Profile und Rechte der Benutzer verwalten

Was sind Rechte in Scopevisio

Ein zugewiesenes Recht in der Ausprägung “Anzeigen” erlaubt es einem Benutzer ein oder mehrere Formulare zu öffnen (Leserecht). Besitzt das Recht zusätzlich die Ausprägung “Bearbeiten” können in der Regel alle Daten im Formular editiert werden. D. h. Daten können angelegt, verändert und gelöscht werden.

Abweichend hiervon werden Daten manchmal in einem nicht editierbaren Zustand angezeigt, z. B. weil es im gewünschten Kontext nicht sinnvoll ist, sie zu ändern oder weil sie im prozessualen Fortschritt nicht mehr geändert werden dürfen (insbesondere GoBD-Konformität).

Was sind Benutzerprofile in Scopevisio

Benutzerprofile sind eine Ansammlung der Rechte einer Anwendung (eines Funktionsbereichs) inkl. der jeweiligen Ausprägung (kein Recht, Leserecht, Recht zur Bearbeitung). Unterschiedliche Aufgaben und Rollen von Mitarbeitern im Unternehmen können durch verschiedene Profile abgebildet werden. Ein Benutzer erhält durch ein Benutzerprofil alle Rechte in den jeweiligen Ausprägungen für eine Gesellschaft. Ein Recht kann zeitgleich in mehreren Anwendungen vorhanden sein. Erhält der Benutzer ein Recht durch unterschiedliche Benutzerprofile mehrfach, so erhält er das Recht in der am weitesten gehenden Ausprägung.

Ein Benutzer erhält das Benutzerprofil “Finanzen - alle Rechte”, dort ist das Recht “Belegarbeitsliste” ausgeschaltet. Außerdem erhält er das Benutzerprofil “Finanzen - Kreditorenbuchhalter”. Das Recht “Belegarbeitsliste” berechtigt dort zur Bearbeitung. Beide Profile werden dem Benutzer im Kontext der A-GmbH zugewiesen, in der B-GmbH erhält er nur “Finanzen - alle Rechte”. Er kann nun in der A-GmbH die Belegarbeitsliste öffnen. In der B-GmbH hingegen nicht.

Was sind Rollen in Scopevisio

Die Zuweisung ist aktuell als Beta-feature “Benutzerrollen-Profile” möglich. Rollen sind anwendungsübergreifend, dadurch müssen einem Nutzer nicht mehr mehrere Benutzerprofile pro Gesellschaft zugewiesen werden.

Rechteprofile

Über Organisation > Administration > Benutzerverwaltung > Profile und Rechte der Benutzer verwalten öffnen Sie die Übersicht der Rechteprofile. Über den Filter auf Anwendungen (1) schränken Sie die Menge ein.

In der Spalte “Anzahl Zuweisungen” sehen, ob ein Profil einer Benutzer/Gesellschaftskombination zugewiesen ist. Profile ohne Zahlenwert sind unbenutzt. Durch Klick auf den Wert (drill-down) sehen Sie die einzelnen Sätze. Wenn noch Zuweisungen existieren, klicken Sie auf den entsprechenden Link, um diese anzuzeigen.

Durch Markieren (Multi-select ist möglich) können den Benutzern die Profile in den jeweiligen Gesellschaften entzogen werden.

Rechteprofile bearbeiten

Mit einem Doppelklick auf einen Tabelleneintrag öffnen Sie das Profil und können sehen, welche einzelnen Rechte in diesem Profil zusammengefasst werden.
In den Spalten Anzeigen und Bearbeiten ist direkt zu erkennen, ob das Profil keine Rechte (1),
nur Leserechte (2) oder Bearbeitungsrechte (3) gewährt.

Rechteprofil hinzufügen

Definieren Sie ein neues Profil inklusive der zugehörigen Zugriffsrechte, in dem Sie ein bestehendes Duplizieren oder klicken Sie auf Hinzufügen.

Ein Rechteprofil bildet nur die Rechte der jeweiligen Funktion ab, es ist nicht möglich ein übergreifendes Profil anzulegen, das z.B. Rechte aus Beschaffung, Reisekosten und Kassen enthält.

Geben Sie in Bezeichnung (1) den Namen des neuen Profils ein, z. B. Buchen.
Bestimmen Sie über das Dropdown-Menü (2) den übergeordneten Funktionsbereich (hier: Finanzen) für das neue Profil. Das neue Profil hat immer alle Rechte des entsprechenden Funktionsbereichs.
Legen Sie zeilenweisen durch Klick auf das Icon für Anzeigen / Bearbeiten fest, welche Ausprägung die Benutzer erhalten sollen.
- Klicken Sie in der Spalte Anzeigen (3) auf das Icon, wenn für das Formular Leserechte gelten sollen.
- Klicken Sie in der Spalte Bearbeiten (4) auf das Icon, wenn für das Formular Bearbeitungsrechte gelten sollen. Das Recht Bearbeiten schließt das Recht Anzeigen ein.
- Über die Checkbox in der obersten Tabellenzeile (5) können Sie mit einem Klick alle Rechte aktivieren oder deaktivieren.

Sichern Sie Ihre Eingaben und schließen Sie das Formular. Das Profil kann jetzt Benutzern zugewiesen werden.

Duplizieren Sie ein vorhandenes Profil und verwenden Sie es als Vorlage für ein neues. Diese Vorgehensweise bietet sich an, wenn Sie ein bestehendes Profil nur punktuell verändern möchten. Markieren Sie in der Übersicht das Profil, das Sie duplizieren wollen und klicken Sie auf Duplizieren. So können Sie z. B das Profil Finanzen - alle Rechte für verschiedene Mitarbeiter des Rechnungswesens anpassen.

Rechteprofile entfernen

Durch Markieren und Entfernen kann ein Rechteprofil gelöscht werden, wenn es nicht verwendet wird. Ggf. müssen die Zuweisungen (s.o.) aufheben.

Änderungsprotokoll der Berechtigungen

Änderungen an Benutzerprofilen und an Benutzerzuweisungen werden in einer separaten Tabelle festgehalten. Dieses Protokoll umfasst das Anlegen, Ändern und Löschen von Benutzerprofilen sowie das Zuweisen eines Profils und die Aufhebung einer solchen Zuweisung.

Wählen Sie Systemadministration > Benutzerverwaltung > Profile und Rechte der Benutzer verwalten und klicken Sie auf Weitere Aktionen (Drei Punkte oben rechts), um die Funktion Änderungshistorie anzeigen zu erreichen.

Benutzern das Profil zuweisen

Wählen Sie Systemadministration > Benutzerverwaltung > Benutzer verwalten.

Markieren Sie in der Benutzerübersicht den Benutzer, dem Sie ein neues Profil zuweisen möchten. Klicken Sie auf Bearbeiten.

Klicken Sie in der Gruppe Benutzerprofile auf Hinzufügen (1).

Bestimmen Sie über die Auswahlhilfe die Anwendung, die dem Benutzer zugeordnet werden soll.
Bestimmen Sie über die Auswahlhilfe das Profil, das der Benutzer in der Firma erhalten soll.
Bestimmen Sie über die Auswahlhilfe die Gesellschaft, in der das Recht gelten soll.

Nachdem Sie Ihre Eingaben gespeichert haben, sind die Änderungen sofort wirksam.

Rechte kopieren

Der Link Rechte von Benutzer kopieren (2, Abbildung oben) gibt Ihnen die Möglichkeit, dieselben Rechte mit wenigen Handgriffen an mehrere Benutzer zu vergeben.