Rechnungseingangsbuch - Basiswissen

Vorteile des Rechnungseingangsbuchs

Mit dem Rechnungseingangsbuch erreichen wir folgende Ziele:

• Übersicht über umlaufende Eingangsrechnungen (Umfang)

• Transparenz über den Prüfungsstatus vermeidet Terminüberschreitungen (Skonto).

• Einheitliche Plattform zur Belegprüfung mit dokumentierten Ergebnissen.

• Einfachste Bedienung, gerade für den gelegentlichen Nutzer (sachl. Prüfer).

• Mobiles Arbeiten per App oder im Browser ist möglich, eine größere Einarbeitung entfällt für die Prüfer.

• Zukunftssichere Lösung für elektronische Rechnungen, Erkennung und Verarbeitung von Zugferd- und XRechnungs-Belegen liegt bereits vor.

Eine OCR-Volltexterkennung, künstliche Intelligenz und die Anbindung an die Creditreform-Adressdatenbank sorgt für hohe Qualität in der Lieferantenerkennung und -neuanlage .
Die Simultanansicht von Beleg und Datenfeldern bietet einen zusätzlichen Komfort. Ein frei definierbares Regelwerk bietet Ihnen weitere Möglichkeiten, beispielsweise durch eine automatische Vorkontierung (Konten, Kostenstellen, Texte).

Durch manuelle oder automatische Zuweisung von Freigabeprozessen bilden Sie Ihren Workflows digital ab. Die im Freigabeprozess vorgenommene Zuweisung der Prüfer kann nach Person oder dynamisch nach Funktion im Projekt bzw. Organigramm-Stelle erfolgen und besitzt eine Betragssteuerung über die auch eine automatische Freigabe von Kleinbeträgen möglich ist. Eine optionale Mehrstufigkeit des Prozesses gewährt das Vier-Augen-Prinzip, wo gewünscht.

Durch diese Zuordnung der Beteiligten entfallen zusätzliche Aufwände im Workflow wie z.B. die Suche nach dem für diese Rechnung zuständigen Rechnungsprüfer oder Zahlungsfreigeber. Der Prozess ist somit in höchstem Maße transparent.

Des Weiteren bieten wir mit dem Rechnungseingangsbuch die Möglichkeit der automatischen Benachrichtigung bei Verantwortlichkeit, was den Prüfprozess zeitlich strafft. Der zuständige Mitarbeiter erhält eine E-Mail, dass eine Rechnung zum Beispiel zur sachlichen Prüfung vorliegt. In dieser E-Mail sind bereits die Eckdaten wie Rechnungsnummer und Lieferant enthalten.

Die Zeitersparnis führt zu einer Verbesserung Ihrer Liquidität, da eine effiziente Rechnungsbearbeitung die Kosten senkt und ein optimiertes Zahlungsverhalten mit Skontonutzung ermöglicht.

Die verschiedenen Importwege sind ein weiteres Plus (Upload, E-Mail, überwachter Ordner, Drittsoftware (invoicefetcher, pliant). Die Möglichkeit, auch per App über Tablet oder Handy von unterwegs Rechnungen hochzuladen, zu prüfen und freizugeben, macht das Rechnungseingangsbuch zudem sehr flexibel.

Alle Prozessschritte, Dokumente und Tätigkeiten des Vorgangs des Rechnungseingangs und der -prüfung werden protokolliert. Hierdurch werden die Prozesse transparent und nachvollziehbar. Zudem werden die dazugehörigen Belege sicher archiviert - hierdurch stellen Sie die GoBD-Konformität sicher.

Erfasser versus Prüfer

Wir unterscheiden zwischen der Funktion des Erfassers und des Prüfers. Diese Trennung ist nicht strikt und es gibt öfters Überschneidungen. Eine entsprechende Rechtevergabe unterscheidet die Rollen, im folgenden betrachten wir typische Aufgaben im Rahmen beider Rollen.

Der Erfasser

• Arbeitet in der Desktop-Variante unterstützt durch Arbeitslisten

• Erhält Übersicht über alle Eingangsrechnungen

• Kann Belege komplett entfernen oder ausblenden

• Erhält Informationen über den Bearbeitungsstand jeder Rechnung

• Kann im Desktop-Client Belegbild und Datenfelder gemeinsam darstellen und Daten aus dem PDF übernehmen

• Sofortanlage eines neuen Lieferanten mit qualifizierten Adressdaten (Crefo-Anbindung)

• Kann manuell Freigabeprozesse zuweisen

• Kann Prüfer per Mail mit Direktlink erinnern

• Erlaubt administrative Tätigkeiten wie das Definieren von Regeln und Freigabeprozessen

Der Prüfer

• Arbeitet oft in der 2GO-Variante, kann (lizenzabhängig) auch den Desktop-Client nutzen

• Fokussierte Sicht auf die durch ihn zu prüfenden Rechnungen

• Kann Belege für den nächsten Prüfungsschritt freigeben, ablehnen oder Rückfragen stellen

• E-Mail Benachrichtigung bei neuem zu prüfenden Beleg

• Über opt. Mehrfachfreigabe: Massenfreigabe, -prüfung

• Kann ergänzende Dokumente hochladen

• Kann alle Daten des Belegs ergänzen oder ändern

• Kann zur Angabe von Kostendimensionen (Kostenstelle) verpflichtet werden.

Rechteverwaltung für das Rebu

Der Administrator hat sicherzustellen, dass die ausgewählten Verantwortlichen die notwendigen Rechte als Erfasser oder Prüfer zugeteilt bekommen. Hier finden weitere Informationen zu Rechten und Profilen.

Die Rechte für das Rechnungseingangsbuch sind unter der Funktion “Finanzen” zu finden.
Gehen Sie auf Einstellungen>Systemadministration>Benutzerverwaltung>Profile und Rechte der Nutzer verwalten. Dort wählen Sie in der Rechteprofilliste „Finanzen – alle Rechte“ aus und duplizieren dies durch Klicken auf den entsprechenden Button unten. Benennen Sie dieses neue Rechteprofil im blau unterlegten Feld z.B. in „Finanzen – Rebu Erfasser“ um.
Deaktivieren Sie nun im duplizierten Profil zuerst alle Rechte in den beiden Spalten „Anzeigen“ und „Bearbeiten“ und filtern auf „Rechnungseingangsbuch“ und setzen die Rechte.

Rechte für Rebu-Erfasser

Die Rechte für den Erfasser müssen auf jeden Fall  Rechnungseingangsbuch beinhalten.
Optional können Sie das Recht Rechnungseingangsbuch (Mehrfachfreigabe) vergeben.

Setzen Sie die Häkchen und speichern Sie das neu erstellte Profil.

Rechte für Rebu-Prüfer

Das Profil für die Prüfer (sachliche Prüfung und Zahlungsfreigabe) legen Sie analog an.
Benennen Sie es und setzen Sie das Recht Rechnungseingangsbuch (Prüfung/Freigabe) und bei Bedarf auch Rechnungseingangsbuch (Mehrfachfreigabe).

Anschließend weisen Sie dem Nutzer über die Benutzerverwaltung das neu angelegte Profil für die gewünschten Gesellschaften zusätzlich zu (Einstellungen > Systemadministration > Benutzerverwaltung > Benutzer verwalten).