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Handelt es sich überhaupt um eine Rechnung?
Wird das Dateiformat akzeptiert?
Gehört der Beleg in das Rebu der aktiven Gesellschaft oder zu einer anderen Gesellschaft?
Ist der Beleg versehentlich mehrfach importiert worden (Dublette)?
Dann folgt noch die Prüfung auf die Rechnungsbestandteile gem. § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden.
Sollten diese Anforderungen nicht erfüllt sein, sollten Sie den Beleg nicht verifizieren. Die fehlerhafte Rechnung kann vor Verifizierung problemlos entfernt oder - mit einem Kommentar als Begründung versehen, ausgeblendet werden.
Fordern Sie beim Lieferanten, mit Verweis auf den festgestellten Mangel, eine neue Rechnung an.
Prüfung der Belegdaten
Daten, die per OCR aus dem PDF-Dokument ausgelesen worden sind, müssen noch einmal gegengelesen werden, bevor der Freigabeprozess gestartet wird. Bevor Sie den Freigabeprozess starten, sollten Sie die ermittelten Daten quantitativ und qualitativ prüfen. Die Datenfelder werden befüllt aus
einer XML-Struktur
per OCR (Texterkennug)
aus den Stammdaten des Scopevisio-System (insbesondere Kreditorenstamm)
per Regel (Rechnungseingangsbuch und Belegarbeitsliste)
Im Normalfall sollten folgende Felder (falls im Beleg erkennbar) in den Belegdaten vorausgefüllt sein, bleiben aber manuell editierbar:
Das Rechnungsdatum
Die Rechnungsnummer
Der Rechnungsbetrag
Die Steuernummer Die oder die Umsatzsteuer-ID
Die Bankverbindung bestehend aus IBAN und BIC.
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| Hinweis |
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Im Rechnungseingangsbuch können Sie trotz fehlender Pflichtfelder speichern. |
Ergebnis einer OCR Erkennung (Beispiel)
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Lieferanten zuordnen
Über Regeln oder direkt aus der XML-Datei werden die Lieferantendaten erkannt, über die Verknüpfung mit der USt-ID Erkennung wird der Lieferant (genauer: Kreditor) oft bereits erkannt und zugeordnet. Bei die Kreditorenrolle gewählt. Sie erkennen Lieferanten mit Kreditorenrolle erkennen Sie dies in der drop-down Auswahl an der angezeigten Kreditorenkontonummer.
Handelt es sich um einen neuen Lieferanten, können Sie die Vervollständigung der Creditreform nutzen.
Bei einer manuellen Erfassung im Lieferantenfeld erhalten Sie ab dem 3. Buchstaben Vorschläge aus den gespeicherten Kontakten, ab dem 7. Buchstaben Vorschläge aus dem Crefo-Firmenwissen. Bei E-Rechnungen werden die relevanten Daten des Lieferanten strukturiert mit übergeben.
Beim Speichern des Belegs wird, falls kein bestehender Kontakt zugeordnet wurde, ein neuer Kontakt mit der Rolle Lieferant angelegt. Wir empfehlen, die Stammdaten des Kreditors vor dem Speichern einzupflegen und Lieferanten direkt anzulegen. So können Sie über das + (neues Objekt) in der Menüleiste einen neuen Kreditoren anlegen und diesen dann der Rechnung zuweisen.
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Oft kennt der Besteller (= sachlicher Prüfer) die exakte Zuordnung des Belegs zu einer Kostenstelle oder den Projektbezug besser als der Buchhalter. Deswegen kann diese Angabe bereits im Rechnungseingangsbuch im erfolgen. Soll die Zuordnung nicht für den ganzen Beleg gelten, sondern in Teilbeträge aufgeteilt werden. ist dies über die Einzelpositionen (im folgenden) möglich.
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Einzelpositionen
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Kommentare
Durch Kommentare können Sie wichtige Informationen an die folgenden Prüfer mitgeben. Aber auch falls Sie im Prüfungsfall den Beleg ablehnen und einen oder mehrere Prüfschritte zurückgeben ist der Kommentar hilfreich. Schreiben Sie einfach in den grauen Bereich (Bild s. u.) und klicken auf Hinzufügen.
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