Mahnlauf erstellen - Mahnungen

Beschäftigen Sie sich zunächst mit den Stammdateneinstellungen wie unter Mahnwesen beschrieben.
Prüfen Sie vor dem ersten Mahnlauf, ob Ihre Debitoren alle eine Mahnversandart (Postversand oder E-Mail) haben.

Mahnliste

Wählen Sie Finanzen > Forderungen > Mahnungen.

In einer Tabelle werden die offenen Posten dargestellt. Ausgefiltert werden können Posten aufgrund

• der Versandart des Debitors (1)
  Diese finden Sie in der Debitorenrolle ihrer Kontaktakte im Geschäftsobjekt Debitor Zahlungsbedingungen, Datenfeld Mahnschreibenversand. 
  So erzeugen Sie homogene Mahnläufe mit genau einer Versandart.

• der Fälligkeit (2)

• des in den Stammdaten definierten Mahnrhythmus dargestellt (2)
  Mahnrhythmus bedeutet, dass nach einer Mahnungen zu einem OP eine Anzahl von Tagen vergehen muss, bis dieser wieder vorgeschlagen wird. 10 bis 14 Tage sind gebräuchliche Werte.

• der Mahnsperre des Postens
  Eine Mahnsperre kann zeitlich befristet oder unbefristet sein.

• der Zuordnung zur Inkassoliste
  Die Zuordnung zur Inkassoliste wirkt wie eine zeitlich unbefristete Mahnsperre.

Über die Checkboxen am Zeilenanfang (3) markieren Sie Posten, die in den Mahnlauf aufgenommen werden sollen. Verwenden Sie die Checkbox in der Kopfzeile um alle Posten zu markieren, Sie können dann einfach Posten abwählen.

1. Bei (5) können Sie Termine erfassen und diese über entsprechende Platzhalter im Mahntext der jeweiligen Mahnstufe ausgeben .   

2. Erstellen Sie einen Mahnlauf (6) mit allen markierten Posten.

3. Lassen Sie sich die Mahnläufe anzeigen (7). Von hier aus initiieren Sie dann auch den (Massen-)Versand.  

Mahnstatus eines Postens ändern

• Über Mahnstufe herauf bzw. - herabsetzen ändern Sie die nächste Mahnstufe der per Checkbox markierten Posten.

• Über den Mehrwegeschalter (4) können Sie Posten mit Mahnsperren versehen. Sowohl unbefristet oder bis zu einem bestimmten Datum oder auf die Inkassoliste setzen. Die Posten, auf die Mahnsperren angewandt werden, erscheinen nicht mehr in den Mahnvorschlägen.
  Die Inkassoliste bewirkt im Mahnwesen das gleiche wie eine unbefristete Sperre, durch korrekte Zuordnung haben Sie jedoch eine sinnvolle Datenaufbereitung zur Vorbereitung von Einzelwertberichtigungen.

• Entsprechend gesperrte Posten können Sie separat unter (8) und (9) einsehen.

Mahnlauf ausführen und drucken/versenden

Haben Sie, wie oben beschrieben, Posten markiert und einen Mahnlauf erstellt (6), bringt Sie ein Klick auf den Button Mahnläufe anzeigen (7) zum Formular Bestätigte Mahnungen.

1. Die Details und optionale Aktionen für einen markierten Mahnlauf werden hierüber angezeigt. Mehr dazu im nächsten Unterkapitel "Mahnlauf Details".

2. Entfernen Sie ihn bei Bedarf oder

3. weisen Sie Scopevisio an, alle im markierten Mahnlauf enthaltenen Mahnungen für den Postversand zu drucken oder direkt per E-Mail zu versenden. Bei Mahnläufen mit der Versandeinstellung "Postversand" erstellt Scopevisio PDFs und speichert diese in einem von Ihnen definierten Ordner zum späteren Druck ab. Lautet die Versandeinstellung für den Mahnlauf "E-Mail Versand", so generiert Scopevisio ebenfalls PDFs und verschickt sie. Dies alles geschieht gemäß Ihrer vorher in den unter Systemmenü > Buchhaltung verwalten > Mahnungseinstellungen hinterlegten Voreinstellungen.
   Möchten Sie zunächst jedoch das erzeugte PDF oder den begleitenden E-Mail-Text kontrollieren oder letzteren verändern, so wählen Sie Anzeigen (1). 

Mahnlauf Details

Durch den Klick auf Anzeigen können Sie mithilfe der folgenden Optionen Ihre Mahnungen einer weiteren Kontrolle unterziehen.

1. bringt Sie auf das Formular "E-Mail-Versand", in dem Sie u.a. die Sender- und Empfängerdaten sowie den die Mahnung begleitenden Text einsehen und editieren können (siehe folgendes Unterkapitel "E-Mail Versand").

2. lässt Sie wie im Formular zuvor selektierte Mahnungen ohne weitere Durchsicht direkt versenden,

3. entfernt den markierten Mahnlauf und

4. gibt Einsicht in die erzeugten PDFs.

E-Mail Versand

Nach dem Klick auf Einzelne Mahnung Versenden öffnet sich folgendes Formular für den E-Mail-Versand der Mahnungen. Hier können Sie bei Bedarf das Begleitschreiben der E-Mail verändern oder noch weitere Anhänge hinzufügen. 

1. Die Empfänger werden automatisch eingefügt.

2. Sie können einen Absender und eine Antwort-E-Mail-Adresse angeben.

3. Die Betreffzeile können Sie aussagekräftig individualisieren, indem Sie die für Mahnungen geeigneten Platzhalter nutzen. Dazu klicken Sie auf den Link Textbaustein auswählen, im neuen Formular auf Hinzufügen und wählen anschließend im Feld Standard "Mahnung (E-Mail Betreff)". Im großen gelben Textbereich stellen Sie sich dann Ihre Betreffzeile mithilfe der Platzhalter $Kundennummer, $EigeneGS_Name, $Kundennummer_extern, $Kunde_Nachname, $Kunde_Firmenname, $Belegnummer und $Belegdatum zusammen. Benennen und speichern Sie den neuen Textbaustein.

4. Schreiben Sie einen Begleittext für Ihre Mahnung oder editieren Sie den vorhandenen Text.

5. Hier können Sie auf vorhandene Platzhalter und Textbausteine zugreifen und diese einfügen. Mehr darüber unter Beleglayouts.

6. Das Mahnschreiben ist im PDF-Format bereits angehängt.

7. Über die drei Symbole können Sie eine weitere Anlage hinzufügen, ein Dokument aus Teamwork wählen oder die betreffende Anlage entfernen.

8. Der Link ODT-Dokumentenlayout auswählen und anhängen führt Sie zur im vorigen Artikel beschriebenen Layout-Auswahl.

9. Wenn alles fertig ist, Versenden Sie Ihre Mahnung(en).

Mahnhistorie

Möchten Sie sich die Mahnhistorie eines einzelnen Postens auf der Mahnliste anzeigen lassen, so gehen Sie über den Link, der ein Detailformular ansteuert.

Es öffnet sich das Formular Buchung mit allen Details des betroffenen Postens. Hier können Sie die Mahnhistorie für diesen Posten anzeigen lassen mit allen Einzelheiten über den Mahnverlauf.