Organigramm administrieren

Das Organigramm kann aus verschiedenen Perspektiven heraus betrachtet werden. Der Fokus kann gelegt werden auf

die Freigabeprozesse im Rechnungseingangsbuch
die Freigabemöglichkeiten für Ordner, Unterordner und Dokumente in Teamwork
die ausführliche Beschreibung von Stellen und deren Besetzung durch die geeigneten Mitarbeiter

Die unterschiedlichen Perspektiven können nicht gleichzeitig eingenommen werden, weshalb Sie sich für diejenige entscheiden sollten, bei der der Einsatz des Organigramms den größten Mehrwert bringt.

Organigramm erstellen

Das Organigramm finden Sie je nach Berechtigung unter

Organisation > Organigramm,
Organisation > Administration > Gesellschaften: Organigramm der Gesellschaft verwalten oder
Personal > Organigramm.

Organigrammvorlagen

Unter dem Link Struktur bearbeiten oder auswählen stehen Vorlagen zur Erstellung eines Organigramms zur Verfügung.

Stellen Sie Ihre eigenes Organigramm zusammen. Beachten Sie dabei, welchen der drei Schwerpunkte Sie setzen möchten (Freigabeprozesse Rebu, Teamwork-Zuweisungen oder Personal). In unserem Beispiel zielen wir auf eine Verwendung für die Freigabeprozesse im Rebu ab.

Zusätzlich gibt es ein Muster für mittelständische und eines für kleine Unternehmen. Die Vorlagen können flexibel angepasst werden.

Wenn Sie bereits eine Struktur angelegt haben, werden die bestehenden Zuweisungen durch Übernahme einer dieser Vorlagen gelöscht. Damit das nicht versehentlich passiert, wird ein entsprechender Warnhinweis eingeblendet.

Passen Sie die Struktur Ihres eigenen Unternehmens über "Hinzufügen" und "Entfernen" (1) an. Mithilfe der Pfeiltasten (2) bearbeiten Sie die Zuordnungen, indem Sie die Zeilen auf und ab bewegen oder einrücken. Speichern Sie und gehen Sie zurück (3).

Im rechten Teil des Formulares sehen Sie eventuell bereits angelegte Stellen und Mitarbeiter. Möchten Sie eine bestehende Stelle hinzufügen, klicken Sie auf Stelle duplizieren (1). Die Stelle wird direkt hier angezeigt. Ein neue Stelle legen Sie über den gleichlautenden Link an (2).

Als einziges Pflichtfeld geben Sie die Bezeichnung der Stelle ein (1). Alle weiteren Informationen sind eher dann interessant, wenn Sie das Organigramm im Personalbereich einsetzen möchten. Speichern Sie (2).

Die Stelle ist angelegt (1). Per drag 'n drop (2) weisen Sie nun die Stellen auf der linken Organigramm-Seite den verschiedenen Abteilungen zu.

Haben Sie alle Stellen verteilt, weisen Sie nun mit demselben Verfahren per drag 'n drop den Stellen Mitarbeiter zu (1). Je nachdem, ob Sie sich in Ihren Gesellschaftseinstellungen für die einmalige oder mehrfache Zuordnung der Mitarbeiter entschieden haben, nimmt die Zahl der zur Verfügung stehenden Mitarbeiter im rechten Bereich nach deren Zuweisung zu einer Stelle ab (einfache Zuordnung), oder sie bleibt gleich, weil sie denselben Mitarbeiter mehreren Stellen im Organigramm zuweisen können. Im abgebildeten Beispiel lauten die Gesellschaftseinstellungen "Mitarbeiter im Organigramm mehrfach zuweisen".

Ein Klick auf das kleine Kreuzchen (2) hebt die Zuweisung des Mitarbeiters zur Stelle bzw. der Stelle zur Abteilung wieder auf. Die Stelle wandert dann zurück zur Wiederverwendung in den rechten Formularbereich.

Einsatz des Organigramms für Freigaben in Teamwork

Wenn Sie das Organigramm für eine Freigaberegelung im DMS Teamwork einsetzen möchten, finden Sie in den weiteren Aktionen, abgesehen von ein paar selbsterklärenden Funktionen, den entscheidenden Aufruf Teamwork aktualisieren.

Erst nachdem Sie diese Aktion durchgeführt haben, werden die abteilungsbezogenen Freigaberegelungen von Ordnern, Unterordnern und Dokumenten gemäß den neuen Organigramm-Zuordnungen angewandt.