In Teamwork können Sie Dokumente oder Ordner für Gruppen, Benutzer oder andere Ordner freigeben. Außerdem können Sie Dokumente per Links mit verschiedenen Berechtigungen versenden.
Freigabe von Dokumenten
Wählen Sie Teamwork und wählen Sie freizugebende Dokumente durch Klick oder (mehrere Dokumente) durch Strg+Klick aus.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierten Dokumente, um Freigaben für diese einrichten.
Freigaben einrichten
Sie können Dokumente an andere Benutzer, Ordner oder Benutzergruppen freigeben.
Das Fenster Freigaben und Ordner zeigt an,
- wie viele Dokumente freigegeben werden,
- mit welcher Gruppe das Dokument geteilt wurde,
- in welchem Ordner/welchen Ordnern das Dokument liegt und
- wem es bereits freigegeben wurde (auch indirekte Freigaben werden angezeigt)
- Klicken Sie auf das Plus-Icon, um es für andere Personen, Gruppen oder Ordner freizugeben.
- Anschließend klicken Sie auf OK.
Teamwork Dokumentenübersicht
In der tabellarischen Übersicht der Dokumente zeigt die Spalte Ordnerfreigaben (1) die Anzahl der Freigaben des jeweiligen Dokumentes in Ordnern an. Im Tooltip (2) werden die Ordner explizit aufgeführt.
Freigabe direkt beim Hochladen in Dokumente
Wenn Sie Dokumente im Geschäftsobjekt Dokumente eines Kontaktes, einer Aufgabe, eines Projektes usw. über den Upload-Button in Teamwork hochladen, öffnet sich der Bildschirm Freigaben und Ordner automatisch. So können Sie direkt beim Hochladen Freigaben erteilen.
Ordner zum Geschäftsobjekt Dokumente zuordnen
Sie haben die Möglichkeit, einen Ordner direkt einer Aufgabe, einem Projekt oder einer Kontaktrolle zuzuordnen. Wählen Sie dazu im Geschäftsobjekt Dokumente einen Ordner aus Teamwork. Unterordner stehen hierfür nicht zur Verfügung.
Wenn Dokumente über das Geschäftsobjekt Dokumente in das betreffende Objekt hochgeladen werden, sind sie direkt mit dem ausgewählten Ordner verknüpft und erben dessen Freigaben. Ändert man den Ordner, kann entschieden werden, ob alle bereits freigegebenen Dokumente in den neuen Ordner mitgenommen werden sollen.
Wird der Ordner entfernt, können die Dokumente ebenfalls daraus entfernt oder einem anderen Ordner zugewiesen werden.
Freigaben für Gruppen
Fassen Sie Benutzer zu Gruppen zusammen, um gezielt Dokumente freizugeben. Lesen Sie hier, wie Sie eine Gruppe erstellen.
Geben Sie ein Dokument für eine Gruppe frei, indem Sie im Pop-up-Fenster zunächst die Gruppe auswählen (1), auf das Plus-Icon (2) und dann auf "Ok" (3) klicken.
Freigaben für Ordner
In Ordnern und Unterordnern werden Dateien und Dokumente zusammengefasst, z. B. Angebote, Berichte, Belege oder Verträge. Auf diese Weise können Sie Ihre elektronische Ablage strukturieren und selektiv Freigaben für bestimmte Inhalte erteilen. Wie Sie Ordner einrichten und befüllen, erfahren Sie hier.
Geben Sie ein Dokument für einen Ordner frei, indem Sie im Pop-up-Fenster zunächst den Ordner auswählen (1), auf das Plus-Icon (2) und dann auf "Ok" (3) klicken.
Ordner bearbeiten
Wenn Sie einen Ordner anlegen, können Sie entscheiden, welcher Art er sein soll. Sie haben die Wahl zwischen:
Persönliche Ordner anlegen
Diese Art von Ordnern und die darin enthaltenen Dokumente werden nur Ihnen angezeigt.
Öffentliche Ordner anlegen
Sobald Sie die Kategorie "Öffentlich" wählen, wird der Ordner für Alle freigegeben.
Team-Ordner anlegen
Wählen Sie die Kategorie "Team", so geben Sie auch mit, mit welchem Benutzer/welchen anderen Benutzern oder Gruppen ein Ordner geteilt wird. Ein zuvor persönlicher Ordner wandert somit durch die Freigabe an andere von der Kategorie "Persönlich" nach "Team". Werden diese Freigaben entzogen, wandert ein Ordner wieder zurück nach "Persönlich".
Abonnements-Ordner anlegen
Abonnements-Ordner stehen allen zur Ansicht zur Verfügung, werden aber nicht wie öffentliche Ordner automatisch angezeigt. Entscheiden Sie selbst, wie viel Sie zu sehen bekommen möchten und sorgen Sie so für individualisierbare Übersichtlichkeit. Selber können Sie ebenfalls Ordner dieser Kategorie anlegen.
Abonnements-Ordner einblenden
Klicken Sie auf den Link Abonnements.
Angezeigt werden Ordner vom Typ "Öffentlich", die nicht automatisch, sondern nur bei aktiver Auswahl angezeigt werden. Zur besseren Differenzierung sind sie mit einem kleinen Weltkugel-Icon gekennzeichnet. Über das kleine Plus-Icon fügen Sie anzuzeigende Abonnements-Ordner hinzu und bestätigen Ihre Auswahl mit "Ok".
Die so ausgewählten Ordner erscheinen unterhalb der Kategorie "Abonnements".
Benötigen Sie den Zugriff auf einen abonnierten Ordner nicht mehr, verlassen Sie ihn mit einem Klick auf das Kontextmenü. So halten Sie die Anzahl angezeigter Ordner übersichtlich.
Dokumente sperren
Wenn Sie Eigentümer eines Dokuments sind, d. h. es angelegt oder zuerst hochgeladen haben, können Sie das Dokument sperren. Es kann dann von anderen Benutzern nur schreibgeschützt geöffnet oder geteilt werden. Niemand außer Ihnen kann das Dokument ändern oder versionieren.
Gehen Sie dafür über das Kontextmenü zu "Informationen zum Dokument anzeigen". Ein Klick auf den Link Dokument sperren schützt dieses vor Bearbeitung durch Andere. An derselben Stelle finden Sie auch den Befehl, ein gesperrtes Dokument wieder zu entsperren.
Als Benutzer mit einer Lizenz des Funktionsbereiches DMS/ECM finden Sie die Option Dokument wird zur Bearbeitung gesperrt klickbereit im Kontextmenü vor.
Wenn Sie mit der Maus über ein Dokument in der Teamwork-Ansicht fahren, zeigt die schwarze Statusleiste an, ob dieses gesperrt ist (Vorhängeschloss-Symbol) oder nicht.
Links zur Freigabe/zum Teilen von Dokumenten
Für diese Funktion benötigen Sie die Lizenz DMS/ECM.
Externe Links
Wenn Sie ein Dokument mit jemandem teilen möchten, der kein Teamwork-Benutzer ist, oder es zB in einem sozialen Netzwerk posten möchten, können Sie einen externen Link auf dieses Dokument erstellen.
Wenn Sie statt eines Ordners oder eines Dokuments einen Link versenden, haben Sie mehrere Vorteile:
- Sie können die Datei mit Personen teilen, die keine Teamwork-Benutzer sind.
- Das Dokument liegt weiterhin sicher in Ihrem Cloudspeicher.
- Das Dokument wird nicht dupliziert.
- Das Risiko, dass ein Unbefugter auf die Daten zugreift oder Daten verlorengehen, wird minimiert, da Sie dem Link ein Verfallsdatum, eine Passwortanforderung und ein Download-Verbot mitgeben können.
- Bearbeiter, z. B. Projektteams, können von unterschiedlichen Standorten darauf zugreifen.
Klicken Sie in Teamwork mit der rechten Maustaste auf ein Dokument und wählen Sie aus dem Kontextmenü Link auf Dokument erstellen.
- Legen Sie fest, welchen Zugriff die Empfänger haben sollen.
- Anschließend klicken Sie auf Links erstellen.
- Sobald der Link erstellt ist, können Sie ihn kopieren, um ihn zu posten.
- Oder Sie versenden ihn direkt aus der Scopevisio-Anwendung heraus per E-Mail.
Auch für mehrere Dokumente zugleich können Sie externe Links erstellen. Markieren Sie sie in der Dokumentübersicht mit Strg+Klick und verfahren Sie dann wie oben beschrieben.
Mit Klick auf "Links erstellen" generieren Sie für alle ausgewählten Dokumente gleichzeitig externe Links.
Webapp Link öffnen
Eine andere Art für Teamwork-Benutzer, Dokumente zu öffnen, bietet der Aufruf "Webapp Link öffnen" (1). Sie werden zum Teamwork-Webclient weitergeleitet, wo Sie das gewünschte Dokument angezeigt bekommen. Hierbei greift Teamwork auf den intern bereits bestehenden Link zurück und erzeugt keinen neuen, wie es beim Erstellen eines externen Links der Fall ist.
Um Dokumente mit anderen Teamwork-Benutzern zu teilen, klicken Sie im Kontextmenü auf das kleine Symbol rechts neben dem Aufruf "Webapp Link öffnen"(2). Sie kopieren so den Webapp Link in die Zwischenablage und können ihn intern weitergeben. Ein anderer in Teamwork angemeldeter Benutzer ruft das Dokument so direkt über den Teamwork Webclient auf, ohne dass ein neuer Link darauf generiert wird wie bei der Logik des externen Links, und ohne, dass er eine eigene Scopevisio-Lizenz benötigt.
Kategorien und Ordner-Typen auf einen Blick
- Die verschiedenen Kategorien können durch Klick auf eines der Ordner-Symbole gefiltert angezeigt werden.
- Die verschiedenen Kategorien werden durch ausführliche Mouse-over-Texte beschrieben, sobald Sie mit der Maus über die jeweilige Kategorie fahren. Ordner können bei Bearbeitung ihrer Freigabe-Einstellung die Kategorie wechseln.
- Blaue Ordner liegen in der obersten Ordner-Ebene.
- Graue Ordner mit einem Stift-Symbol sind auditierte Ordner (nur bei entsprechender Buchung der Lizenz ECM/DMS).
- Blaue Ordner mit einem Weltkugel-Symbol sind abonnierte Ordner.
- Graue Ordner zeigen Unterordner aller Ebenen an.
Schnellzugriff auf häufiger benötigte Ordner: Meine Ordner
Eine Möglichkeit, häufiger benötigte Ordner in einer reduzierten Ansicht angezeigt zu bekommen, bietet sich Ihnen über das kleine Ablage-Symbol. In der Ansicht "Alle Ordner" werden Ihnen alle Ordner angezeigt.
Klicken Sie darauf, erscheint ein kleines "X" in der rechten unteren Ecke, und die Ansicht wird auf die von Ihnen favorisierten Ordner reduziert. Diese bezeichnet Scopevisio als "Meine Ordner".
Um in diese favorisierte Ansicht aufgenommen zu werden, wählen Sie den gewünschten Ordner aus und klicken im Kontextmenü auf "In meine Ordner aufnehmen":
Ebenso können Sie einen nicht mehr favorisierten Ordner wieder aus "Meine Ordner" entfernen.
Noch schneller können Sie sich Ihre favorisierten Ordner zusammenstellen, indem Sie im Kontextmenü auf "Meine Ordner zusammenstellen" klicken und Ihre Wahl im Pop-up-Fenster treffen.
Alle hier selektierten Ordner werden in der reduzierten "Meine Ordner"-Ansicht angezeigt.
