Dokumente zustellen & Archiv

Nach der Zuweisung der Mitarbeiter erfolgt die Zustellung der Lohn- und Gehaltsunterlagen.

Dokumente zustellen

Der nächste Schritt ist, den Mitarbeitern ihre Dokumente zuzustellen, indem Sie auf den entsprechenden Button klicken.

Sie erhalten zunächst eine Übersicht aller Mitarbeiter. Sie können hier noch einzelne Mitarbeiter von der Zustellung durch Entfernen des Hakens ausnehmen.

Mit dem Button "Zustellung durchführen" werden die Abrechnungsdokumente in den in Teamwork automatisch angelegten Mitarbeitersammlungen hinterlegt. Ihre Mitarbeiter werden per Mail über die Dokumente informiert.

Die gewünschten Dokumente des Lohnlaufs archiviert Scopevisio im Backoffice (ebenfalls Teamwork). Die erfolgreiche Zustellung wird Ihnen, ebenso wie zuvor die Buchung, mit einem Häkchen in der Tabelle angezeigt.

Individualisieren der Informationsmails an Ihre Mitarbeiter

Im Einrichtungs- und Zustellprozess werden an Ihre Mitarbeiter diverse E-Mails verschickt:

An Systembenutzer

L&G - Einrichtung Ordner
L&G - Info neue Dokumente LogIn

An externe Benutzer

L&G - Passwort vergeben
L&G – Ordnerlink
L&G - Info neue Dokumente Passwort
L&G - Rücksetzen Passwort
L&G - Rücksetzen erfolgreich

Die verschickten Texte im Zusammenhang mit der Verteilung der Abrechnung finden Sie unter Organisation > Stammdaten > Sprachen und Textbausteine: Textbausteine verwalten über den Link Fehlende Standard-Textbausteine aus Systemdaten ergänzen.

Laden Sie sie in die Liste der Standard-Textbausteine, können Sie die Texte bearbeiten und an Ihr Unternehmen anpassen. Zur besseren Differenzierung beginnen diese Textbausteine alle mit L&G.

Weitere Optionen - das Archiv

Weitere Optionen stehen Ihnen mit "Archiv/Abrechnung drucken" und "Archiv öffnen" zur Verfügung. Welche Dokumente gedruckt werden sollen, haben Sie zuvor bei den Mitarbeitern durch die Art der Zustellung "Brief (PDF)" bzw. im Geschäftsobjekt "Verteilung der Dokumente" in den Einstellungen hinterlegt.
Ist ein Archiv bereits gebucht oder zugestellt worden, kann es nicht mehr entfernt werden. So entspricht Scopevisio auch der Dokumentationspflicht.

Zugriff in Teamwork

Die Lohnbuchhalter-Perspektive

Der Lohnbuchhalter hat Einsicht in und Zugriff auf alle in den Lohn&Gehalt-Einstellungen ausgewählten Dokumente. Sie befinden sich in den automatisch unter Teamwork angelegten Sammlungen "Lohn-Backoffice" und "Lohnabrechnung - Mitarbeiter XY".

Die Mitarbeiter-Perspektive

Die Mitarbeiter bekommen ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen in den für sie in Teamwork angelegten Sammlungen zugestellt. So haben sie von überall her gesicherten Zugriff auf ihre individuellen Dokumente und Scopevisio entspricht gleichzeitig der DSGVO.