in einer E-Mail verschickt, auf USB-Sticks kopiert oder über FTP-Server bereitgestellt haben: Sie wählen die Dateien aus, den Empfänger oder eine Empfängergruppe - fertig. Innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation.

• Erstellen Sie

  einen externen Link auf

  einen externen Link auf eine Datei und der Empfänger kann direkt auf die Datei zugreifen und sie herunterladen. Wenn Sie möchten, auch geschützt durch ein Passwort.

• Eine noch direktere Art der Zusammenarbeit bietet die Funktion "In Office bearbeiten" im Kontextmenü. Ein Klick auf den Link lässt Sie unten in den beschreibenden Abschnitt springen.

Dokumente teilen

Dateien teilen über FREIGABE

Wählen Sie eine Datei aus und klicken Sie auf den FREIGABE-Reiter. Wählen Sie eine Gruppe oder die Personen aus, mit der oder denen Sie das Dokument teilen möchten. Hierzu klicken Sie auf das grau hinterlegte Plus-Symbol und wählen Sie im Dropdown-Menü eine Gruppe oder Person aus.

Geben Sie alternativ eine E-Mail-Adresse an. Die betreffende Person erhält eine Einladung und kann sich als Gast für Ihren Account registrieren (nur für interne Benutzer und Administratoren möglich)!

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Dateien teilen per Drag and Drop

Ziehen Sie eine oder mehrere Dateien einfach auf das Profilbild eines Benutzers oder auf eine Gruppe, um die Dateien zu teilen.

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Dateien teilen über Sammlungen

Um eine Sammlung mit einem Benutzer oder einer Gruppe zu teilen, klicken Sie auf die Sammlung und anschließend rechts oben auf das Freigabe-Symbol. Setzen Sie ein Häkchen neben die Gruppe oder Person, der Sie die Sammlung freigeben möchten.

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Freigaben entziehen (Dokument)

Um die Freigabe eines Dokuments zu entziehen, klicken Sie auf das Dokument und anschließend auf FREIGABEN. Mit einem Klick auf das kleine x hinter einem Benutzernamen oder einer Gruppe können Sie der jeweiligen Person oder der Gruppe die Freigabe des Dokuments wieder entziehen.

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Sammlungsfreigabe entziehen

Um die Freigabe einer Sammlung zu entziehen, klicken Sie auf das Freigabe-Symbol und entfernen Sie im Menü die Häkchen bei den Gruppen oder Personen, denen Sie die Freigabe entziehen möchten.

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Externe Links auf Dokumente und Sammlungen

Sie können ganz einfach einen Link auf ein Dokument oder eine Sammlung erstellen, den Sie per E-Mail versenden oder in sozialen Netzwerken teilen können.

Externen Link auf ein Dokument erstellen

Klicken Sie auf ein Dokument und wählen Sie im Vorschaufenster EXTERNER LINK aus. Klicken Sie auf Externen Link erstellen.

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Möchten Sie einen externen Link löschen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol neben dem Link.

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Externen Link auf eine Sammlung erstellen

Um einen externen Link auf eine Sammlung zu erstellen, wählen Sie die Sammlung aus und klicken Sie rechts oben auf das Link-Symbol. Klicken Sie auf Externen Link erstellenerstellen.

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Optionen für externe Links auf Sammlungen

Sie haben nun die Möglichkeit, Ihren Link mit einem Passwort zu schützen, die Gültigkeitsdauer einzuschränken, den Download der Dateien zu verbieten oder die Anzahl der Downloads zu begrenzen.

Die Auswahl treffen Sie durch Anklicken der jeweiligen Optionskästchen. Die Optionen des jeweiligen Links ändern sich automatisch und können auch nachträglich verändert werden. Der Link ändert sich nicht. Sie können den Link direkt mit einem Klick auf die angezeigte Adresse öffnen oder ihn mit einem Klick in die Zwischenablage kopieren.

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In Office bearbeiten

Möchten Sie zeitgleich mit Kollegen in ein und demselben Dokument der Formate .docx, .xlsx oder .pptx zusammenarbeiten, geht es noch direkter über die Funktion "In Office bearbeiten". 

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Um diese Funktion zu nutzen, bedarf es einiger weniger Einstellungen durch den Teamwork-Administrator.

Voraussetzungen

• Sie haben einen bestehenden Mandantenzugang zu Teamwork.

• Sie sind angemeldeter Microsoft Office 365-Nutzer mit einer Business-, Schul- oder Uni-Lizenz.

Einstellungen im Teamwork-Webclient (mit Admin-Funktion)

Den  Teamwork Weblogin finden Sie unter https://auth.teamwork.scopevisio.com/weblogin. Als Administrator klicken Sie auf "Einstellungen".

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Legen Sie fest, ob Sie die Funktion Rollen- (1) oder auf einzelne Benutzer bezogen (2) zuweisen möchten. Sobald Sie das Fenster schließen (3), ist die Funktion zugewiesen und einsatzbereit.

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Arbeiten mit Office Online

Ein bestehendes Dokument bearbeiten

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Dank der Integration von Microsoft Office 365 können Sie über das drei-Punkte-Menü aus Teamwork heraus auch ein neues Office-Dokument online erstellen, das dann ebenfall ebenfalls direkt in Teamwork gespeichert wird.

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