Abrechnungseinstellungen bearbeiten

Abrechnungseinstellungen

Kundenprojekt Pflichtangaben

Legen Sie hier fest, ob bei einer der auszuwählenden Belegarten die Zuordnung zu einem Kundenprojekt obligatorisch ist. Die Option "Ja" macht das Feld "Projekt" in der entsprechenden Belegart dann automatisch zu einem Pflichtfeld.

Belegerstellung

1. Hier können Sie bestimmen, welche Art von PDF Sie für Ihre Abrechnungsbelege erzeugen möchten. Mit der Einstellungskombination des Dokument-Typs PDF Archiv und der Einstellung Rechnungsdaten-Comfort bzw. Rechnungsdaten- EN16931 (Comfort) (5) werden Ihre Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Standard (Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland) erstellt.
   Das bedeutet, dass eine Datei im Format PDF/A-3B mit einer XML-Datei im Anhang erzeugt wird, die das standardisierte Auslesen von Daten und deren Weiterverarbeitung in nachgelagerten Prozessen ermöglicht. Außerdem ist das ZUGFeRD-Format besonders fälschungssicher.

2. Dieses Feld lässt beim Verwenden von LibreOffice auch transparente Seiten zu, wenn oben der Typ PDF-Archiv gewählt wurde.

3. Sie haben die Wahl zwischen drei verschiedenen Formaten, um einen Dokumentnamen automatisch generieren zu lassen:

   • Belegart + Belegnummer

   • Kundennummer + Belegart + Belegnummer

   • Belegart + Belegnummer + Kundennummer
     Dabei wird die Kundennummer wie folgt befüllt: Ist der Kunde ein Debitor, wird die Kundennummer aus der Rolle Debitor genommen. Existiert für den Kunden kein eigener Debitor, wird die Kontaktnummer aus der Rolle Allgemein hinterlegt, sofern das Feld gefüllt ist.

4. Hier können Sie wählen, ob die Belegdatei mit oder ohne Verarbeitungsstempel angezeigt werden soll.

5. In Kombination mit (1) steht die Ausgabe verschiedener ZUGFeRD-Formate zur Wahl. 

6. In den Einstellungen zu den Abrechnungsanhängen können Sie bis zu 5 PDF-Dokumente definieren, die Sie wahlweise immer oder selektiv mit Ihren Abrechnungsdokumenten versenden bzw. drucken. 

   • Wenn Sie die Anhänge pro Beleg auswählen, wird Ihnen die Liste der Anhänge jeweils beim Versenden oder Drucken angeboten.

   • In Verbindung mit Als Standard verwenden ist dabei das entsprechende Dokument vorausgewählt, während die mit Optional anbieten markierten Dateien fallweise hinzugenommen werden können.

   • In Kombination mit Standarddokumente immer anhängen gilt bei dieser Option das Dokument als abgewählt. Für den Druck werden die PDFs in einem Vorgang zusammengefasst.

Zahlungsstatus

Über den Optionsbutton legen Sie fest, ob der Zahlungsstatus von Rechnungen über die Finanzbuchhaltung ermittelt werden soll oder ob die Zahlungen manuell eingepflegt werden sollen.

Rechnungen, Aufträge und Angebote

Legen Sie fest, ob Sie für jeden Kunden ein eigenes Personenkonto führen möchten oder ob Sie Eingangszahlungen auf ein CpD (Conto pro Diverse) buchen möchten.

Voreingestellte Preisangaben auf Verkaufsdokumenten

Wählen Sie, ob die Preisangaben auf den Verkaufsdokumenten als Netto- oder Bruttobeträge dargestellt werden sollen.

Mengenberechnungen

Wählen Sie, ob Sie in Auftrag gegebene Mengen oder bereits gelieferte Mengen in die Rechnung übernehmen, die Sie aus einem Auftrag bzw. Lieferschein erstellen.

Wiederkehrende Rechnungen

Um bei wiederkehrenden Rechnungen generell auf Preisänderungen hingewiesen zu werden, aktivieren Sie die Option Position der wiederkehrenden Rechnung nach Produktpreisänderungen aktualisieren. Ändern sich dann Ihre Produktpreise, können Sie für die generierte Rechnung festlegen, ob die alten Preise beibehalten, die neuen für die ganze Rechnung übernommen werden oder die Preisaktualisierung nur für ausgewählte Positionen gelten soll.

Wie Dauerbuchungen können auch wiederkehrende Rechnungen automatisch erzeugt werden. Setzen Sie bei Bedarf einfach das entsprechende Häkchen. Um einen einzelnen Rechnungsvorgang von der Regel abweichend zu behandeln, nutzen Sie die Checkbox Automatische Erstellung im Reiter Wiederholung in der Rechnung selbst.

Belege duplizieren

Entscheiden Sie, ob das Tages- oder das Originaldatum übernommen werden soll. Sie können das Duplikat dann entweder neu benennen oder den originalen Namen mit dem Verweis "Kopie" angezeigt bekommen.

E-Mail Absender

Automatisieren Sie pro Belegart die Angabe eines bestimmten E-Mail Absenders (1).

Legen Sie des Weiteren fest, an wen die Belege sonst noch verschickt werden sollen (2). 

Anschrift

Hinterlegen Sie Belegart-spezifische Adressen, falls Sie hier näher differenzieren möchten. Die entsprechenden Anschriften werden - falls vorhanden - aus der Kontaktakte des Kunden gezogen.

Weitere Einstellungen

• Anzahl Nachkommastellen für Preise und Megen
  Geben Sie an, wieviele Nachkommastellen bei Preis- und Mengenangaben angezeigt werden sollen. Mit den Platzhaltern Menge bzw. Preis wird die gewählte Anzahl auch in den Ausgabebelegen angezeigt.
  Passende Platzhalter für die Abrechnungsbelege sind Menge_2stellig sowie Einzelpreis_2stellig.

• Sortierung der Produktauswahlliste
  Diese Einstellung bezieht auf das Auswahlfeld beim Auswählen der Produkte, nicht auf die Reihenfolge der Positionszeilen.

• Automatische Erstellung von Packzetteln
  Wenn Sie individuelle Beleglayouts verwenden, muss für den Packzettel ein Standardlayout hinterlegt sein. Dieses kann unter OpenScope > Import/Export > Beleglayouts verwalten in das System geladen werden.

• Bei Rechnungskorrektur Werte 1:1 übernehmen
  Wählen Sie zwischen der Übernahme der unveränderten Werte aus der Originalrechnung (1:1) in die Rechnungskorrektur oder der manuellen Eingabe angepasster Werte.

• Bestellnummer verbuchen als
  Es kann die Bestellnummer unter anderem als Externe Belegnummer in die Buchung übernommen werden. Dann entfällt die Rechnungsnummer.

• Buchungsdatum vorbelegen mit
  Das Belegdatum, das Leistungsdatum von (Leistungsbeginn), das Leistungsdatum bis (Leistungsende) oder das Erfassungsdatum des Belegs kann als Buchungsdatum für Ihre Ausgangsrechnungen vorbelegt werden.

• Immer geschäftliche E-Mail-Adresse des Belegkontakts verwenden
  Liegt die Email-Adresse eines Ansprechpartners in der Kontaktakte vor, verwendet Scopevisio bei entsprechender Einstellung diese anstatt einer generischen Rechnungsemail-Adresse.

• Pflichteinstellung bei Dimensionen verwenden
  Ist hier "Ja" gewählt, müssen Dimensionsangaben gemacht werden. Siehe auch Parameter der Kostendimensionen.

• Standard-Bearbeiter (alle Belegarten)
  Haben Sie nur einen Mitarbeiter, der alle Belegarten erstellt, können Sie ihn hier hinterlegen.

• Bearbeiter auf aktuellen Nutzer setzen
  Verschiedene Auswahlmöglichkeiten, den zuständigen Bearbeiter systemseitig setzen zu lassen oder dies jeweils manuell zu tun. "Bei Überführung" meint beim Wechsel der Belegart, wie z.B. vom Angebot zum Auftrag. 

• Festschreibung (Rechnungen/GS)
  Ist die Festschreibung aktiviert, erzeugt der Druck einer Rechnung oder Korrekturrechnung zunächst ein PDF mit Entwurfs-Wasserzeichen. Über den Drucken-Multifunktionsbutton kann der Beleg festgeschrieben werden. Nach der Festschreibung ist der Beleg unveränderlich und wird ohne das Wasserzeichen gedruckt.
  

• Auszufilternde Projekt-Status
  Projekte, mit dem gewählten Status werden Ihnen beim Anlegen des Belegs und Zuweisen des Projekts nicht angeboten.

• Pflichtangabe Leistungsdatum von
  Definiert das Feld als Pflichtfeld.

• Pflichtangabe Leistungsdatum bis
  Definiert das Feld als Pflichtfeld.

• Warnung anzeigen, wenn Leistungsnachweis fehlt
  Sie werden auf einen fehlen Leistungsnachweis hingewiesen, mehr dazu im Kontext der Zeitabrechnung.