Dauerbuchungen

Erstellen Sie Buchungspläne, um sich wiederholende Buchungsvorgänge sachlogisch zu gruppieren.
Innerhalb eines Buchungsplans können Sie Buchungen erfassen, die auch automatisch (server-basiert) im festgelegten Rhythmus ausgeführt werden. Dies eignet sich besonders für vertragsbasierte Dauerschuldverhältnisse wie Mieten und Leasing sowie die Auflösung von ARAP und PRAP.

Beispiele für Dauerbuchungen

Wozu Dauerbuchungen, da es doch auch Kontoauszugsregeln und Buchungsautomatik gibt? Ganz einfach: Manche Geschäftsvorfälle, z. B. Splittbuchungen, lassen sich mit Regeln nicht so gut abbilden. Außerdem geben Dauerbuchungen immer den aktuellen Stand der Buchhaltung wieder, was besonders für Bilanzierer Vorteile hat.

Außerdem werden Sie insbesondere mit kreditorischen Dauerbuchungen über die Offene-Posten Liste an ausstehende Zahlungen erinnert.

Beispiel: Jährliche Versicherungsbeiträge

Wenn Sie Versicherungen jährlich bezahlen, ist es sinnvoll, die Prämien für ein unterjähriges Reporting auf die 12 Monate des Jahres zu verteilen. Angenommen, Sie haben eine Versicherungsrechnung in Höhe von 1.200,- € für den Zeitraum 2015/03 bis 2016/02.

Sie erfassen die Rechnung zuerst in der Belegarbeitsliste oder im Rechnungseingangsbuch:

1.200,- € per ARAP an Kreditor 1.200,- €. Anschließend legen Sie eine Dauerbuchung wie folgt an:

100,- € per Versicherungsaufwand an ARAP ab 03/2015, 12 Buchungen

Ergänzen Sie die Dauerbuchung mit dem Beleg, er wird dann an jede erzeugte Buchung angehängt.

Beispiel: Abschlagszahlungen Energie

In der Dauerbuchung wird der Aufwand kreditorisch gebucht:

per Aufwand an Versorgungsunternehmen, monatlich zum Monatsersten

Die Kundennummer vom Versorgungsunternehmen aus dem Abschlagsbescheid wird als Externe Belegnummer in das Dauerbuchungsformular eingegeben.

Der eingezogene Betrag wird anhand einer Bankbuchungsregel später automatisch dem entstandenen OP zugeordnet und ziffert ihn aus.

Beispiel: Leasingverträge

Hier haben Sie oft zwei Steuerfälle (Leasingaufwand mit Vorsteuer und Versicherungsaufwand ohne Vorsteuer) in einer Buchung. Das lässt sich über die Bankbuchungsregeln noch nicht direkt abbilden.

In der Dauerbuchung ist das kein Problem.

Dauerbuchungsplan erstellen

Wählen Sie Buchhaltung > Buchen > Dauerbuchungen, um das Formular Dauerbuchungspläne zu öffnen.

Einstellungen für Dauerbuchungen

Wählen Sie Hinzufügen und geben Sie dem Buchungsplan eine Bezeichnung.
Sinnvoll ist es, die Pläne nach Inhalt und evtl. nach Ablaufdatum zu unterscheiden.
Bsp.: Mieten, Leasingverträge bis 2025, ARAP bis 2025, ARAP bis 2026 usw.

Automatisierte Dauerbuchungen werden ohne weiteres Nachfragen bei Fälligkeit ausgeführt. Diese Einstellung wird empfohlen, da sie den Sinn und Zweck von Dauerbuchungen widerspiegelt.
Manuelle Dauerbuchungen müssen vom Buchhalter ausgelöst werden.

Wenn Sie den Plan anwenden möchten, aktivieren Sie ihn.

Speichern Sie Ihre Eingaben und kehren Sie zurück zum Formular Dauerbuchungspläne.

Dauerbuchung anlegen

Markieren Sie dort den neuen Buchungsplan und wählen Sie Bearbeiten und im folgenden Bildschirm Hinzufügen.

Füllen Sie die Buchungsmaske aus. Sie haben die Möglichkeit, Buchungsdaten aus Buchungsvorlagen auszuwählen und Sie können ein Buchungsintervall mit Start- und Enddatum eingeben. Anschließend speichern Sie bitte Ihre Eingaben.

Beachten Sie auch die Möglichkeit, eine Belegdatei zu ergänzen, die jeder aus dem Plan neu erzeugten Buchung angehängt wird.

Beachten Sie, dass zum Zeitpunkt der automatischen Buchung die entsprechende Buchungsperiode geöffnet sein muss. Ansonsten wird die Buchung nicht durchgeführt. Sie kann manuell nachgeholt werden, dies geschieht jedoch nicht automatisch.

Dauerbuchung aussetzen

Möchten Sie eine Dauerbuchung aussetzen, von der Sie annehmen, dass Sie sie später noch einmal benötigen, können Sie sie einfach deaktivieren, indem Sie den Haken aus dem Kontrollkästchen Dauerbuchung aktiviert entfernen.