Offene Posten ausgleichen mit Scopevisio.
Was ist Ausziffern?
„Ausziffern“ bedeutet, offene Posten gegeneinander auszugleichen. Dabei werden zusammengehörige Zahlung und Rechnung einander zugeordnet, um zu sehen, was bereits bezahlt ist und was nicht. Manchmal ergibt sich eine 1:1-Zuordnung, manchmal werden aber auch mehrere Rechnungen einem Zahlungseingang oder mehrere Eingänge einer Rechnung zugeordnet.
In diesem Fall kann es auch zu einer „Teilauszifferung“ kommen, wenn Sie z. B. mehrere Zahlungseingänge einer Rechnung bereits zugeordnet haben, aber ein Restbetrag noch offen steht.
Da das Ausziffern von Debitoren und Kreditoren völlig analog abläuft, zeigen wir es im Folgenden am Beispiel der Debitoren.
Ausziffern in der Offene-Posten-Liste
Scopen Sie Funktionen / Offene Posten (Menü: Finanzen > Forderungen > Offene Posten Debitoren oder Offene Posten Kreditoren).
Sie sehen nun die Offene-Posten-Liste der Debitoren mit Daten aus der Demo-AG T&S Service AG.
- Die Ansicht lässt sich auf einen Debitor beschränken.
- Es können bis zu 250 Zeilen pro Seite angezeigt werden, in der Einzelansicht eines Personenkontos (siehe 1.) bis zu 2.000 Zeilen.
- Bereits ausgezifferte Posten können ein- oder ausgeblendet werden.
- Summe der markierten Posten (oder Gesamtbetrag, falls nichts markiert wurde).
- Für den oder die markierten Posten stehen die Aktionsbuttons zur Verfügung.
Icons in der OPOS-Liste
Auszifferungshistorie anzeigen
Wenn Sie die Maus über das Status-Icon ziehen, werden Details zu dem Posten und evtl. bereits vorgenommene Auszifferungen eingeblendet. Die Informationen ähneln somit der Anzeige nach dem Button „Details“.
Auszifferungsdetails
Klicken Sie auf das Auszifferungssymbol oder auf den Button Details, um die Informationen zur Auszifferung in einem eigenen Formular zu sehen.
Direkt ausziffern - vollständig oder teilweise
Nutzen Sie die Funktion Direkt ausziffern, wenn sich eine Rechnung und eine Zahlung ausgleichen. Markieren Sie die Zeilen in der Offene-Posten-Liste mit STRG+Klick mit der linken Maustaste und klicken Sie unten auf der Seite auf den Button Direkt ausziffern.
- Zwei oder mehr Posten mit STRG+Klick markieren
- Saldo überprüfen
- Direkt ausziffern.
Sobald Sie den Button Direkt ausziffern geklickt haben, ändern sich die Restbeträge der Posten, die Posten mit Restbetrag null werden aus der Offene-Posten-Liste ausgeblendet.
Ebenso einfach funktioniert die Teilauszifferung mit dieser Methode: Sie markieren die zusammengehörigen Posten und am Ende verbleibt in der Offene-Posten-Liste der größere Posten mit einem Restbetrag, optisch durch das Symbol „teilausgeziffert“ kenntlich gemacht.
Seitenübergreifend ausziffern
Posten, die auf zwei verschiedenen Seiten angezeigt werden, können derzeit nicht gegeneinander ausgeziffert werden. Diese Beschränkung kann man wie folgt umgehen:
- Sie verwenden den Link Einzeln anzeigen, um nur die Posten zu einem einzigen Personenkonto zu zeigen.
- Sie sortieren die Liste nach der Spalte Offener Betrag, um gleiche Beträge benachbart anzuzeigen.
- Sie lassen mehr Zeilen pro Seite anzeigen, indem Sie oben rechts in der Ecke einen anderen Wert einstellen (siehe Abbildung).
- ...oder Sie verwenden das Formular Ausziffern (siehe weiter unten).
Schnellauszifferung über Tastaturkürzel
Noch schneller können Sie Ihre offenen Posten ausziffern, indem Sie sie in der Offene-Posten-Tabelle mit der Leertaste markieren:
- Markieren Sie den ersten offenen Posten.
- Drücken Sie die Leertaste.
- Wählen Sie über die Pfeiltasten den nächsten Posten aus.
- Drücken Sie erneut die Leertaste. Die Posten verschwinden aus der Liste oder werden mit einem grünen Haken als ausgeziffert markiert.
Auszifferung aufheben
Wenn bei der Auszifferung ein Fehler unterlaufen ist, setzen Sie den Haken in Ausgezifferte Posten anzeigen. Markieren Sie die entsprechende Datenzeile und klicken Sie anschließend auf Auszifferung aufheben. Auf diese Weise lassen sich fehlerhafte Zuordnungen rückgängig machen.
Das gilt auch für teilausgezifferte Posten. Wenn Sie einzelne Rechnungen oder Zahlungen aus einer Teilauszifferung herausnehmen müssen, können Sie den entsprechenden Posten markieren. Die Auszifferung wird dann gezielt aufgehoben.
Das Formular Ausziffern
Stellen Sie sich vor, Ihr Kunde überweist Teilsummen für zwei Rechnungen in einer Zahlung. In solchen und ähnlichen Situationen hilft das direkte Ausziffern nicht weiter; Sie müssen den Zahlbetrag manuell (nach Vorgabe des Zahlenden) auf die entsprechenden Rechnungen verteilen.
In diesem Fall klicken Sie auf den Posten, den Sie aufteilen möchten (Hier die Zahlung), und wählen den Button Ausziffern.
Nun klicken Sie auf Hinzufügen, um die Gegenpositionen auszuwählen. Dies öffnet eine Auswahlhilfe, aus der Sie eine Gegenposition wählen können. Sie können durch Eingabe in der Auswahlhilfe gezielt nach einer Rechnungsnummer oder einem Buchungstext suchen. Über das Feld Auszifferungsbetrag können Sie exakt den Betrag bestimmen, den Sie dem gewählten OP zuordnen wollen. Der Restbetrag des offenen Postens passt sich automatisch an.
Nun können Sie weitere Gegenpositionen wählen, indem Sie erneut auf Hinzufügen klicken.
Posten, die falsch zugeordnet wurden, markieren Sie und klicken anschließend auf Entfernen.
Vergessen Sie nicht, die Auszifferung zu speichern (über STRG+S oder das Diskettensymbol).
