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🟨 Beschaffung

Mit dem Modul Beschaffung können Sie Ihre Warenwirtschaftsprozesse mit Hilfe der integrierten Unternehmenssoftware von Scopevisio abwickeln – von der Bestellung beim Lieferanten, über die Lieferung der Ware bis hin zur Verarbeitung der Rechnung Ihres Lieferanten. All dies im vollständigen Zusammenhang zu Aufträgen Ihrer Kunden, Lieferungen und Rechnungen an Ihre Kunden.

Um mit Scopevisio Beschaffung arbeiten zu können, sollten Sie in den Stammdaten Produkte und Lieferanten, inklusive Preisen, Lieferbedingungen und Zahlungsbedingungen, bereits angelegt haben. Wenn Sie von einem Fremdsystem zu Scopevisio wechseln möchten, können Sie Ihre vorhandenen Stammdaten ganz einfach in Scopevisio importieren. Dabei helfen Ihnen unsere Experten gerne.

Im Folgenden werden nun die Funktionen genauer beschrieben.

Für einen besseren Überblick stellen wir zum Einstieg das Prozessmodell der Beschaffung vor.

Hinweis: Um Im Ablauf stets den Überblick behalten zu können, muss in der Bearbeitung der Aufträge zu Lieferungen und Rechnungen bei der Zahlungsart Vorkasse die Rechnungsart Anzahlung genutzt werden.

Insgesamt ist auf Datensparsamkeit zu achten und nach Möglichkeit eine konsistente Benennung der Produkte zu etablieren, um die mehrfache Anlage von Produkten zu vermeiden. Dabei unterstützen wir gerne, sprechen Sie uns an.

Allgemeine Themen:

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Prozessmodell der Beschaffung

Die folgende Grafik zeigt den Prozessfluss von Scopevisio Beschaffung.

Beschaffung ist ein eigenes Modul, integriert in die Abläufe innerhalb der gesamten ERP Software. Grundsätzlich unterstützt Scopevisio den Ansatz des arbeitsteiligen Vorgehens und schafft somit die Basis für eine Prozessbeschleunigung. Das vorgestellte Prozessmodell zeigt in welcher Abfolge der Ablauf im Unternehmen schnell und sicher erfolgen kann. Sofern Sie Ihren gesamten Prozess in Scopevisio darstellen können, erzielen wir den größten Effekt, sofern Sie Teilprozesse darstellen können, haben wir die volle Flexibilität beliebig in den Prozess einsteigen zu können. Die einzelnen Teilprozesse und das Gesamtbild werden im Folgenden erklärt.

Bedarfsermittlung

Sie erfassen Ihre Kunden-Aufträge und diese werden mit dem Befehl Speichern direkt in die Auftragssteuerung übergeben oder Sie nutzen das Scopevisio AddOn “Interne Beschaffung” und erhalten aus der internen Organisation freigegebene Anforderungen.

In der Auftragssteuerung ermitteln wir Ihren Bedarf auf zwei Arten:

Klassischer Ansatz

Meldebestand und Maximalbestand, den wir auf einem einzelnen Produkt und auf einem einzelnen Lager führen können.

Neuer Ansatz

Aus internen oder externen Aufträgen existiert ein Bedarf, den wir aus Lagerbestand und oder eingehenden Bestellungen noch nicht decken können. Zum Beispiel: Wir haben 100 Stück eines Produkts im Auftrag, aber nur 40 am Lager, d.h. wir haben eine Unterdeckung des Bedarfes von 60 Stück. Wir schreiben demnach immer alle Mengen, die wir kennen oder kennen können in den Bestellvorschlag. So stellen wir immer sicher, dass Sie alle Ihre Aufträge erfüllen können und die benötigen Waren beschafft werden. Dies kann auch dazu beitragen, einen über Melde- und Maximalbestand gesteuerten Lagerbestand zu senken und somit Kosten zu senken.

Um diesem Ansatz zu folgen, bedarf es keinem Eintrag als Meldebestand und Maximalbestand, somit minimaler Pflegeaufwand.

Sie können beide Ansätze kombinieren.

Für diese Unterdeckung wird ein Bestellvorschlag ausgeführt, der uns in die Lage versetzt, die Aufträge zu erfüllen.

Auftrag aus Lagerbestand erfüllbar

Auftrag aus Lagerbestand nicht erfüllbar

  • Wir listen alle Aufträge auf, die aus Lagerbestand aktuell erfüllbar sind, schreiben eine Reservierung und übergeben einen Liefertermin.

  • Bestellvorschlag wird generiert für Aufträge minus Bestand, d.h. für die Unterdeckung. Der Nutzer hat viel Freiheit, die berechnete Menge und den aus den Stammdaten gezogenen Preis zu modifizieren und Produkte hinzuzufügen.

  • Wir starten die Kommissionierung für Aufträge, die erfüllt werden können.

  • Das Ergebnis wird in die Bestellung überführt. Damit dokumentieren wir den Kaufvertrag mit dem Lieferanten.

  • Die anstehende, kommissionierte Lieferung geben wir aus in einen Lieferschein.

  • Gegen die Bestellung lassen wir einen Wareneingang laufen, sobald die Lieferung eintrifft.

  • Wir generieren eine Rechnung, automatisch vorkontiert, in die Finanzbuchhaltung übergeben wird.

  • Alle gebuchten Lieferungen fließen direkt in den Bestand ein. Die Auftragssteuerung verteilt Bestand stets auf alle vorliegenden Aufträge, immer nach dem gleichen Prinzip.

 

  • Wir haben die Information, welches Produkt zu welchem Preis in welcher Menge beim Lieferanten bestellt und geliefert wird, d.h. wissen daraus bereits im Voraus, welche Informationen auf der Rechnung stehen werden. Deshalb muss die Rechnung nicht mehr in den Freigabeprozess laufen. Das System übernimmt die sachliche Prüfung. Simplify your daily business.

 

  • Die Zahlung kann automatisiert angestoßen werden, eventuell unter Skontoausnutzung. Ebenso kann die Buchung automatisiert

werden.

Der Prozessablauf

Kunden Auftrag anlegen

Ein Auftrag kann aus einem Angebot (Vertrieb Lizenz erforderlich und link zu Angebot überführen) in einen Auftrag überführt werden, oder neu angelegt werden:

Sie öffnen die Registerkarte Aufträge (Bereich Organisation) dies öffnet die Übersicht derhttps://scopevisio.atlassian.net/wiki/spaces/OH/pages/52134075

Weiter unten finden Sie einen Bereich mit verschiedenen Registerkarten; die Registerkarte Positionen ist geöffnet. Über die Schaltfläche Hinzufügen geben Sie Auftragspositionen ein.

Bleiben wir bei den Positionen: Sie bestimmen das Produkt und die Menge. Einheiten, Preise, Steuersatz und weitere Details holt sich das System aus den Stammdaten. Sie können auch abweichende Angaben machen.

Über eine Regel setzen wir ein Wunschdatum, dies kann manuell geändert werden, zu dem der Kunde die Ware gerne hätte, oder alternativ der Termin zu dem Sie alle Elemente des Auftrages gerne am Lager bereit hätten, um das Produkt fertigen zu können, oder den Auftrag gesammelt ausliefern zu können.

Dieses Datum dient in erster Linie Ihrer unternehmensinternen Kommunikation. Auch ein Standort, über den der Auftrag ausgefertigt werden soll, kann hier angegeben werden. Im Setup mit nur einem Standort ist diese Eingabe entbehrlich.

Speichern Sie Ihre Eingaben.

Alle Angaben fliesen in die Auftragssteuerung ein.

Auftragssteuerung

Die Auftragssteuerung ist das Herzstück Ihrer Beschaffung. Hier sehen Sie drei Abschnitte: Aufträge, Auftrags Positionen und Reservierungen.

Anhand Ihrer Bestandsdaten zeigt Ihnen das System einen Ausführbarkeitsstatus für jeden Auftrag und jede Position an. Sie sehen auf den ersten Blick, ob und wann Sie einen Auftrag ausführen können.

Ausführbare Aufträge vollständig Kommissionieren

Der grüne Haken bedeutet: Alles verfügbar, der Auftrag kann vollständig ausgeführt werden. Grün markierte Aufträge können Sie mit einem Klick auf Kommissionieren für den Versand vorbereiten. Dies können Sie auch per Massenbearbeitung tun, indem Sie mehrere Zeilen in der Tabelle Aufträge markieren und auf Kommissionieren klicken.

Ausführbare Aufträge Teilkommissionierung

Aufträge Ihrer Kunden können bei entsprechender vertraglicher Grundlage auch in Teilmengen geliefert werden. Dies bedingt auf der einen Seite höhere operative Kosten (mehrere Kommissionierungsaufträge des gleichen Auftrages und mehrere Sendungen damit im Zweifel höhere Transportkosten) die einer schnelleren Auftragserfüllung und damit einer früheren Zahlung gegenüberstehen.

Technisch erlauben wir eine Teilkommissionierung sobald Auftragspositionen voll erfüllt werden können.

Nicht unmittelbar ausführbare Aufträge

Ein rotes Signal bedeutet: Der Bestand reicht nicht aus, um den Auftrag vollständig auszuführen.

Mit der Übersicht schaffen wir zum einen ein klares Bild welche Aufträge bereits geliefert werden können, sprich welche Aufträge dann in Kürze von Ihren Kunden auch bezahlt werden und zum anderen welche aktuell nicht ausgeliefert werden.

Durch die Signale orange ausgewiesen sind Aufträge oder Auftragszeilen, bei der mehr als eine Zuordnung der Ware möglich ist. Über eine Änderung der Priorität: grundsätzlich laufen alle Aufträge mit der gleichen Priorität 1 ein, eine Änderung für den Auftrag, den Sie gerne vorziehen wollen auf 2 ändern die Reservierungslogik und sorgt für eine Rangänderung. Die Bestellvorschläge sind in der Menge der zu bestellenden Produkte davon nicht betroffen.

Für diese Aufträge rechnen wir einen Bestellvorschlag, damit sie so schnell wie möglich ausgeführt werden können.

Hier die Übersicht der Bestellvorschläge:

Im Beispiel wurden für fünf Lieferanten Bestellvorschläge gerechnet.

Damit für die Bearbeitenden sofort klar ist, was sie als Erstes anschauen müssen, wird pro Lieferanten die Anzahl Produkte und der Nettobetrag angegeben, hier können Filter gesetzt werden oder Reihenfolgen gesetzt werden über die entsprechende Kopfzeile.

Ein Bestellvorschlag wurde aufgrund des Reservierungsstatus erstellt:

 

Der zugehörige Auftrag mit der zu bestellenden Menge, die aus dem Bestand aktuell nicht erfüllt wird, wird unter Reservierungen angezeigt. Wir weisen die Mengen aus, die im obigen Beispiel aus Auftrag AU-2023-11 noch fehlen, sprich nicht in ausreichender Anzahl im Lager oder eingehenden Bestellung reserviert werden kann.

Auch in der Sicht der Reservierungen macht es Sinn die generelle Filteroption der gelb unterlegten Kopfzeile zu nutzen und nach Wunschtermin und Produktnummer zu filtern, um die optimale Menge für die aktuelle Bestellung unter der Berücksichtigung der Wiederbeschaffungszeit zu kalkulieren.

Hier kann es sinnreich sein, nur einen Teil der Vorschlagsmenge zu bestellen, wenn der Wunschtermin weiter in der Zukunft liegt als die Lieferzeit des Lieferanten.

Die Logik der allgemeinen Bestellvorschläge ermöglicht es Ihnen nicht mehr detailliert auf den Auftrag und den Lagerbestand eines einzelnen Produktes schauen zu müssen, das übernimmt Scopevisio Beschaffung für Sie automatisch. Im Abschnitt Produktlieferanten sehen Sie, welche Produkte einen Eintrag in der Produkt- Lieferanten Tabelle tragen, sprich welche Produkte einen aktuellen Eintrag zu einer Bezugsquelle führen. Wir weisen auf Bestellvorschlag und Bestellung die Produkt Lieferanten Einträge aus den Stammdaten aus, damit Sie in dem Moment in dem Sie sich mit der Bestellung beim Lieferanten befassen, Ihre Bestellung um einzelne Produkte schnell und einfach ergänzen können, ohne Suche nach Optionen in der Übersicht der Produktdaten. Zudem lassen sich hier die Daten gleich erweitern, bearbeiten oder übernehmen.

Der Bestellvorschlag ist in Menge und Produkt zu prüfen und wird mit dem Befehl In Bestellung überführen in eine formelle Bestellung überführt.

Mit Klick auf Versenden schicken Sie die Bestellung an den Lieferanten. Dies erfolgt an die am Lieferanten hinterlegten Mail Adresse für den Versand von Bestellungen (Beschaffung).

Die Vorgangsleiste mit dem Prozessmodell hilft die Abfolge nachhaltig zu steuern.

In der Übersicht der Bestellungen sehen Sie alle Bestellungen. Diese können im nächsten Schritt in Lieferung überführt werden.

 

Bestellungen können analog allen Übersichten in Scopevisio mit einem Schnellfilter versehen werden und als individuelle Arbeitsliste hinterlegt werden. Die Wareneingänge können sie dann mit den Eingangsrechnungen zuordnen im Rechnungseingangsbuch (link).

Übersicht über den gesamten Lagerbestand

Sie öffnen die Detailseite zu einem Produkt, wählen den Reiter Bestand, und sehen den Gesamtbestand über den angegebenen Zeitraum, in diesem Beispiel: 20 Tage.

 

Über den Aufruf Bestandsübersicht erhalten sie die Sicht auf alle Produkte, die Bestände führen. Hier werden die einzelnen Sichten aus den Produkten zusammengeführt zum aktuellen Lagerbestand.

Begriffssammlung