Bestellungen

Klicken Sie im Menüband auf Bestellungen, um Ihre laufenden Bestellungen zu sehen. Im Filter der Übersicht können Sie per Schnellfilter auf bestimmte Bereiche filtern, oder daraus individuelle Arbeitslisten pro Bereich festlegen.

In der Überblickstabelle können Sie Bestellungen hinzufügen, bearbeiten und duplizieren.

eine einzelne Bestellung kann manuell erstellt werden oder aus Bestellvorschlag überführt werden.

Über den Befehl Hinzufügen am linken Bildrand können wir einzelne Zeilen hinzufügen, oder aus dem Bereich der Produktlieferanten übernehmen.

Im Prozess aus dem Bestellvorschlag heraus, können Sie dieses Dokument direkt versenden gemäß der im Kontakt hinterlegten Kommunikationsart (aktuell Brief und E-Mail).

Bei voreingestellter E-Mail öﬀnet sich ein Formular, in dem Sie den Empfänger, d.h. den Lieferanten, eingeben, Ihren Standardtext für E-Mail-Bestellungen erfassen oder mit Textbausteinen zusammenstellen; Sie kennen das bereits aus anderen Funktionen von Scopevisio. Die Standardtexte werden automatisch immer wieder verwendet, damit haben Sie in Zukunft; keine Arbeit mehr. Ihre Bestellung wird als PDF- Datei an die E-Mail angehängt. Ein Klick auf Versenden und schon sind Sie fertig!

Mit versenden ändert sich zudem der Status der Bestellung, hier folgt der Status einer Aktion, so dass für alle nachvollziehbar ist: Unser Lieferant hat Kenntnis von dieser Bestellung.

Prozessual ist als nächster Schritt vorgesehen, dass wir eine Auftragsbestätigung erhalten, sprich unser Lieferant bestätigt unsere Bestellung: Hier gilt es zu prüfen ob diese Informationen mit unseren Deckungsgleich sind. Mit Eintrag eines: bestätigten Liefertermins ändert sich wiederum der Status der Bestellung auf bestätigt. Die Referenznummer oder Auftragsnummer des Lieferanten kann zusätzlich in die Bemerkung oder in die Bestellnummer überschreiben.

Bestellungen importieren (csv)

Als Einkäufer bei sehr großen Lieferanten bin ich teilweise vertraglich verpﬂichtet im Onlineshop des Lieferanten zu bestellen. Um hier keine doppelten Eingaben machen zu müssen, können wir eine Auftragsbestätigung Ihres Lieferanten in strukturiertem Datenformat in Scopevisio übertragen und daraus die Bestellung ins Scopevisio schreiben, ohne dass die Eingaben doppelt gesetzt werden müssen.

Damit haben Sie zum einen die Transparenz, welche Bestellung wann eintreﬀen wird, welche Teile einer bestehenden Bestellung bereits geleifert wurden und welche Forderung welcher Lieferant wann stellen wird.

Dabei kann der Dateiname, des zu importierenden Dokumentes, die folgenden Informationen tragen:

<Kontakt-Master-ID> _<Belegdatum>_<Belegnummer>.csv

<Kontakt-Master-ID>_ (optional): Die Master-ID eines Kontaktes, der einen Lieferanten entspricht
<Belegdatum> (notwendig): Das Datum der Bestellung im grundlegenden ISO-8601- Format (YYYYMMDD)
_<Belegnummer> (optional): Die (externe) Belegnummer der Bestellung In der minimalen Darstellung

20230530.csv

Wenn das Format nicht erkannt werden kann, muss der Benutzer selbst:

den Kontakt wählen, der einem Lieferanten entspricht (nötig)

das Belegdatum eintragen (nötig)
die externe Belegnummer eingeben (optional)

Der Standort ist immer der vom Benutzer ausgewählten Standardstandort oder kann im Formular ausgewählt werdenWareneingänge

Wir können einen Vorgang in der Bestellung, wenn wir die zugehörige Lieferung erhalten, In Lieferung überführen.

Bestellung importieren über EDI, elektronische Datenformate und Bestellkandidaten

In Erweiterung zum vorher genanten Punkt können wir auch strukturierte XML, EDIfact, iDoc etc verarbeiten und damit Ihre Bestellungen beim Lieferanten zuverlässig, prozessual sicher und effizient darstellen.

Unter Team Professional Service berät Sie hier gerne, wenn auch Sie regelmässig umfangreiche Bestellungen tätigen, können wir die Möglichkeiten der Datenübernahme für Ihre Wünsche prüfen. Hier verfahren wir nach dem Prinzip Lieferanteninformation auf Ihre zu schlüsseln, statt dies zu programmieren. Dies eröffnet die Möglichkeit kostengünstig Ihre Hauptlieferanten anzubinden.

So schaffen wir nicht nur eine Bestellung ins System zu bringen, sondern diese für alle im Prozess nachfolgenden Bereiche im Unternehmen zu gewährleisten, dass die Datenlage dafür klar ist und bleibt.

Konkret bedeutet dies dass wir konsistente Daten im gesamten Prozess von Bestellbestätigung, Verarbeitung des Wareneingangs, Rechnungsprüfung und damit zudem dem korrekten Ausweis der Bestandspreise ohne manuell eingreifen zu müssen.

Für den Fall, dass wir im Import der Bestellung auf Unterschiede in den Stammdaten stossen, sprich ein Produkt noch nicht Teil Ihrer Stammdaten in Scopevisio sind, könenn wir damit unterschiedlich umgehen:

In den Einstellungen der Beschaffung erlauben wir bei Import von Bestellung das aktualisieren der Produktliefernaten. Somit haben wir beispielsweise Preisänderungen stets aktuell über den Import der Bestellbestätigung. WEnn Produkte in der Bestellbestätigung enthalten sind, zu denen wir keine Produktinformation haben, nutzen wir den Bestellkandidaten, hier sehen wir welche Daten genau einer Prüfung benötigen und wir können aus diesem Bereich heraus ein Produkt direkt anlegen, einen Preis direkt freigeben und alle vorliegenden Daten in eine Bestellung überführen.

Hier können wir auch ein anderes Mapping auf die Einheiten der Lieferanteneinheiten vornehmen, wenn die Daten Ihres Lieferanten dies erfordern. Beispielsweise kennen wir die Systematik, dass ein Produkt in einer bestimmten Einheit beim Lieferanten geführt wird, auf den Bestellbestätigungen erscheint aber eine andere Einheit. Dafür können wir einen Alias erzeugen, der dann das Mapping in der Scopevisio selbst übernimmt. Ein solches Mapping lässt sich zur Basiseinheit oder zur Liefereinheit setzen.

Das hilft den Pflegeaufwand zu verringern und trotzdem die volle Hoheit über Benennung von Einheiten zu behalten.

Die Zuordnung läuft über: Produkt Lieferanten Nummer, Produkt Lieferanten EAN/GTIN, Produkt EAN/GTIN, Einheit, Produkt SKU; finden wir keine eindeutige Zuordnung, dann erzeugen wir einen Bestellkandidaten.

Sollten Bestellkandidaten vorliegen, geben wir in der Übersicht der Bestellungen eine Warnung aus.

Bestellkandidaten weisen alle Zeileninfomationen aus, die wir erhalten haben. Hier können Zeilen über den Befehl hinzufüge und entfernen geändert werden.

Bestehende Produkte, die in einer anderen Einheit als der bisher hinterlegten kommuniziert werden, können über ein alias zugeordnet werden. Beispiel:Sie führen ein Produkt als KT (Karton) Ihr Lieferant nutzt die Einheit BX (Box), kann kann dies ohne Änderung Ihrer Stammdaten einmalig zugeordnet werden in dieser Ansicht, so dass die nächste Bestellbestätigung des Lieferanten direkt einläuft. Diese Option bieten wir für Basiseinheiten und für Liefereinheiten.

Unbekannte Produkte können aus dieser Ansicht heraus direkt angelegt werden unter Zuhilfenahme des Regelwerkes der Produkte. So kann die Information direkt ins Produkt übernommen werden und damit der Einsatz an Stammdatenpflege minimiert werden.

Welche Lieferanten wir aktuell bereits im Standard angebunden haben, erfahren Sie bei Ihrem Ansprechpartner. Weitere Lieferanten können wir kostengünstig und schnell anbinden um so Ihren Prozess beschleunigen zu können.

Bestellung wurde vollständig geliefert

Wenn eine Bestellung geliefert wird, können Sie diese ausgehend von der Bestellung In eine Lieferung überführen.

Dann werden zwei Dinge abgefragt:

die Lieferscheinnummer. Diese ist wichtig, weil sie uns später im Rechnungseingangsbuch (ReBu) hilft die Eingangsrechnung des Lieferanten nachzuvollziehen und automatisiert zu prüfen, und um nachzuvollziehen, mit welcher Lieferung Sie was vom Lieferanten bekommen haben. Das machen wir für die Klarheit des Journaleintrags. Der Eintrag der Lieferscheinnummer ist manuell zu setzen.
das Buchungsdatum. In den meisten Fällen wird das der heutige Tag sein.

Wenn dies ausgeführt wurde, verschwindet die Bestellung aus der Tabelle der offenen Bestellungen und erscheint in der Tabelle der Wareneingänge.

Es empﬁehlt sich aus der betrieblichen Praxis zuerst die Lieferung in Menge und Qualität zu prüfen, und dann aus der Übersicht der Bestellungen im Menüband Bestellungen die Frage nach der Vollständigkeit der Bestellung zu beantworten, da dieser Weg sehr schnell erledigt werden kann.

Bestellung wurde unvollständig geliefert

Manchmal erhalten Sie nicht alle bestellten Waren in einer Lieferung. Beim Lieferanten verfügbare Bestell-Positionen oder Mengen erhalten Sie direkt, andere werden später nachgeliefert.

Sie können also nur Einzelposten der erhaltenen Lieferung zur Bestellung zuordnen. Diese gelieferten Positionen entnehmen Sie der Liste der Wareneingänge.

Sie können bei Teillieferungen einzelne Positionen eintragen und zu den zugehörigen Bestellungen referenzieren über den Bestellabgleich.

Wählen Sie dafür im Menüband den Punkt Wareneingänge, um eine Übersicht über Ihre Wareneingänge zu bekommen. Diese bezieht sich immer auf das Lager bzw. den Standort, für den die Bestellung erstellt wurde.

Öﬀnen Sie einen Wareneingang per Doppelklick auf eine Zeile der Übersicht der Wareneingänge.

Sie sehen die Details des Wareneingangs, einschließlich Vorgänger- und Nachfolger-Beleg, soweit vorhanden. Mit einem Klick auf Bestellabgleich können Sie ermitteln, inwieweit der Wareneingang die zugehörigen Bestell Positionen ausgleicht. Eventuelle Restmengen aus der Bestellung, die noch nicht geliefert wurden, werden Ihnen als nicht abgeglichen angezeigt, Bestellmenge- geleiferte Menge ergibt die Restmenge der Bestellung.

Gehen Sie zurück zum Wareneingang. Sie möchten den Wareneingang in Ihr Lagerhaus einbuchen. Geben Sie dazu ein Buchungsdatum im Geschäftsobjekt Weitere Angaben ein und klicken Sie auf Einbuchen.