Dokumente

Mit Scopevisio Teamwork-DMS verwalten Sie Dateien sowohl auf Ihrem PC als auch mobil vom Smartphone oder Tablet aus. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die Vorteile von Teamwork optimal in Ihr Unternehmen integrieren können. Ihre Vorteile im Überblick: 

• Laden Sie Ihre Dokumente am PC oder mobil von Ihrem Tablet oder Smartphone in die Cloud
• Finden Sie hochgeladene Dokumente über die Volltextsuche
• Intuitive Ordnung mit Ordnern und Benutzergruppen
• Synchronisieren Sie Ihre Dateien aus Windows-Ordnern
• Dokumente und Ordner per Link teilen
• Lizenzfreier Gastzugang
• Abrechunungsbelege, die in Scopevisio erstellt werden, werden automatisch zu Teamwork übertragen
• Eingangsrechnungen, die in Teamwork gespeichert werden, können automatisch in das Scopevisio Rechnungseingangsbuch übertragen werden
• Mit der Teamwork App können Sie alle Funktionen auch unterwegs nutzen

Dokumente einfach hochladen

Wenn Sie Teamwork testen, laden Sie als Erstes einige Dateien von Ihrem Computer zu Teamwork. Klicken Sie im Scopevisio-Menü auf Teamwork und öffnen Sie auf Ihrem Computer einen Ordner mit den entsprechenden Dateien. Jetzt markieren Sie einfach Dateien, ziehen sie mit der Maus auf die Arbeitsfläche von Scopevisio und lassen sie dort los.

Schon werden die Dokumente hochgeladen.

Mit einem Rechtsklick in den Dokumentenbereich können Sie aber auch aus dem Kontextmenü heraus den Menüpunkt "Dokumente hochladen" aufrufen und dann Ihre Auswahl an hochzuladenden Dokumenten im sich öffnenden Pop-up-Fenster treffen.

Dies sind nur zwei Beispiele, wie Sie Dokumente zu Teamwork hochladen können. Es gibt auch die Möglichkeit, Dokumente über einen verknüpften Ordner auf Ihrem Computer mit Teamwork zu synchronisieren. Mehr darüber lesen Sie unter Teamwork-Einstellungen.

Dokumente einfach wiederfinden

Beim Hochladen läuft eine Volltexterkennung ab, die dafür sorgt, dass Sie später Ihre Dateien leicht wiederfinden können. Sie müssen sich lediglich an irgendeinen Inhalt oder Begriff aus dem Dokument erinnern. Das funktioniert nicht nur mit Office-Dateien, sonder auch mit PDFs und sogar mit Fotos!

Im folgenden Beispiel wurde eine jpg-Datei nach Teamwork hochgeladen. Eine Suche nach dem Begriff „Cloud Computing“, eingegeben in die gelbe Suchleiste mit dem Lupensymbol, zeigt, dass der Begriff sogar auf einer grobkörnigen Zeitungsartikel-Kopie erkannt und das Dokument angezeigt wird.

Angenommen, Sie benötigen eine Grafik zum Thema Cloud Computing. Sobald Sie anfangen, den Begriff in die gelbe Suchzeile einzugeben, werden alle passenden Inhalte angezeigt, auch die als JPEG gespeicherte Grafik. Wenn Sie den Mauszeiger der Datei nähern, erscheint unten im Vorschaubild eine schwarze Leiste mit einem Lupensymbol. Fahren Sie über das Symbol, vergrößert sich das Vorschaubild.

Ansicht ändern

Sie können die Bildschirmdarstellung der Dokumente ändern. Unten rechts neben der Stoppuhr befindet sich ein Ansichten-Symbol. Klicken Sie darauf, so haben Sie die Wahl zwischen vier Ansichten: Bilder (die Kachelansicht), Tabelle, Liste oder Galerie.

Tabellenansicht

Die Tabellenansicht zeigt viele Informationen, aber wenig Grafik. Hier können Sie weitere Datenspalten ein- oder ausblenden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift klicken und den Menüpunkt Spaltenauswahl anklicken.

Listenansicht

Die Listenansicht ist ein Kompromiss; sie zeigt eine Miniatur des Dokuments und einige Angaben dazu.

Galerieansicht

Im Gegensatz zur Kachelansicht der Bilder, die ein starres Raster ist, zeigt die Galerie die Dokumente zueinander größenproportional korrekt an. Mit Strg+Mausrädchen scrollen kann die Darstellung auch noch vergrößert oder verkleinert werden. Zudem können Sie aus der Galerie-Ansicht heraus per Strg+A alle  Dokumente auswählen, per Shift+Klick eine Reihe nebeneinanderliegender Dokumente sowie mit Strg+Klick mehrere einzelne Dokumente.

Dokumente bearbeiten und versionieren

Für Dokumente, die mit MS Office erstellt worden sind, gibt es zwei Möglichkeiten der direkten Bearbeitung aus Teamwork heraus:

Die Bearbeitung in MS Office

Sie können ein Dokument, das Sie in MS Office bearbeiten können, direkt aus Teamwork heraus z. B. in MS Word öffnen. Alle Änderungen, die Sie vornehmen, werden nach dem Abspeichern automatisch in Teamwork übertragen.

Hinweis: Mit dem Office Connector haben Sie eine noch bessere Anbindung der MS Office-Programme.

In der Kopfzeile sehen Sie, dass Scopevisio an den Dateinamen eine Zahlenkombination angefügt hat. Diese benötigt das Programm, um sich zu merken, welche Version des Dokuments Sie bearbeiten. Der Dateiname bleibt unverändert.

Das Dokument wird nach dem Abspeichern als neue Version in Scopevisio gespeichert.

Die Vorteile: 

1. Sie haben immer die aktuelle Version des Dokuments. Es kann Ihnen nicht mehr passieren, eine veraltete Version zu bearbeiten.
2. Sie können die Vorgängerversion wiederherstellen, falls das nötig ist.
3. Das Dokument liegt sicher im Cloud-Speicher und kann Ihnen nicht verlorengehen.
4. Wenn Sie das Dokument als PDF in Teamwork ablegen, ist es sogar revisionssicher gespeichert, da PDFs unveränderlich sind. Das ist Ihr Weg zum papierlosen Büro.

Die Bearbeitung in Office 365

Voraussetzungen 

• Sie haben den Funktionsbereich DMS/ECM hinzugebucht. Über den Shop können Sie dies ansonsten schnell und unkompliziert nachholen.
• Sie haben einen bestehenden Mandantenzugang zu Teamwork.
• Sie sind angemeldeter Microsoft Office 365-Nutzer mit einer Business-, Schul- oder Uni-Lizenz.

Möchten Sie - vielleicht sogar zeitgleich mit Kollegen - ein Dokument der Formate .docx, .xlsx oder .pptx im Webbrowser bearbeiten, geht das auch über die Funktion "In Office 365 öffnen". 

Dafür verlassen Sie kurzzeitig den Teamwork-Bereich, denn die Bearbeitung wird live nach Office Online verlegt. Änderungen werden Ihnen sofort angezeigt und gespeichert, ebenso die Namen der mit Ihnen an diesem Dokument schreibenden Personen. 

Um diese Funktion zu nutzen, bedarf es einiger weniger Einstellungen durch den Teamwork-Administrator, die Sie hier im Artikel über den Teamwork Weblogin erklärt finden. Den Teamwork Weblogin selber finden Sie unter https://auth.teamwork.scopevisio.com/weblogin oder aus Scopevisio heraus bei Organisation > Teamwork > Weitere Aktionen: Teamwork Weblogin.

Nach Zuweisung dieser Funktion durch den Teamwork-Administrator kann ein berechtigter Benutzer per Rechtsklick über das Kontextmenü eines entsprechenden Dokumentes der Formate .docx, .xlsx oder .pptx den Menüpunkt "Dokument in Office 365 öffnen" (1) aufrufen und gelangt darüber nach Office Online im Webbrowser.

Ebenso kann der Link auf das Dokument für die Kollaboration in Office 365 mit Klick auf das Icon (2) direkt in die Zwischenablage kopiert und an Kollegen weitergegeben werden, um mit diesen gleichzeitig am selben Dokument zu arbeiten. Dafür muss das Dokument allerdings zuerst explizit in Teamwork für die entsprechenden Kollegen freigegeben sein.

In Office 365 kann der Benutzer nach einmaliger Anmeldung und Verknüpfung mit seinem Microsoft 365-Benutzerkonto das Dokument online bearbeiten und sieht auch, ob andere Benutzer zeitgleich an der Bearbeitung beteiligt sind.

Änderungen sind sofort gespeichert und als neue Version in Teamwork abgelegt.

Wenn Sie viel mit Office 365 online arbeiten, können Sie auch die Funktion des Doppelklicks so belegen, dass Dokumente oben genannten Formates direkt im Webbrowser in Office 365 anstatt lokal geöffnet werden.

Gehen Sie dafür zu Organisation > Administration > DMS Teamwork: Einstellungen bearbeiten > Anwendungsverhalten bei Teamwork: Office 365 lokal oder online öffnen und wählen Sie dort "Dokument in Office365 gemeinsam bearbeiten" aus.

Dokumente in Ordnern organisieren

Wenn Sie wie oben beschrieben den Menüpunkt Teamwork wählen, ändert sich am linken Bildschirmrand die Menüleiste. Sie zeigt jetzt Ordner an.

Diese Ordner sind ein Mittel, um Ihre Dateien nach Oberbegriffen geordnet anzuzeigen und Inhalte gezielt freizugeben. Wenn Sie auf einen Ordner klicken, werden im Arbeitsbereich die darin enthaltenen Dateien angezeigt.

Unterschied zwischen Teamwork-Ordnern und Windows-Ordnern

Auf den ersten Blick ähneln Ordner in Teamwork den aus Windows oder MacOS vertrauten Ordnern oder Verzeichnissen. 

Der Unterschied ist: Eine Datei, die in Teamwork in mehreren Ordnern angezeigt wird, ist nur ein einziges Mal gespeichert. Nur die Verknüpfung auf das Dokument wird in den unterschiedlichen Ordnern angezeigt. Durch einen Klick auf den Link Geschäftsbericht.docx im Ordner Marketing wird dasselbe Dokument geöffnet wie mit einem Klick auf den gleichen Link aus dem Ordner Jahresabschluss.

Somit arbeiten Sie und Ihre Mitarbeiter immer nur an einer "Master"-Version, während die älteren Versionen als Versionshistorie gespeichert bleiben.

In Windows-Ordnern hingegen sind die darin befindlichen Dateien physisch gespeichert. So kann ein Dokument z.B. in einem Windows-System viele Male vorhanden sein, wenn es in mehreren Ordnern liegt - mit allen negativen Folgen für die Zusammenarbeit und die Speicherauslastung.

Ordner erstellen

Einige Ordner sind bereits ab Werk voreingestellt. Weitere können Sie selbst wie folgt erstellen:

Wählen Sie im Menü Teamwork.

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine der grau unterlegten Kategorien klicken, öffnet sich ein Kontextmenü. Wählen Sie Ordner hinzufügen, so wird Ihr neuer Ordner hinzugefügt.

Beim Anlegen eines neuen Ordners können Sie bestimmen, welcher Kategorie er angehören soll. Anschließend wird Ihr Ordner in der gewählten Kategorie links auf dem Bildschirm angezeigt. 

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner, so können Sie einen ihm untergeordneten Unterordner erstellen.

Dokumente einem Ordner hinzufügen

Um Dokumente einem bestimmten Ordner oder Unterordner hinzuzufügen, wählen Sie den entsprechenden Ordner aus (1) und machen dann einen Rechtsklick in die freie Fläche rechts daneben (2). Aus dem Kontextmenü wählen Sie Dokumente hochladen (3) und selektieren die entsprechenden Dateien im Öffnen-Pop-up-Fenster.

Eine zweite Variante ist, dass Sie die gewünschten Dateien einfach aus dem geöffneten Windows-Explorer nach Teamwork ziehen, wie hier zu Beginn des Artikels beschrieben. Wählen Sie dafür zuerst den gewünschten Ordner oder Unterordner aus, in den Sie die Dateien hochladen möchten.

Sie können Ihre Dateien auch zunächst allgemein nach Teamwork hochladen, indem Sie das Ordnersymbol oben links auswählen und hierhin mit einem Rechtsklick auf die freie Fläche uploaden. Diese Ansicht zeigt Ihnen alle Dokumente, auf die Sie Zugriff haben. Anschließend können Sie die Dokumente aus diesem Pool auf die relevanten Ordner verteilen.

Es ist auch möglich, Ordner mit Upload-Ordnern zu verknüpfen, um z. B. Kassenbelege oder Eingangsrechnungen direkt in die jeweiligen Kanäle zu leiten. Diese fortgeschrittene Funktion wird unter Teamwork mit lokalem Ordner verknüpfen - Der Teamwork Uploaderund Belege per Ordner-Synchronisierung hochladen beschrieben.

Dokumente zwischen Ordnern verschieben und kopieren

Um eine Datei bzw. die Verknüpfung auf eine Datei von einem Ordner in einen anderen zu verschieben, markieren Sie sie in Teamwork, ziehen sie mit der Maus auf den gewünschten Ordner und lassen die Maustaste dann los.

Um eine Datei bzw. die Verknüpfung in einen anderen Ordner zu kopieren, sodass sie auch im Ursprungsordner erhalten bleibt, verfahren Sie ebenso, halten aber während des Vorgangs die STRG-Taste gedrückt.

Weitere Dateiaktionen

Ein Rechtsklick auf eine Datei in der Teamwork-Übersicht öffnet ein Kontextmenü mit vielen Optionen, die im Folgenden erläutert werden.

Mit einem * markierte Optionen stehen nur in Verbindung mit dem gebuchten  Funktionsbereich DMS/ECM zur Verfügung.

Dokument öffnen:
Als Alternative zum Doppelklick öffnen Sie so das Dokument.

Dokument öffnen und sperren:*
Gleichzeitiges Sperren beim Öffnen eines Dokumentes verhindert, dass Kollegen unbeabsichtigt und unbemerkt gleichzeitig im selben Dokument arbeiten.

Dokument liegt in Ordner:
Alle Ordner werden angezeigt, in denen sich das Dokument befindet.

Dokument in Office 365 öffnen:*
Eine detaillierte Erklärung der Funktion und des Icons rechts daneben finden Sie hier.

Dokumente freigeben:
Diese Option öffnet ein Formular, in dem Sie bestimmen können, welche anderen Benutzer, Gruppen oder Sammlungen das Dokument verwenden dürfen.

Dokument umbenennen:
Hierüber vergeben sie einen neuen Namen.

Dokumente kommentieren:*
Schreiben oder bearbeiten Sie einen Kommentar zu einem Dokument.

Dokumente verschlagworten:*
Versehen Sie ein Dokument mit Schlagwörtern, um es in eine bestimmte Kategorie einzuordnen.

Dokumente entfernen:
Sie können das Dokument entweder ganz aus Teamwork entfernen, oder aber über den angebotenen Freigabe-Dialog neu zuordnen.

Dokumente hochladen:
Laden Sie Dokumente von anderen Speicherorten nach Teamwork hoch.

Neue Version zum Dokument hochladen: 
Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie eine neue Version eines Dokuments hochladen möchten, die neue Datei jedoch einen anderen Namen trägt, so dass die automatische Abfrage nicht greifen würde.

Dokument duplizieren:
Erstellt Kopien der markierten Dokumente und lädt sie unter dem Namen „Kopie von Dokumentname“ in Teamwork hoch.

Dokument aus Dateimanager einfügen:
Haben Sie bereits ein Dokument in der Zwischenablage gespeichert, fügen Sie es hiermit zu Teamwork hinzu.

Dokument speichern unter:
Mit dieser Option verlassen Sie Teamwork und können Ihr Dokument zusätzlich an einem anderen Speicherort ablegen. Das Original in Teamwork bleibt erhalten.

Als Zip-Archiv speichern / Als PDF speichern:*
Mit diesen Optionen können Sie Dokumente auf Ihrem Computer im genannten Dateiformat speichern.

Dokument in PDF konvertieren:*
Speichern Sie eine Text- oder Tabellenverarbeitungsdatei direkt als PDF-Datei in Teamwork ab.

PDF-Dokumente zusammenführen:* 
Markieren Sie zwei oder mehr PDF-Dateien. Wenn Sie diesen Befehl wählen, können Sie die Dokumente zu einem Einzigen zusammenfassen.

Link auf Dokument erstellen:*
Versenden Sie einen Link, mit dem auch externe Benutzer Zugriff auf das Dokument erhalten. Sie können den Zugriff mit einem Passwort oder einer selbst bestimmten Gültigkeitsdauer begrenzen und direkt aus dem Programm per E-Mail versenden.

Webapp Link kopieren:*
Der bereits bestehende Link auf das Dokument im Webclient von Teamwork wird in die Zwischenablage kopiert und kann dann mit weiteren Benutzern, die sich beim Öffnen der Datei mit ihrem Scopevisio-Login anmelden müssen, geteilt werden. Externen Nutzern ist dieser Zugang nicht möglich.

Webapp Link öffnen:*
Hierüber öffnen Sie das Dokument im Teamwork-Webclient. Dafür müssen Sie sich mit Ihren Scopevisio-Zugangsdaten anmelden, falls Sie nicht schon eingeloggt sind.

Dokumentnamen kopieren:
Der Dokumentname samt Dateiendung wird in die Zwischenablage kopiert.

Dokumentnamen mit Pfad kopieren:
Der Dokumentname und der des Ordners, in dem es sich befindet, werden in die Zwischenablage kopiert und können dann geteilt werden.

Dokument wird zur Bearbeitung gesperrt:*
Gesperrte Dokumente können zwar noch geteilt werden, aber nur zur Ansicht. Sie sind schreibgeschützt.

Dokumente neuem Eigentümer übertragen:
Damit Dokumente beim Ausscheiden des ursprünglichen Eigentümers aus einem Unternehmen nicht "verwaisen", können sie hierüber einem neuen Eigentümer übertragen werden.

Aufgabe zu Dokumenten erstellen: 
Erstellen Sie eine Aufgabe, in der das gewählte Dokument im Geschäftsobjekt Dokumente hinterlegt ist.

Bezüge zum Dokument öffnen:
Wurde ein Dokument über Scopevisio erstellt (bspw. eine Rechnung) und automatisch in Scopevisio hochgeladen bzw. über eine Anwendung in Scopevisio hochgeladen (bspw. ein Dokument, dass an einem Kontakt gespeichert wurde) ist diese Datei mit dem entsprechenden Bezugsobjekt verknüpft.Aus Teamwork heraus können Sie das Bezugsobjekt mit diesem Befehl geöffnet.

Bezüge zu Dokumenten erstellen:
Legen Sie einen Kontakt, eine Aufgabe oder ein Projekt als Bezugsobjekt für die Datei fest.

Informationen zum Dokument anzeigen: 
Hier können Sie alle Informationen zu einem Dokument anzeigen, Kommentare verfassen, Seiten entnehmen oder frühere Versionen wiederherstellen. 

Basis- (links) und mit Funktionen des DMS/ECM erweitertes Kontextmenü (rechts)

Teamwork App herunterladen

Mit der kostenlosen Teamwork App für iOSoder Android Smartphones oder Tablets können Sie Teamwork von überall her nutzen.

Mit Klick auf die Links öffnet sich der entsprechende Store in Ihrem Browser. 

Alternativ können Sie auch die angezeigten QR Codes scannen, um die App aus dem App-Store herunterzuladen.