Warum man nicht aus dem Rebu heraus buchen kann

Eine Erklärung der Buchungslogik in Scopevisio

Unterschiedliche Aufgabengebiete

Gerade in größeren Unternehmen sind die Aufgabengebiete oft traditionell getrennt. Beim Empfang/in der Zentrale oder einer vergleichbaren Abteilung lag und liegt auch gleichzeitig die Bearbeitung und Verteilung der Eingangspost. Das heißt, traditionell kommen hier auch die Eingangsrechnungen an und werden in den unternehmensspezifischen Umlauf gegeben. Ein Teil der Unternehmen gibt alle Rechnungen direkt in die Buchhaltung, wo sie gebucht werden („damit schon mal alle erfasst sind“); erst danach wird die sachliche Richtigkeit geprüft. Ein anderer Teil der Unternehmen beginnt mit der sachlichen Prüfung. Erst, wenn die Rechnung sachlich geprüft und zur Zahlung freigegeben ist, wird sie an die Buchhaltung zur Weiterbearbeitung übergeben.

Beide Szenarien haben gemein, dass die Aufgabengebiete Buchhaltung und Posteingang inkl. der Verteil- und Prüfprozesse getrennt voneinander bearbeitet werden können. Nicht mehr die teure Fachkraft aus der Buchhaltung kontrolliert das Rechnungseingangsbuch, übernimmt die Verteilung der Dokumente an die zuständigen Personen und die fristgerechte Prüfung der Rechnungen; dies kann beispielsweise auch von jedem Empfangsmitarbeiter übernommen werden. Der Buchhalter wiederum profitiert von den bereits im Vorfeld qualifizierten Daten, die an die Belegarbeitsliste übergeben werden. Er kann also viel effizienter und gezielter seine Fachkompetenz einbringen. 

GOBD-Konformität

Das zweite große Thema, das wir mit dem Rechnungseingangsbuch lösen, ist der Umgang mit der fortschreitenden Digitalisierung gerade im Rechnungsversand und gerade auch im Hinblick auf große Unternehmen. In der Vergangenheit galt der Rechnungseingangsprozess als prüfungssicher, wenn auf einer Rechnung eine eindeutige Eingangsnummer, die sachliche Prüfung, die Zahlungsfreigabe und die Vorkontierung handschriftlich vermerkt war. Bei einer digitalen Rechnung ist das nicht mehr so einfach möglich, weshalb das Thema der GOBD-Konformität in aller Munde war und noch ist.  

Unser neues Rechnungseingangsbuch schließt genau diese Lücke, indem es die analogen Prozesse ins Digitale überträgt. Durch die dezidierte Aufzeichnung der Prüfungsprozesse bildet das Rebu die Gewähr für die Unverfälschbarkeit und die GOBD-Konformität der geprüften Daten sowie der Prüfungsergebnisse. Dies können wir aber nur dann gewährleisten, wenn wir das Rechnungseingangsbuch mit seinen Prüfergebnissen strikt von der Buchhaltung trennen. 

Das heißt, dass nach Abschluss des Prüfungsprozesses die geprüften Ergebnisse erhalten bleiben müssen, sei es der Rechnungsbetrag, das Rechnungsdatum oder der Belegtext. Der Buchhalter darf diese einmal als korrekt geprüfte Daten nicht einfach überschreiben oder abändern können. Und genau hier liegt der Hauptgrund für unsere Entscheidung, das Buchen über das Rechnungseingangsbuch nicht mehr zuzulassen, sondern Vorbuch und Hauptbuch strikt zu trennen.

Die Souveränität der Buchhaltung

Der Buchhalter kann die Werte aus dem Rechnungseingangsbuch in der Belegarbeitsliste (also in „seinem“ Umfeld) jederzeit an „seine“ Buchhaltung anpassen; sei es, dass er die Vorkontierung aus dem Rebu abändert oder die Beträge anders aufteilt (z.B. Auflösen von Rückstellungen) oder dass er die Rechnung noch in eine andere, vom Rechnungsdatum abweichende Periode nimmt. Seine Änderungen finden in einer anderen Sphäre statt, die die geprüften Werte des Rechnungseingangsbuchs nicht beeinflusst. Um aus dem Rebu heraus „seine“ Buchung vorzunehmen, hätte er die geprüften Werte überschreiben müssen. 

Nachrichtlich wird die Buchung im Rechnungseingangsbuch zu sehen sein.