Persönliche E-Mail-Adresse verwalten

Die persönliche E-Mail-Adresse

Ihre persönliche E-Mail-Adresse ist eine Scopevisio-interne Adresse, die nur mit Ihnen persönlich verknüpft ist. Sie dient dazu, Belege oder andere Informationen per E-Mail direkt in das System zu senden und dort an geeigneter Stelle abzulegen.

So können Sie z. B. Geschäftsbriefe archivieren, Aufgaben anlegen, Kontaktakten aktualisieren und Belege hochladen.

Mailagent - Einstellungen

Wählen Sie Systemmenü > Systemadministration > E-Mailverwaltung > Persönliche E-Mail-Adresse verwalten.

Im sich öffnenden Formular haben Sie viele Optionen zur Individualisierung Ihrer persönlichen E-Mail-Adresse. Die Nummerierung entspricht den Nummern in der unten stehenden Abbildung.

1. Wenn Sie auf den Link Persönliche E-Mail-Adresse klicken, wird die E-Mail-Adresse als QR-Code angezeigt. Mit einer QR-App können Sie die Adresse in Ihrem Smartphone speichern.

2. Mit einem Klick auf den Link öffnet dieser Ihr E-Mail-Programm und setzt die Adresse als Empfänger ein.

3. Vergeben Sie unter Alias eine einfache Bezeichnung für Ihre persönliche E-Mail-Adresse.

4. Mit dem Kopierbutton können Sie die E-Mail-Adresse in die Zwischenablage kopieren und in Ihrem E-Mail-Programm als Kontakt unter dem Alias speichern. Danach  können Sie die Adresse einfach in E-Mails einfügen, die Sie an Scopevisio weiterleiten möchten. Verwenden Sie außerdem E-Mail-Befehle, werden die Mails automatisch dort gespeichert, wo sie hingehören.

5. Aktivieren Sie die Option als BCC im E-Mail-Programm hinzufügen nur dann, wenn Sie möchten, dass alle Ihre geschriebenen E-Mails direkt in Scopevisio unter Eingehende E-Mails gespeichert werden. Dann  können Sie sie Ihren Vorgängen zuordnen. Vorsicht: Dadurch verlieren Sie die Kontrolle darüber, welche E-Mails nach Scopevisio übertragen werden, und machen Ihre Kontaktakten evtl. unübersichtlich.

6. Ist im Betreff oder Text der Email keine explizite Aktion angegeben, legen Sie hier fest, wie Scopevisio mit über diese persönliche E-Mail-Adresse eingehenden Emails verfahren soll.

7. In den Sicherheitseinstellungen können Sie nun aus einer Reihe von Optionen wählen, die sich jeweils auf eine ganze Gruppe von Kontakten bezieht. Hier kommt das Prinzip „alle oder keiner“ zum Tragen, da Sie hier nicht die Möglichkeit haben, gezielt einzelne Kontakte auszuwählen. Es werden entweder alle Kontakte der vorgeschlagenen Gruppe für die Funktion aktiviert, indem Sie „Ja“ auswählen oder keiner, wenn „Nein“ gewählt wird. Rechts neben dem Auswahlfeld sehen Sie noch einmal im Detail, auf wen sich die Definition „alle Kontakte/Lieferanten/Kunden/Partner“ bezieht.

8. Ihre persönliche E-Mail-Adresse akzeptiert zunächst nur E-Mails von der E-Mail-Adresse, die Sie auch zur Anmeldung in Scopevisio nutzen. Tragen Sie daher in diesem Abschnitt bei Bedarf bis zu fünf zusätzliche E-Mail-Adressen ein, von denen E-Mails akzeptiert werden (z.B. Ihr externes Call Center oder Ihre private E-Mail-Adresse).

9. Möchten Sie einen Verlauf Ihrer E-Mails und sonstigen Kommunikation mit Ihren Kontakten als Zeitstrahl aufbauen, können Sie die E-Mails zusätzlich als Kommentar in den Kontaktdetails hinterlegen. So können Sie die E-Mail Inhalte bearbeiten, verschlagworten und auch weitere Dateien daran speichern.

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