Mahnwesen

Hinterlegen Sie Ihre Mahnungseinstellungen in den Stammdaten, um Ihre Mahnungen genau so zu erstellen, wie Sie es wünschen.

Mahnungseinstellungen

Wählen Sie Organisation > Stammdaten > Buchhaltung verwalten > Mahnwesen.

Die meisten Einstellungen sind selbsterklärend. Wir erläutern mit Verweis auf die Nummerierung in den Screenshots.

Legen Sie bei (1) fest, ob Sie jede einzelne angemahnte Rechnung ein eigenes Mahnschreiben erzeugen wollen oder ob mehrere unbezahlte Posten auf einem Mahnschreiben angemahnt werden.
Wenn Sie sich für die Variante “Erstellung pro Debitor”, also mehrere Posten entscheiden, können Sie unter (2) auch den Ausweis von Guthaben (aus Korrekturrechnung oder nicht zugeordneten Zahlungen) aktivieren. Unter (3) legen Sie die Adresse für das Mahnschreiben fest, die Variante “Adresse aus Rechnung” ist nur sinnvoll, wenn auch die Mahnschreiben pro Rechnung erstellt werden (1).
Unter (4) legen Sie noch die bevorzugte Versandart für das Mahnschreinen fest, die Versandart im jeweiligen Debitorenstamm hat jedoch Vorrang.

Unter Ausgabeformat (5) bestimmen Sie, ob das PDF einem vorgegebenen Systemlayout folgt oder ob Sie ein individuell angepasstes Dokumentenlayout verwenden möchten.
Mehr dazu unter Beleglayouts für Mahnungen.

Sie können alle Mahnschreiben eines Mahnlaufs in einem großen PDF zusammenfassen (6), dass ist praktisch, wenn Sie noch auf Papier drucken wollen. Für den E-Mailversand aus Scopevisio heraus empfehlen sich Einzeldateien.

Die Belegnummernauswahl (7) hat nur Einfluss, wen Sie das Systemformat (5) wählen, bei Verwendung einer odt-Datei bestimmen Sie die ausgegeben Inhalte per Platzhalter.

Mahnrhythmus und Mahnkosten

Der Mahnrhythmus (8 ) dient als Filterkriterium beim Mahnen. Ein sinnvoller Mahnrhythmus erlaubt es öfter zu mahnen wodurch die betrachtete Postenmenge sinkt.

Wenn Sie Ihren Kunden 10 Tage Zeit zur Zahlung geben und jeden Freitag mahnen, stellen Sie den Mahnrhythmus auch auf 10 Tage. So können die letzten Freitag angemahnten Posten beim nächsten Mahnlauf einfach ausgefiltert werden und werden nicht zu früh erneut gemahnt.

Die Mahnkosten (9) und die Mahnzinsen (10) können ab einer bestimmten Mahnstufe auf dem Beleg angedruckt werden. Diese Beträge werden nicht gebucht.

Mahnstufen

Drei Mahnstufen sind bereits voreingestellt. Sie können weitere hinzufügen und vorhandene bearbeiten oder entfernen. Über die Pfeiltasten können Sie die Reihenfolge ändern.

Über Bearbeiten können Sie die Mahnstufe umbenennen, dieser Name wird in der Systemvorlage verwendet und kann per Platzhalter angesprochen werden. Außerdem sehen Sie die Mahntexte und ihre Sprachzuordnung. Diese lassen sich durch Doppelklick bearbeiten.

Mahntexte bearbeiten

Über Doppelklick oder markieren und bearbeiten rufen Sie einen einfachen Texteditor auf. Wenn Sie Platzhalter verwenden möchten, können Sie die mahnungsspezifische Platzhalter über eine Schaltfläche anzeigen lassen (STRG + Leertaste ist noch schneller).
Platzhalter sind im Text durch ein führendes $-Zeichen und eine farbige Hinterlegung kenntlich.

Eine Besonderheit nimmt der Platzhalter $Tabelle ein, da er die gesamte Tabelle mit den Inhalten aus den Mahnposten repräsentiert. Er ist zwingend notwendig für das Systemlayout, bei individueller odt-Datei kann die Tabelle einzeln aufgebaut werden.

Arbeiten Sie mit einer odt-Vorlage können Sie den Mahnstufentext über den Platzhalter {Text} nutzen. Empfehlenswert ist es dann, den Mahnstufentext als Einleitungstext zu nutzen, gefolgt von einer Positionstabelle und Schlusstext.

Beleglayouts für Mahnungen

Um eine individuelle Vorlage zu nutzen, klicken Sie bei (5) auf Auswählen. Ihnen steht eine Auswahl der Layout vom Typ Mahnung zur Verfügung. Über den Tab Vorschau können Sie das markierte Layout anzeigen.

Beleglayouts in Scopevisio werden als openoffice-Dokumente (Dateiendung .odt) erstellt. Als kostenfreie Lösung bietet sich die Software LibreOffice an, dieses steht für Windows und Mac gleichermaßen zur Verfügung. Andere Textverarbeitungsprogramme können aber in der Regel auch mit odt-Dateien umgehen.

Weitere Hinweise zur Erstellung und Bearbeitung von Vorlagen finden Sie Abschnitt zu den Beleglayouts.