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Das richtige Dokument

Zunächst wird in einer ersten Sichtkontrolle bei neu hochgeladenen Belegen geprüft, ob es sich überhaupt um eine Eingangsrechnung handelt. Dokumente, die fehlerhaft im Rechnungseingangsbuch gelandet sind, werden gelöschtWir erläutern hier das generelle Vorgehen im Schritt der Prüfung und Verifizierung. Auf eine genaue Beschreibung aller Geschäftsobjekte und einzelner Felder wurde bewusst verzichtet.

Die formale Prüfung

Der Erfasser prüft im Rahmen der Verifizierung zunächst, ob die Datei aus Sicht seiner Gesellschaft eine zulässige Eingangsrechnung ist.

• Handelt es sich überhaupt um eine Rechnung?

• Wird das Dateiformat akzeptiert?

• Gehört der Beleg in das Rebu der aktiven Gesellschaft oder zu einer anderen Gesellschaft?

• Ist der Beleg versehentlich mehrfach importiert worden (Dublette)?

• Dann folgt noch die Prüfung auf die Rechnungsbestandteile gem. § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden.

Sollten diese Anforderungen nicht erfüllt sein, sollten Sie den Beleg nicht verifizieren. Die fehlerhafte Rechnung kann vor Verifizierung problemlos entfernt oder - mit einem Kommentar als Begründung versehen, ausgeblendet werden.
Fordern Sie beim Lieferanten, mit Verweis auf den festgestellten Mangel, eine neue Rechnung an.

Prüfung der Belegdaten

Daten, die per OCR aus dem PDF-Dokument ausgelesen worden sind, müssen noch einmal gegengelesen werden, bevor der Freigabeprozess gestartet wird. Bevor Sie den Freigabeprozess starten, sollten Sie die ermittelten Daten quantitativ und qualitativ prüfen. Die Datenfelder werden befüllt aus

• einer XML-Struktur

• per OCR (Texterkennug)

• aus den Stammdaten des Scopevisio-System (insbesondere Kreditorenstamm)

• per Regel (Rechnungseingangsbuch und Belegarbeitsliste)

Im Normalfall sollten folgende Felder (falls im Beleg erkennbar) in den Belegdaten vorausgefüllt sein, bleiben aber manuell editierbar:

• Das Rechnungsdatum

• Die Rechnungsnummer

• Der Rechnungsbetrag

• Die Steuernummer Die oder die Umsatzsteuer-ID

• Die Bankverbindung bestehend aus IBAN und BIC.

Ebenso können oder müssen weitere Felder wie z.B. der Belegtext oder die Zahlungsbedingungen komplettiert werden. Fehlende Pflichtangaben markiert Scopevisio gelb.

Ergebnis einer OCR Erkennung (Beispiel)

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Lieferanten zuordnen

Über Regeln oder direkt aus der XML-Datei werden die Lieferantendaten erkannt, über die Verknüpfung mit der USt-ID Erkennung wird der Lieferant (genauer: Kreditor) oft bereits erkannt und zugeordnet. Bei die Kreditorenrolle gewählt. Sie erkennen Lieferanten mit Kreditorenrolle erkennen Sie dies in der drop-down Auswahl an der angezeigten Kreditorenkontonummer.

Handelt es sich um einen neuen Lieferanten, können Sie die Vervollständigung der Creditreform nutzen.
Bei einer manuellen Erfassung im Lieferantenfeld erhalten Sie ab dem 3. Buchstaben Vorschläge aus den gespeicherten Kontakten, ab dem 7. Buchstaben Vorschläge aus dem Crefo-Firmenwissen. Bei E-Rechnungen werden die relevanten Daten des Lieferanten strukturiert mit übergeben.

Beim Speichern des Belegs wird, falls kein bestehender Kontakt zugeordnet wurde, ein neuer Kontakt mit der Rolle Lieferant angelegt. Wir empfehlen, die Stammdaten des Kreditors vor dem Speichern einzupflegen und Lieferanten direkt anzulegen. So können Sie über das + (neues Objekt) in der Menüleiste einen neuen Kreditoren anlegen und diesen dann der Rechnung zuweisen.

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Zahlungsbedingungen

Wird ein Lieferantenkontakt zugeordnet, der bereits eine Kreditorenrolle besitzt, werden die dort hinterlegte Zahlungsart und Zahlungsbedingung vorbelegt. Ändern Sie diese, gilt dies nur für diesen Beleg und ändert nicht die Stammdaten des Kreditors..

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Oft kennt der Besteller (= sachlicher Prüfer) die exakte Zuordnung des Belegs zu einer Kostenstelle oder den Projektbezug besser als der Buchhalter. Deswegen kann diese Angabe bereits im Rechnungseingangsbuch im erfolgen. Sollen Beträge sogar Soll die Zuordnung nicht für den ganzen Beleg gelten, sondern in Teilbeträge aufgeteilt werden. ist dies über die Einzelpositionen (im folgenden) möglich.

Einzelpositionen

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Kommentare

Durch Kommentare können Sie wichtige Informationen mitgeben, insbesondere an die folgenden Prüfer mitgeben. Aber auch falls Sie im Prüfungsfall den Beleg ablehnen und einen oder mehrere Prüfschritte zurückgeben .

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ist der Kommentar hilfreich. Schreiben Sie einfach in den grauen Bereich (Bild s. u.) und klicken auf Hinzufügen.

Dokumente

Haben Sie ergänzende Unterlagen zu den jeweiligen Eingangsrechnungen, legen Sie diese Dokumente mit ab. Selbst nach Abschluss eines Freigabeprozesses und/oder nach erfolgter Buchung können weitere Dokumente hier eingefügt werden.

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Beachten Sie den grünen Haken in der Spalte “Belegdatei”. Dadurch wird das Dokument markiert, das an die Buchung der Finanzbuchhalt gehängt wird. Vor Bearbeitung in der Fibu lässt dies durch markieren und Klick auf Als Belegdatei verwenden ändern.

Ereignisse

Unter dem Punkt „Ereignisse“ finden Sie die Aufzeichnung der einzelnen protokollierten Aktionen zur Bearbeitung der Eingangsrechnung. Somit erhalten Sie ein Protokoll von relevanten Ereignissen (wer hat die Rechnung wann freigegeben und mit welcher zusätzlichen Information versehen).

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Den Freigabeprozess zuweisen

Ist die Rechnung formal geprüft und vorbereitet, wird sie einem Freigabeprozess zugeordnet.

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Starten des Freigabeprozesses

Speichern Sie Ihre bisherigen Eingaben mit einem Klick auf das gelbe Diskettensymbol oben rechts. So gehen Ihnen keine Daten verloren, falls Sie die Belegverifizierung nicht direkt abschließen sollten. Ansonsten löst die Belegverifizierung den Speichervorgang aus.

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Den Freigabeprozess zuweisen

Als zumeist letzten Schritt weisen Sie den Freigabeprozess zu bzw. prüfen und ändern den per Regel oder als Standardprozess eingetragenen Workflow.
Ist alles korrekt, klicken Sie auf Verifiziert. Die Belegverifizierung löst automatisch auch den Speichervorgang aus. Durch den Start des Freigabeprozesses wird der Beleg dem oder den ersten Prüfern zugewiesen, die Arbeit des Erfassers ist getan. Der Prozess selbst sowie auch der Prozessfortschritt wird mit allen vorgenommenen Änderungen und Prüfungsergebnissen nach GoBD dokumentiert.

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Die Verantwortlichkeit geht auf den (ersten) sachlichen Prüfer über.

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