Reisekosten und Spesen im Rechnungseingangsbuch

Die Reisekosten- und Spesenerfassung durch Mitarbeiter und das Rechnungseingangsbuch in Scopevisio gehen nahtlos ineinander über. Im folgenden Artikel wird dieses Zusammenspiel näher erläutert.

Die Reisekosten/Spesen sind erfasst - und dann?

Hat ein Mitarbeiter seine Reisekosten/Spesen in Scopevisio erfasst und die Abrechnung eingereicht, ist für ihn der Vorgang zunächst einmal abgeschlossen. Scopevisio reicht die Daten systemintern durch die verschiedenen Funktionsbereiche an das Rechnungseingangsbuch weiter und sorgt so für integrierte Geschäftsprozesse.

Die Reisekosten/Spesenabrechnung als Eingangsrechnung

Aus der in Scopevisio, REISE2GO oder SCOPEVISIO2GO erfassten Reisekosten-/Spesenabrechnung wird mit Betätigen des Buttons "Abrechnung einreichen" eine Eingangsrechnung, die zeitgleich ins Rechnungseingangsbuch einläuft. Erkennbar ist eine solche Rechnung dort schon an ihrer Rechnungsnummer, die mit RK- beginnt.

In den Screenshots wird diese Datenübergabe noch deutlicher. Die Daten in den Spalten "Eingereicht am" (1) und "Mitarbeiter" (2) im oberen Formular der Reisekostenerfassung decken sich mit denen der Spalten "Erstellt am" (1) und "Lieferant" (2) im Rechnungseingangsbuch unten. Dort bekommt der die Reisekosten einreichende Mitarbeiter die Rolle des Lieferanten zugewiesen.

An der mit RK- beginnenden Rechnungsnummer (3) ist die Reisekosten-/Spesenrechnung für den Rebu-Zuständigen schnell zu erkennen und darüber auch herausfilterbar.

Arbeitet man geschickt mit Regeln, kann - wie in diesem Fall - ein speziell auf die Bearbeitung von Reisekosten-/Spesenabrechnungen zugeschnittener Freigabeprozess (4) automatisch gesetzt werden.

Dazu muss ein entsprechender Freigabeprozess erst definiert und dann per Regel zugewiesen werden.

Die Reisekosten-/Spesenabrechnung wird im Anschluss wie jede andere Eingangsrechnung behandelt.