Belege digitalisieren und importieren

Scopevisio kann Ihre Arbeitsabläufe wesentlich beschleunigen und vereinfachen, wenn Sie digitale Belege buchen.

Das hat für Sie folgende Vorteile:

Beleginformation werden ausgelesen und viele Details in der Buchungsmaske automatisch ausgefüllt.
Dies geschieht durch die OCR-Volltexterkennung oder durch das Verarbeiten strukturierter (XML-)Daten,
z. B. bei Rechnung im Zugferd-Format oder XRechnungen.
Der digitale Beleg ist mit der Buchung verknüpft und jederzeit zur Hand.
Alle Bearbeitungen werden in Scopevisio GoBD-konform protokolliert und dokumentiert.

Im Folgenden führen wir die Vorbereitung und die unterschiedlichen Importwege anhand von Eingangsrechnungen vor.

Belege scannen

Die noch vorhandenen Papierbelege sollten Sie mit einer Auflösung von mindestens 300 dpi scannen. Belege, die Sie bereits in elektronischer Form erhalten haben, können Sie direkt digital weiterverarbeiten (s. u.).

Belegtrennung

Mithilfe der von Scopevisio zur Verfügung gestellten Deckblätter können Sie die einzelnen Belege voneinander abgrenzen. Der OCR-Scan erkennt die Deckblätter, teilt die Datei wieder in die einzelnen Belege auf und in der Belegarbeitsliste wird die Belegart Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung oder sonstiger Beleg vermerkt.

Auf diese Weise können Sie all Ihre Belege zu einem Stapel zusammenlegen. Dabei sollten Sie darauf achten, dass Sie vor jeden neuen Beleg ein Deckblatt mit der entsprechenden Bezeichnung legen; z. B. das Deckblatt mit der Aufschrift Deckblatt für Eingangsrechnungen vor die einzuscannende Eingangsrechnung. Besteht eine Rechnung aus mehreren Seiten, legen Sie die Blätter hintereinander und trennen Sie die Rechnung nach der letzten Seite durch ein entsprechendes Deckblatt von dem nächsten Beleg.

Hinweis: Bitte achten Sie darauf, dass die Deckblätter im Hochformat eingescannt werden.

Möchten Sie ohne den Einsatz der Deckblätter arbeiten, können Sie unbeschriftete Blätter zwischen die einzelnen Belege legen. Wählen Sie in den Einstellungen Rechnungseingangsbuch aus, ob die automatische Trennung nach einer Leerseite oder nach zwei Leerseiten stattfinden soll.

Deckblätter für die Belegtrennung

Scopen Sie Funktionen / Deckblätter und wählen Sie Einstellungen Rechnungseingang.

Im Abschnitt Automatische Belegtrennung markieren Sie die Erkennung vordefinierter Deckblätter mit einem Haken und wählen den Link Deckblätter herunterladen. Dann speichern Sie die Deckblätter und drucken sie aus.

Legen Sie das passende Deckblatt auf den Stapel der Rechnungen, die Sie einscannen. Die OCR-Erkennung erkennt die Deckblätter, teilt die Datei wieder in die einzelnen Belege auf und in der Belegarbeitsliste wird die Belegart Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung oder sonstiger Beleg vermerkt.

Belegimport im Stapel

Dieser Weg verarbeitet ca. 15 Dokumente auf einmal. Dies ist zu empfehlen, wenn Sie die Belege zunächst sammeln und z.B. täglich importieren. Vielleicht hat ihr Scanner kein scan-to-mail oder sie führen häufig downloads aus Portalen aus. Jeder Stapel kann mit einer Info für die Buchhaltung versehen werden. Sie können pro Stapel eine Belegart vorgeben, deswegen ist dieser Import auch für das Importieren von Ausgangsrechnungen geeignet. Lesen Sie mehr unter OpenScope > Belegimport.

Belege per Ordner-Synchronisierung hochladen

Der Weg ist ähnlich dem Belegimport im Stapel, jedoch geschieht der Import laufend, sobald eine neue Datei im überwachten Ordner abgelegt wird. Die Ordnerüberwachung wird auf einem Clientrechner gestartet, so dass dieser Rechner immer gestartet werden muss. Diese Methode ist besonders gut, wenn Sie eine separate Lizenz für einen technischen User haben, der immer angemeldet wird.

Belege direkt ins Rechnungseingangsbuch importieren

Hiermit können Sie nur einzelne Rechnungen hochladen. Diese Vorgehensweise eignet sich nicht für einen Massenimport, sondern ist dafür gedacht, dass der Beleg direkt danach weiter verarbeitet werden soll.

In der Übersicht des Rebu unter Finanzen > Rebu > Rechnungserfassung können Sie einzelne hochladen. Dies geht per Drag & Drop oder über Hinzufügen oder Aus Teamwork laden. Da danach die OCR-Erkennung startet ist ihr Client für kurze Zeit gesperrt.

E-Mails mit Rechnungen weiterleiten

E-Mails mit Rechnungen können Sie einfach an Ihre persönliche E-Mail-Adresse weiterleiten und dabei im Betreff über [AR] für Ausgangsrechnung, [ER] für Eingangsrechnung oder [Beleg] für Sonstigen Beleg die Belegart angeben. Natürlich können Sie auch direkt eine solche Mail schreiben.

Lieferanten schicken Rechnungsmails direkt nach Scopevisio

Erstellen Sie eine Gesellschaftsmailadresse und teilen Sie diese Ihrem Lieferanten mit oder hinterlegen Sie in ihrem Kundenbereich beim Lieferanten. Zukünftige E-Mails mit Rechnungen landen so sofort in Scopevisio.

Verwenden Sie eventuell die Scan-to-Mail-Funktion Ihres Scanners. Sie können auf diese Weise veranlassen, dass der Scanner Ihre Eingangsbelege automatisch an Scopevisio sendet und die Belegarten richtig zuordnet.

Belege vom Scanner direkt in Scopevisio übertragen

Die Hardware-Lösung in Verbindung mit Scannern der Marke Fujitsu (ScanSnap ix 100 oder ix 500) und der der App ScanToScopevisio wird nicht länger angeboten, bisherige Nutzer können dies natürlich weiterhin verwenden.
Von modernen Scannern können Sie einfach das Belegbild an eine eingerichtete E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen senden (scan-to-mail an die persönliche oder besser, die gesellschaftsweite Mailadresse).