E-Mail Korrespondenz

Über eine BCC-Adresse, Ihre persönliche E-Mail-Adresse, können Sie E-Mails direkt in Scopevisio ablegen.

Ihren Geschäftspartnern können Sie spezielle E-Mail-Adressen zuordnen, um die Zusammenarbeit zu optimieren. So können z. B. Lieferanten ihre Rechnungen direkt an Ihr Rechnungseingangsbuch schicken.

Der Office Connector für Outlook bietet zusätzliche, komfortable Möglichkeiten für das Arbeiten mit E-Mails.

Eingehende E-Mails anzeigen

Wählen Sie Organisation > E-Mails > E-Mail Korrespondenz, um die übertragenen E-Mails zu sehen. Sofern die E-Mails anhand der Absender-Adressen zugeordnet werden konnten, werden sie auch im Kontaktmanagement an dem entsprechenden Kontakt hinterlegt.

E-Mails, die keinem Kontakt zugeordnet werden konnten, können Sie über den Button Zuordnungen bearbeiten nachträglich einem Kontakt, einem Projekt oder einer Aufgabe zuordnen.

Sie können E-Mails auch löschen, beachten Sie jedoch, dass Sie gesetzlich verpflichtet sind Geschäftsbriefe und Ihre Anhänge mindestens 10 Jahre lang zu archivieren.

E-Mail-Zuordnungsfehler erkennen und bearbeiten

Dies kann verschiedene Ursachen haben: Öffnen Sie in Ihrem E-Mail-Programm die versendete E-Mail und beantworten Sie sich bitte je nach Anwendungsfall die folgenden Fragen. Nur wenn Sie alle Fragen mit Ja beantworten können, kann eine Zuordnung im CRM erfolgen.

Nicht zuzuordnende E-Mails finden Sie unter dem Punkt Systemmenü > Systemadministration > E-Mailverwaltung > E-Mail Zuordnungen verwalten (siehe Screenshot).

Hier können Sie eingegangene E-Mails, die nicht zugewiesen werden konnten, manuell verarbeiten.

Ist Ihre Absender-E-Mail-Adresse identisch mit Ihrer bei den Scopevisio Benutzerdaten oder bei Aktivitäten > Eingehende E-Mails > Einstellungen hinterlegten E-Mail-Adresse?
Falls Sie eine von einem Kontakt erhaltene E-Mail an Scopevisio weitergeleitet haben…
…enthält die Betreff-Zeile das Kürzel FWD:, FW: oder WG:?
…enthält der E-Mail-Text eine durch Von: oder From: eingeleitete Zeile, welche die E-Mail-Adresse des Kunden enthält?
…ist die E-Mail-Adresse des Kontakts identisch mit der hinterlegten E-Mail-Adresse?
Falls Sie die E-Mail an einen Kontakt und per CC oder BCC an Scopevisio geschickt haben…
…ist die bei Empfänger (AN:) eingetragene E-Mail-Adresse identisch mit der beim Kontakt hinterlegten E-Mail-Adresse?
Falls Sie eine interne E-Mail an einen Kollegen und per CC oder BCC an die Scopevisio E-Mail-Adresse geschickt haben und in der Betreff-Zeile die E-Mail-Adresse eines Kunden eingetragen ist…
…ist die in der Betreff-Zeile eingetragene Kunden-E-Mail-Adresse in eckige Klammern eingeschlossen?
…ist diese E-Mail-Adresse identisch mit der beim Kontakt hinterlegten E-Mail-Adresse?