Aufträge

Aufträge erstellen

Wählen Sie Organisation > Aufträge > Hinzufügen, wenn Sie den Auftrag nicht aus einem Vorgänger-Beleg erstellen.

Geschäftsobjekt “Beschreibung des Auftrags”

• Projekt
  Je nach Einstellung ist das Projekt ein Pflichtfeld. Wenn das Projekt angesprochen wird, befüllt sich hieraus der Kunde.

• Kunde
  Ihr Rechnungsempfänger. Ein Kontakt, der noch keine Kundenrolle hat, bekommt diese beim Speichern automatisch zugewiesen. Ggf. legen Sie direkt ein Debitorenkonto an, um Bankverbindung oder vereinbarte Zahlungsbedingungen dort zu speichern.

• Ansprechpartner
  Dies ist Ihr Kontakt beim Kunden. Je nach Einstellung wird der Beleg per Mail an die E-Mailadresse dieses Kontakts versandt.

Geschäftsobjekt “Angaben zum Auftrag”

• Status des Auftrags
  Dieser Wert wird z. B. bei Überführung in eine Rechnung automatisch geändert, kann aber manuell geändert werden.

• Sprache
  Wird aus dem Debitor vorbelegt, relevant für den Layout-Regelassistent.

• Leistungsort
  Das Feld wird aus der Adresse des Rechnungsempfängers vorbelegt.

• Steuersachverhalt
  Der Steuersachverhalt steuert in Verbindung mit der Erlöskontenvorbelegung die Erlöskonten- und Steuerschlüsselbestimmung und damit den Steuerbetrag in Abhängigkeit vom Produkttyp.

• Preisangabe
  Steuern Sie, ob die Preise netto oder brutto zugeordnet werden. Siehe hierzu auch die Informationen zum Produktstamm. Im Falle einer Bruttodarstellung steht Ihnen der zeilenweise Positionsrabatt nicht zur Verfügung.

• Leistungsdatum von … bis
  Die Felder dienen intern auch zur Vorbelegung der passiven Rechnungsabgrenzung (siehe unten).

• Buchungsdatum
  Mit diesem Datum läuft die Rechnung in die Finanzbuchhaltung (Umsatzversteuerung, Berichte) ein. Sie können dies auf Basis von Beleg- oder Leistungsdatum vorbelegen lassen (Abrechnungseinstellungen).

• Vorgänger und Nachfolger
  Wenn Sie mit den Automatismen des Belegprozesses arbeiten, können Sie hier die vorgelagerten Belege (Angebot, Auftrag) und die nachgelagerten Korrekturrechnungen sehen.

• Informationen für Kundenbetreuer
  Für die Faktura wichtige kundenbezogene Daten können hier abgelegt werden. Der Inhalt wird kundenindividuell angezeigt, ist also in jedem Auftrag des gleichen Kunden sichtbar.

Die Reiter im unteren Teil des Auftrag-Formulars

Nachdem der Belegkopf vollständig ist, fügen Sie dem Auftrag einzelne Positionen hinzu und füllen, soweit notwendig, die weiteren Registerkarten mit Abrechnungsdetails aus.

Open

Informationen zu Dokumenten, die im Rahmen des Verkaufsprozesses heraus erzeugt werden, sind auf Reitern zusammengefasst. Die Reiter sind für fast alle Belegarten - Potenzial, Angebot, Auftrag, Rechnung, Lieferschein, Gutschrift -  identisch. Die darin enthaltenen Informationen werden jeweils aus dem Vorgängerbeleg genommen und im Laufe des Prozesses weiterentwickelt und angereichert.

Im Folgenden werden die Reiter anhand der Belegart Auftrag beschrieben.

Reiter “Positionen” im Auftrag

Auf der Registerkarte Positionen tragen Sie die Auftragspositionen ein.

1. Für weitere Auftragspositionen verwenden Sie den Button Hinzufügen.

2. Über die Spalte “Typ” können Sie bestimmen, ob eine Zeile ein Produkt, eine Zwischensumme, eine Überschrift oder einen Freitext darstellt. Ein Auftrag benötigt wenigstens eine ausgefüllte Positionszeile vom Typ “Produkt” als Pflichtangabe; ohne Eingabe mindestens einer Position kann der Auftrag nicht gespeichert werden.

3. Markieren Sie eine Auftragsposition, um sie zu Entfernen oder zu Duplizieren.

4. Über die Pfeiltasten können Sie eine markierte Auftragsposition nach oben oder unten verschieben.

5. Sobald Sie eine Menge angegeben haben, werden Nettopreis, Steuer und Bruttopreis berechnet. Dazu werden die im Produktkatalog und in den Stammdaten hinterlegten Angaben herangezogen (z. B. Rabatt und Steuersatz).

6. Über den Button Vorlagen speichern Sie den ausgefüllten Auftrag zur Wiederverwendung als Vorlage. Oder Sie laden über diesen Button Daten einer gespeicherten Vorlage.

7. Über den Button Versenden können Sie den Auftrag (als Auftragsbestätigung) verschicken.

8. In diesem Multi-Funktionsbutton finden Sie eine Reihe von Optionen zum Belegdruck und die Auswahl eines Beleglayouts.

9. Hier können Sie den Auftrag in einen anderen Belegtyp überführen und dabei die erfassten Informationen mitnehmen. Zur Auswahl stehen: In Lieferschein überführen oder In Rechnung überführen.

Open

Reiter “Zahlung” im Auftrag

Hier erfassen Sie die Zahlungsbedingungen für Ihren Auftrag. Dies tun Sie entweder individuell, indem Sie Werte eingeben, oder global, indem Sie den Link Zahlungsbedingungen auswählen verwenden und aus den hinterlegten Bedingungen Ihre Wahl treffen. Die Zahlungsbedingungen werden ins Formular übernommen, können aber darin noch individuell geändert werden.

Klicken Sie in das Feld Zahlungsart, um eine Zahlungsmethode auszuwählen (1).

Markieren Sie das Feld Auf exportiertem Beleg als bezahlt ausweisen (2), um auf dem Abrechnungsbeleg z.B. zu dokumentieren, dass der Kunde sofort per Kreditkarte bezahlt hat. Die Zahlung ist dann zwar erfolgt, aber noch nicht gebucht und auch noch nicht auf Ihrem Konto eingegangen.

Unter Zahlungsbedingungen auswählen stehen ab Werk bereits viele Zahlungsbedingungen zur Verfügung.

Reiter “Bankverbindung” im Auftrag

Hier sehen Sie die Bankverbindung des Kunden aus der Rolle Debitor Sollte bei mehreren Bankverbindungen davon abgewichen werden, markieren Sie die gewünschte Bankverbindung und bestätigen Sie dies mit Klick auf Als Zielbank verwenden.

Reiter “Versand” im Auftrag

Tragen Sie hier die Lieferart ein. 

"Frei" ist voreingestellt. Mit Klick auf <neu...> fügen Sie weitere Auswahlmöglichkeiten hinzu.

Hinterlegen Sie die Versandkosten. Diese Versandkosten werden anschließend auf die Rechnung gesetzt, wenn Sie die entsprechende Versandart auswählen.

Über den Link Spracheinstellungen können Sie Übersetzungen angeben, falls Sie Ihre Ware ins Ausland liefern möchten.

Sobald Sie gespeichert haben, finden Sie die Versandkosten auf der Registerkarte Positionen wieder.

Reiter “Anschrift” im Auftrag

Standardmäßig wird als Versandanschrift die Hauptadresse des Kunden genommen. Es kann aber auch eine andere Adresse angegeben werden.

Reiter “Belegtext” im Auftrag

Hier können Sie festlegen, welcher Einleitungs- und Schlusstext auf Ihrem Abrechnungsbeleg ausgegeben wird. Sie können Textbausteine verwenden.

Wählen Sie Textbaustein einfügen oder Textbaustein ersetzen, um vorbereitete Texte ohne Erfassungsaufwand und Tippfehler in den Beleg einzufügen.

Wählen Sie Textbaustein einfügen, um das folgende Formular zu öffnen. Hier finden Sie vorbereitete Textbausteine.

1. Markieren Sie einen Baustein und klicken Sie auf Einsetzen, um ihn an der Cursorposition in Ihren Beleg zu übernehmen.

2. Oder wählen Sie Hinzufügen, um einen neuen Textbaustein zu formulieren.

Reiter “Dokumente” im Auftrag

Zusätzlich zum Beleg können auch weitere Dokumente zu einem Abrechnungsvorgang gehören. Denkbar sind z. B. Verträge, Listen, Aufschlüsselungen und vieles mehr. Diese Dokumente können Sie am Vorgang hinterlegen, indem Sie sie einfach aus einem lokalen Ordner auf das Feld Dokumente ziehen.

Reiter “Belegfluss” im Auftrag

Diese Registerkarte ist eine Art Vorgangsleiste in Langfassung. Hier sehen Sie, wie sich der Vertriebs- und Abrechnungsprozess über die verschiedenen Belegarten hinweg entwickelt hat. Zusätzliche Informationen können wie immer eingeblendet werden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschriften klicken und die benötigten Datenfelder anhaken. Über Verlinkungen sind weiterführende Angaben zugänglich, z. B. Projekt, Beleg, Kunde.

Haken Sie die Checkbox Belegpositionen anzeigen an, um die dem Beleg zugrunde liegenden Liefer- und Leistungsbestandteile zu sehen.

Hinweis: Das Finanzamt verlangt, dass jeder Geschäftsvorfall lückenlos dokumentiert, nachvollziehbar und verständlich ist (Stichwort GoBD). Diese Funktion hilft Ihnen beim Erfüllen der behördlichen Anforderungen.

Reiter “Ereignisse” im Auftrag

Auf diese Registerkarte wird protokolliert, wer wann was im Rahmen des Geschäftsvorfalles unternommen hat. Der Button Anzeigen blendet detaillierte Informationen zur ausgewählten Aktion ein.

Hinweis: Das Finanzamt verlangt, dass jeder Geschäftsvorfall lückenlos dokumentiert, nachvollziehbar und verständlich ist (Stichwort GoBD). Diese Funktion hilft Ihnen beim Erfüllen der behördlichen Anforderungen.

Benutzerdefinierte Felder

Haben Sie benutzerdefinierte Felder angelegt, können Sie dem Beleg in diesem Reiter weitere Angaben mitgeben.

Die Buttons am unteren Teil des Auftrag-Formulars

Vorlagen

Über den Button Vorlagen können Sie eine Vorlage für Ihren Beleg laden oder eine neue aus dem Beleg erstellen.

1. Sie haben die Wahl, ob Sie bei Verwendung der Vorlage die gespeicherten Positionszeilen bzw. Belegtexte laden möchten oder nicht.

2. Markieren Sie die zu verwendende Vorlage oder geben Sie der Vorlage einen Namen, falls Sie eine neue speichern.

3. Die Positionen aus der Vorlage können gewählt oder abgewählt werden.

4. Hier bestimmen Sie, ob Sie weitere Positionen hinzufügen oder die gemachten Angaben in Ihren Beleg übernehmen möchten.

Dokumentenlayouts / Beleglayouts

Wählen Sie aus dem Multi-Funktionsbutton Dokumentenlayouts, um aus Ihrem Layoutkatalog das passende Layout auszuwählen.

1. Wenn Sie ein Layout ausgewählt haben, können Sie dieses für zukünftige Aufträge als Standardlayout festlegen, indem Sie hier einen Haken setzen.

2. Zeigen Sie die Tabelle der Layouts an oder inspizieren Sie die Vorschau des ausgewählten Layouts.

3. Wie überall in Scopevisio können Sie die aufgelisteten Informationen ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Tabellenkopf klicken und andere Spalten auswählen.

4. Erzeugen Sie den Abrechnungsbeleg mit dem ausgewählten Layout als Word-Datei und speichern Sie diese auf Ihrem Computer ab.

5. Erzeugen Sie den Abrechnungsbeleg als PDF-Datei und und speichern Sie diese auf Ihrem Computer ab.

6. Verwalten Sie Ihre Beleglayouts. Weiteres zu diesem Thema finden Sie im Abschnitt Beleglayouts.

7. Über die Pfeiltaste rechts im Button Dokumentenlayouts können Sie andere Optionen auswählen, darunter Drucken oder Nachbearbeiten des Belegs oder Sofortzahlung, um direkt eine Kassenbewegung zu erfassen, falls der Kunde in diesem Stadium bereits eine Barzahlung leisten möchte.

Lieferstatus und Rechnungsstatus

Erkennen Sie, ob zu einem Auftrag noch Lieferungen oder Rechnungen ausstehen.

Öffnen Sie die Auftragsübersicht unter Organisation > Aufträge. Welche Vorgänge noch ausstehen können Sie den Spalten Lieferstatus und Rechnungsstatus entnehmen.

Wo wird die Menge der noch zu liefernden oder abzurechnenden Produkte angezeigt?

Öffnen Sie einen Auftrag, zu dem Sie ausstehende Liefermengen bzw. Abrechnungsmengen einsehen möchten. Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste auf  die Spaltenbeschriftungen der Tabelle. Es öffnet sich ein Kontext-Menü. Wählen Sie Menge (zu liefern) und Menge (abzurechnen). In der Positionstabelle werden nun auch diese Spalten angezeigt.