Kostenrechnung

Für Auswertungen ist es nützlich, eigene Kostendimensionen für Projektarten, Kundengruppen usw. anzulegen. Sie können bis zu zehn Dimensionen anlegen.

Kostendimensionen und -berichte

Wählen Sie Finanzen > Controlling > Kostenrechnung.

In der Übersicht Kostenrechnung bekommen Sie die eingerichteten Dimensionen angezeigt und können diese bearbeiten. Über die Dimensionen können Sie den Buchungen zusätzliche Merkmale aus dem Bereich der Kostenrechnung zuordnen und über die Gruppierung nach diesen Dimensionen Kennzahlen ermitteln.

Standarddimensionen

Standardmäßig sind die folgenden Dimensionen eingerichtet:

• Kostenstellen
• Kostenträger
• Projekte
• Kostenarten

Eigene Dimensionen erstellen

Richten Sie je nach Anforderung neue Dimensionen ein. 

Beim Einrichten können Sie festlegen, wie die Dimensionen behandelt werden sollen.

Das Einrichten der Dimension beinhaltet immer die folgenden Schritte:

1. Einrichten der Dimension (bzw. Duplizieren)
2. Erstellen einer Struktur (ggf. Import)
3. Definieren der Dimensionskonten (ggf. Import)
4. Zuordnen der Dimensionskonten zur Struktur

Einschränkung: Sie können maximal zehn Dimensionen einrichten. Wenn die zehnte Dimension eingerichtet ist, wird der Punkt Neue Dimension hinzufügen nicht mehr dargestellt.

Dimension einrichten

Vorbemerkung für Altkunden: In der Business Line existieren vier Dimensionen, die bereits zugewiesen sind. Hier können Sie keine eigenen Dimensionen einrichten.

Neben den vier vorbelegten können Sie sechs weitere Dimensionen selbst definieren, sodass insgesamt zehn Dimensionen zur Verfügung stehen.

Mit den folgenden Schritten richten Sie eine Dimension ein und legen fest, wie diese in der Buchungsmaske behandelt wird.
Wählen Sie Finanzen > Controlling > Kostenrechnung und klicken Sie auf den Button Neue Dimension hinzufügen.

1. Tragen Sie eine eindeutige Bezeichnung für die Dimension ein.
2. Geben Sie optional eine Beschreibung für die Dimension ein. Diese wird in der Übersicht angezeigt.
3. Wählen Sie gegebenenfalls ein anderes Symbol für die Dimension aus, indem Sie auf das Icon klicken und aus der angezeigten Liste ein anderes Icon für Ihren Bericht auswählen.
4. Wählen Sie,
   ob die Dimension eine Pflichteingabe bei Buchung ist.
   ob die Dimension auf Erfolgskonten beschränkt werden soll.
   ob Sie beim Datenimport oder Webservice unbekannte Dimensionskonten automatisch anlegen wollen.
   Wichtig: Wenn die Checkbox deaktiviert ist, werden unbekannte Dimensionskonten nicht importiert. Buchungen, die unbekannte Dimensionskonten enthalten, werden mit einer Fehlermeldung abgewiesen.
5. Prüfen Sie die Einstellungen bzgl. der Dimensionskontenzuweisung für Skontobuchungen.  
6. Speichern Sie Ihre Eingaben. Dadurch wird die Dimension angelegt und bekommt eine Dimensionsnummer zugewiesen.

Bei der Einstellung „Dimensionskonten gemäß Skontostammdaten“ wird 1. das vorbelegte Dimensionskonto verwendet, ersatzweise 2. ein eindeutiges zulässiges Dimensionskonto.

Dimension duplizieren

Verwenden Sie eine bereits eingerichtete Dimension als Vorlage für eine neue Dimension.
Wählen Sie Finanzen > Controlling > Kostenrechnung.

Fahren Sie mit der Maus über die zu duplizierende Dimension und klicken Sie auf den blauen Doppelpfeil, um das Funktionsmenü der Dimension aufzurufen. Dort wählen Sie Dimension Duplizieren.

1. Ändern Sie die Bezeichnung für die Dimension ab. Standardmäßig ist der Text "Kopie von..." eingetragen.
2. Geben Sie optional eine Beschreibung für die Dimension ein. Diese wird in der Übersicht angezeigt.
3. Wählen Sie gegebenenfalls ein anderes Symbol für die Dimension aus, indem sie auf das Symbol klicken.
4. Bestimmen Sie den Umfang der zu duplizierenden Daten.

Klicken Sie unten rechts auf Duplizieren. Die neue Dimension wird in der Übersicht angezeigt.

Dimension entfernen

Löschen Sie die Dimension inklusive der zugehörigen Dimensionskonten. Wenn Sie eine Dimension löschen, werden auch die geplanten Berichte für die Dimension gelöscht.

Dazu rufen Sie wie im vorigen Schritt das Funktionsmenü der Dimension auf und wählen Dimension entfernen. Bestätigen Sie Ihren Befehl.

Parameter einstellen

Fahren Sie mit der Maus über die Dimension und klicken Sie auf den blauen Doppelpfeil, um das Funktionsmenü der Dimension aufzurufen. Dort wählen Sie Parameter einstellen.

Es öffnet sich ein neues Fenster, in der die Bezeichnung und die Beschreibung der Dimension geändert werden kann. 

Außerdem wird Ihnen die vom System vorgegebene Dimensionsnummer angezeigt, die Sie z. B. zur Erstellung neuer Regeln benötigen. Zusätzlich können Sie hier spezifische Einstellungen für die jeweilige Dimension vornehmen.

Dimensionskonten

In den Dimensionskonten bilden Sie die einzelnen Elemente einer Dimension ab. In der Buchungsmaske wählen Sie die Dimensionskonten über die Auswahlhilfe aus, wenn Sie zusätzlich auf eine Dimension buchen.

Für jede Dimension können Sie beliebig viele Dimensionskonten anlegen.

Dazu rufen Sie wie im vorigen Schritt das Funktionsmenü der Dimension auf und wählen Dimensionskonten bearbeiten oder klicken direkt auf Konten. Dann klicken Sie auf Hinzufügen.

Tragen Sie Nummer und Name des Dimensionskontos ein und speichern Sie Ihre Eingaben.

Dimensionskonten importieren

Dimensionskonten können Sie auch per csv-Import anlegen.
Wählen Sie Finanzen > Controlling > Kostenrechnung.

Bereiten Sie zunächst die csv-Datei vor, indem Sie die Daten wie folgt anordnen und formatieren:

Spalte 1, (Dimensionskonto) Nummer, nur Ziffern (keine Doubletten zu bestehenden Konten)

Spalte 2, Name, alphanumerisch

Spalte 3, Buchungssperre, true/false

Spalte 4, Beginn der Sperre, TT.MM.JJJJ

Spalte 5, Vorsystem-ID, alphanumerisch

Fahren Sie dann mit der Maus über die Dimension und klicken Sie auf den blauen Doppelpfeil, um das Funktionsmenü der Dimension aufzurufen. Dort wählen Sie Dimensionskonten bearbeiten.

Öffnen Sie das Tabellenmenü über das kleine Druckersymbol links im Tabellenkopf und wählen Sie darin den Punkt Importieren CSV. Anschließend wählen Sie im Dateibrowser die zu importierende Datei und bestätigen dies mit Öffnen.

Einschränkung: Bestehende Dimensionskonten werden nicht überschrieben. Maßgebend hierfür ist die Nummer des Dimensionskontos.

Dimensionskonten sperren

Wählen Sie Finanzen > Controlling > Kostenrechnung und rufen die Kontenübersicht einer Dimension auf.

Um Fehleingaben zu vermeiden, können Sie ein Dimensionskonto sperren.

1. Klicken Sie in die Spalte Buchungssperre der entsprechen Zeile und ein rotes Icon erscheint. Ein gesperrtes Dimensionskonto ist für alle Zeitpunkte nicht mehr bebuchbar und wird in Auswahllisten ausgeblendet.
2. Um ein Dimensionskonto erst ab einem bestimmten Datum (z. B. in der Zukunft) zu sperren, können Sie zusätzlich einen Stichtag im Feld Beginn der Sperre erfassen. Ab diesem gilt die Sperre. Eine Buchung ab diesem Buchungsdatum wird verhindert, in Auswahllisten ist das Dimensionskonto ausgeblendet, wenn ein konkreter Datumsbezug vorliegt.

Beim Sperren eines Dimensionskontos werden Sie informiert, ob dieses Konto noch in Anlagegütern, Sachkontenvorbelegungen oder im Regelwerk Verwendung findet.

Umlageschlüssel

Definieren Sie Umlageschlüssel für die automatische Verteilung von Beträgen auf Dimensionskonten.

Bevor Sie einen Umlageschlüssel einrichten können, muss die Umlagerechnung aktiviert werden. Wählen Sie dazu Systemmenü > Buchhaltung verwalten > Gesellschaft und setzen Sie das Häkchen, um die Umlagerechnung zu aktivieren.

Um einen Umlageschlüssel einzurichten, legen Sie zunächst ein hierfür vorgesehenes Dimensionskonto an. Für dieses Konto definieren Sie über den Punkt Umlageschlüssel bearbeiten im Kontextmenü des Berichts die Verteilung auf die anderen Dimensionskonten (1).
Die Button Gleichmäßig verteilen und Rest verteilen (2) unterstützen Sie dabei.

Wenn Sie beim Buchen das neu eingerichtete Umlagekonto auswählen, erfolgt automatisch die betragsmäßige Verteilung auf die Zielkonten durch einen Buchungssplitt im genannten Verhältnis.

Dimensionsgliederung

Wählen Sie Finanzen > Controlling > Kostenrechnung.

Fahren Sie mit der Maus über die und klicken Sie auf den blauen Doppelpfeil, um das Funktionsmenü der Dimension aufzurufen. Dort wählen Sie Gliederung bearbeiten.

Der Bericht einer Dimension besteht aus der Struktur und den Dimensionskonten, die der Struktur zugeordnet werden. Struktur und Zuweisung werden in unterschiedlichen Formularen erstellt.

Gliederung

Die Gliederung stellt die Struktur des Berichts dar. Über die Buttons Hinzufügen und Entfernen fügen Sie der Struktur Zeilen hinzu oder entfernen Zeilen und über die Pfeiltasten passen Sie die hierarchische Anordnung der Elemente (Reihenfolge und Einrückung) an.

Gliederung einer Dimension / eines Berichts in XML

Wenn Sie eine Berichtsstruktur bzw. eine Dimensionsstruktur im XML-Format importieren wollen, haben Sie neben dem Re-Import auch die Möglichkeit, eine Struktur direkt in XML zu erstellen.

Anmerkung: Zum Verständnis der folgenden Abschnitte werden Grundkenntnisse in XML, insbesondere zu Elementen und Attributen vorausgesetzt.

Die XML Datei

Die zu importierende Struktur besteht in XML aus den Elementen <reportStructure> und <node>.

Das Element <reportStructure> fungiert als Wurzelelement und enthält zusätzlich ein Attribut zur Versionsangabe.

Die eigentliche Struktur wird über das Element <node> ausgezeichnet. Das Element enthält zusätzlich die Attribute id und label. Das id Attribut dient zur eindeutigen Identifizierung des Elements. Das label-Attribut enthält die Beschriftung des Gliederungspunkts der Struktur.

Beispiel

Das folgende Beispiel zeigt zunächst die Struktur und dann ihre Auszeichnung in XML.

Struktur:

1
   1.1
   1.2
      1.2.1
      1.2.2
   1.3
2
3
   3.1
   3.2

Auszeichnung:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<reportStructure version="1.0">
    <node id="" label="">
        <node id="1" label="1">
            <node id="2" label="1.1"/>
            <node id="3" label="1.2">
                <node id="4" label="1.2.1"/>
                <node id="5" label="1.2.2"/>
            </node>
            <node id="6" label="1.3"/>
        </node>
        <node id="7" label="2"/>
        <node id="8" label="3">
            <node id="9" label="3.1"/>
            <node id="10" label="3.2"/>
        </node>
    </node>
</reportStructure>

Gliederung einer Dimension im XML Format importieren

Importieren Sie bequem eine Gliederung im XML Format.

Der Import in XML ist vorrangig als Re-Import zuvor exportierter Dimensionsstrukturen gestaltet. Hinweise zur Struktur der XML Datei finden Sie im folgenden Abschnitt.

Hierzu öffnen Sie wie im vorigen Schritt das Funktionsmenü der Dimension und wählen Gliederung bearbeiten.

1. Über den Abwärtspfeil links im Tabellenkopf öffnen Sie das Exportmenü der Tabelle.
2. Wählen Sie XML Datei importieren.
3. Wählen Sie auf Ihrem lokalen Datenträger die Datei aus, die Sie importieren wollen.

Die Struktur wird eingelesen und angezeigt. Ordnen Sie der Struktur Konten zu.

Speichern Sie die neue Struktur.

Gliederung der Dimension exportieren

Exportieren Sie bequem die Gliederung der Dimension in verschiedene Formate.

Hierzu öffnen Sie wie im vorigen Schritt das Funktionsmenü der Dimension und wählen Gliederung bearbeiten.

1. Über den Abwärtspfeil links im Tabellenkopf öffnen Sie das Exportmenü der Tabelle.
2. Wählen Sie das Exportformat aus.
3. Wenn Sie das Format PDF wählen, können Sie noch das Layout bestimmen. Die Struktur wird in der für das Format eingerichteten Applikation geöffnet.
4. Im Falle eines XML Exports werden Sie nach dem Speicherort gefragt.

Kontenzuweisung

Wenn Sie nicht alle Konten zu Ihren Berichten zugewiesen haben, wird dies in der Übersicht durch ein rotes Ausrufezeichen und die Zahl der nicht-zugewiesenen Konten verdeutlicht.

Die Konten können Sie per Drag&Drop der Struktur zuweisen.
Wählen Sie Finanzen > Controlling > Kostenrechnung.

Fahren Sie mit der Maus über die zu bearbeitende Dimension und klicken Sie auf den blauen Doppelpfeil, um das Funktionsmenü der Dimension aufzurufen. Dort wählen Sie den Punkt Konten zuweisen.

Im Formular Zuweisung bearbeiten sehen Sie auf der einen Seite die Gliederung Ihres Berichts und auf der anderen Seite die Konten, die Sie zuordnen können.

Über +/- Zeichen können Sie im Strukturbaum auf der linken Seite Äste öffnen oder schließen.

Ordnen Sie die Konten per Drag&Drop zu.

Anmerkung: Das zuletzt zugeordnete Konto bleibt orange markiert, bis Sie das nächste Konto zuordnen.

Einstellungen für die Kontenzuweisung

Zwei Faktoren haben Auswirkungen auf die Auswahl der Konten, die Sie dem Bericht zuordnen können.

• Die Einstellung bei der Anlage eines Berichtes in der Gruppe Kontenauswahl.
• Die im Kontenplan zugeordnete Kontoart.

Export/Import von Dimensionen

Wenn Sie Dimensionen exportieren bzw. importieren, werden die angelegten Dimensionen mit ihrer Bezeichnung exportiert/importiert. Nicht angelegte Dimensionen haben das Kennzeichen Dimension unter Angabe der fortlaufenden Nummer bis 10.

Dimensionsjournal

Lassen Sie sich alle Buchungen auf einer Dimension im Dimensionsjournal anzeigen.
Wählen Sie Finanzen > Controlling > Kostenrechnung.

Fahren Sie mit der Maus über die Dimension und klicken Sie auf den blauen Doppelpfeil, um das Funktionsmenü der Dimension aufzurufen. Dort wählen Sie Dimensionsjournal anzeigen.

Darstellung

1. Das Dimensionsjournal enthält eine tabellarische Auflistung der Buchungen für den eingestellten Zeitraum.
2. Zusätzlich werden die Buchungen im Graphen dargestellt.
3. Es werden sowohl die Gesamtbuchungen als auch die Buchungen auf der Dimension angezeigt.

Über das Dimensionsjournal können Sie die Dimensionskonten einer oder mehrerer Buchungen ändern.

Hierzu öffnen Sie, wie im vorigen Abschnitt beschrieben, das Dimensionsjournal und passen die Darstellung des Journals (Zeitraum usw.) an. Klicken Sie auf Anzeigen.

Erweitern Sie unten im Formular den Bereich Änderung von Dimensionskonten. und geben Sie an, ob die Änderung für alle gefilterten Elemente oder nur für das ausgewählte Element gelten soll (die untenstehende Tabelle verdeutlicht Ihre Wahlmöglichkeiten).

Tragen Sie im Feld Neues Dimensionskonto ein bzw. wählen Sie aus dem Auwahlfeld aus, welchem Dimensionskonto die Buchungen zugeordnet werden sollen.

Klicken Sie auf Ändern.

Dimensionsbericht

In der Berichtsansicht bekommen Sie Ihre ausgewählte Dimension als Bericht angezeigt. Sie haben die Möglichkeit den Bericht für verschiedene Perioden oder Zeitpunkte anzuzeigen um im Sinne einer einfachen Distanzrechnung die Ergebnisse anzuzeigen.
Wählen Sie Finanzen > Controlling > Kostenrechnung.

Fahren Sie mit der Maus über die Dimension und klicken Sie auf den blauen Doppelpfeil, um das Funktionsmenü der Dimension aufzurufen. Dort wählen Sie den obersten Punkt Öffnen.

Vergleich verschiedener Zeiträume/Zeitpunkte

Wählen Sie aus, für wie viele Perioden Sie die Zahlen des Berichts vergleichen wollen. Sie können auch den Bericht für verschiedene Zeitpunkte miteinander vergleichen.

Über die rechte Maustaste blenden Sie zusätzliche Tabellenspalten ein, in denen die prozentualen Veränderungen bzw. die Veränderung als Differenz angegeben werden.

Über die Links in der Summenspalte kommen Sie auf die Summen- und Saldenliste.

Export

Über die Tabellenfunktion können Sie den Bericht problemlos in verschiedene Formate exportieren. Beim PDF Export können Sie zwischen zwei Layouts wählen.

Berichtsplanung

Über die Tabellenfunktion können Sie außerdem das regelmäßige Erstellen des Berichts planen. Der Bericht wird dann in Ihrer Berichtsmappe abgelegt.