Rechnungseingangsbuch - Bereiche und Datenfelder

Wenn Sie eine Rechnung zur Bearbeitung öffnen, sehen Sie links den Beleg bzw. die Visualisierung strukturierter Daten und rechts die Datenfelder, aufgeteilt in Bereiche, sogenannte Geschäftsobjekte.

Die Bedeutung der meisten Felder erschließt sich von selbst, auf besonders relevante Felder wollen wir hier eingehen. Lesen Sie aber auch die prozessbezogenen Artikel zur Verifizierung und Prüfung.

Einige Bereiche und Felder sind von weiteren Lizenzen abhängig, es kann also sein, dass Sie nicht alle Felder sehen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den weißen Bereich eines Bereichs (Geschäftsobjekt) und wählen “Datenfelder ein- und ausblenden”. So können Sie gar nicht benutzte Felder ausblenden, um bei der Belegbearbeitung fokussiert zu arbeiten.

In den Screenshots haben wir als Anregung die Felder rot umrandet, die wir immer aktivieren würden.

Belegdaten

Mögliche Dubletten
Die Kombination aus Lieferant und Rechnungsnummer muss eindeutig sein.
Eine systeminterne Dublettenprüfung bei Verifizierung kann aktiviert werden.
Rechnungsdatum
Aus OCR-Ergebnis bzw. XML-Daten vorbelegt. Wird in der Buchhaltung zum externen Belegdatum. Ist die Kalkulationsbasis für Netto- und Skontofälligkeit.
Buchungsdatum
Kann als Vorschlag an die Buchhaltung mitgegeben werden, ansonsten wird in der Fibu
Buchungsdatum = Rechnungsdatum vorbelegt.
Rechnungsnummer
Wird als “Externe Belegnummer” an die Buchhaltung übergeben und kann später bei Zahlung im Verwendungszweck ausgegeben werden.
Leistungsdatum von und Leistungsdatum bis
Bei Rechnungen in strukturierten Formaten in der Regel mitgeliefert. Wird 1: 1 an die Fibu übergeben.
In Zweifelsfällen bestimmt das Leistungsdatumsende die Umsatzbesteuerung.
Rechnungsbetrag und zugehörige Währung
Für Fremdwährungsrechnungen kann die Währung angegeben werden, über die Währungstabelle kann der Kurs automatisch bestimmt werden. Es erfolgt die Anzeige in Hauswährung.

Beschaffung

Besteller
Zuordnung einer Person aus dem Kontaktmanagement
Bestellnummer
Freitextfeld
Lieferscheinnummer
Ermöglicht einen Abgleich zu Bestellungen bei aktivierter Lizenz “Beschaffung”. Kann so geschaltet werden, dass eine Rechnung nur verifiziert werden kann, wenn über die Beschaffung alle erkannten/eingetragenen Lieferscheine zugeordnet sind (Einstellungen des Rechnungseingangsbuchs > Prüfung auf Lieferscheine).
Erhaltene Wareneingänge (Beschaffung)
Bei vorhandener Lizenz “Beschaffung” und der aktivierten Einstellung “Lieferung (Beschaffung) nutzen”, können über den Link der Eingangsrechnung Bestellvorgänge zugeordnet werden. Die Information, dass die zur Bestellung eine Rechnung vorliegt, im Bereich “Beschaffung” sichtbar.
Lieferscheinzuordnung
Zeigt, ob alle im Beleg genannten Lieferscheine (Feld Lieferscheinnummer) auch als Wareneingang zugeordnet wurden. Je nach Einstellung ist eine Verifizierung nur mit vollständiger Lieferscheinzuordnung möglich.

Lieferant

Zahlungsbedingungen

Rechnungszuordnung

Die Rechnungszuordnung erlaubt es, den Beleg als Ganzes einem Rechnungskreis oder einem Kostendimensionskonto zuzuordnen.

Einzelpositionen

Über die Einzelpositionserfassung können Sie detailliert Daten erfassen und an die Buchhaltung weitergeben.
Für eine klassische Belegprüfung ist dies nicht notwendig, denn Werte wie das Konto oder der Steuerschlüssel erfordern entsprechende Kenntnisse.

Brutto/Netto-Erfassung
In der Regel sollte der Beleg immer Brutto erfasst werden. Wird der Schalter umgestellt, werden die Beträge der erfassten Einzelpositionen verworfen und summarisch in Zeile 1 ausgegeben.
Zeilen aus E-Rechnungen werden Netto angelegt.
Zeilen verdichten
Große Mengen an Zeilen können mit Vollständig saldieren zu einer Zeile zusammengefasst werden. Möchte Sie mehrere Zeilen behalten, bietet sich Gleiche Inhalte saldieren an. Die Zeilen werden nur bei gleichen Konto, Steuerschlüssel und Dimension saldiert.

Kommentare

Nach Klick in die Textbox und schreiben des Kommentars wird der Kommentar über Hinzufügen gespeichert. Ihr User und das Datum werden mitgespeichert. Der letzte Kommentar wird unterhalb angezeigt, über “Alle Einträge” können Sie auch ältere Kommentare sehen.

Dokumente

Durch drag 'n' drop in den grauen Bereich importieren Sie Dateien, alternativ über Teamwork, falls die Datei bereits im DMS liegt. Durch Markieren einer Datei und Klick auf Als Belegdatei verwenden bestimmen Sie die Datei, die an die Buchung in der Fibu mitgegeben wird. Dies muss vor der Fibu-Erfassung geschehen.

Prüfung und Freigabe

Um die Verifizierung abschließen zu können, müssen Sie einen Freigabeprozess setzen.
Wenn Sie als Prüfer arbeiten, können Sie über Freigabe und Nächster die von Ihnen zu prüfenden Belege nacheinander kontrollieren und ggf. mit Ablehnen nur eine Stufe oder sogar wieder zur Verifizierung zurück geben. Über E-Mail können Sie die aktuell verantwortlichen Prüfer schnell mit einem Standardtext anschreiben, der einen Direktlink zum noch nicht geprüften Beleg enthält.

Ereignisse

Unter dem Punkt „Ereignisse“ finden Sie die Aufzeichnung der einzelnen protokollierten Aktionen zur Bearbeitung der Eingangsrechnung. Somit erhalten Sie ein Protokoll von relevanten Ereignissen (wer hat die Rechnung wann freigegeben und mit welcher zusätzlichen Information versehen).

Über den Link “Weitere anzeigen” gelangen Sie in eine vergrößerte Übersicht.

Abweichender Warenempfänger

In diesem Objekt können Sie Kontaktdaten hinterlegen.

Abweichender Rechnungsempfänger

In diesem Objekt können Sie Kontaktdaten hinterlegen.

Aktive Rechnungsabgrenzung

Über die Daten zur aktiven Rechnungsabgrenzung (ARAP) können Sie Daten für die Finanzbuchhaltung vorbereiten. Die ARAP gehört nicht zur Prüfung im engeren Sinne.

Systemdaten

In den Systemdaten können Sie erkennen wann und auf welchem Weg der Beleg in das Rechnungseingangsbuch importiert wurde.
Ausserdem können Sie die individuelle Berechtigungen einstellen.