Reisekosteneinstellungen

Leitfaden für Neukunden und Bestandskunden

Unter Reisekosten verstehen wir eine Funktionserweiterung, die einen reibungslosen, digitalen Prozess von der Erfassung über die Prüfung und Freigabe bis hin zur Buchung ermöglicht. In Zukunft wird außerdem die Faktura gegenüber dem Endkunden zusätzlich mit Daten unterstützt und erleichtert.

Hierbei unterstützen wir immer das mobile Arbeiten: unsere App REISE2GO können Sie entweder als native App oder als Webapp auch über die Übersicht STARTER2GO benutzen.

Administratorrechte

Neukunden sind bereits alle Rechte auf Reisekosten und somit auch deren Administratorrechte aktiv zugewiesen. Die Einstellungen können aber nach Ihren eigenen Maßgaben modifiziert werden. Dazu gehen Sie bitte hier weiter.

Bestandskunden führen bitte folgende Schritte durch:

Ein Scopevisio-Administrator weist zunächst einem Mitarbeiter das Rechteprofil Reisekosten – alle Rechte zu. Mit diesem Profil können Einstellungen zu den Reisekosten verwaltet werden. Da die Einstellungen starken Einfluss auf einen automatisierten Backoffice-Prozess haben, sollte hierfür ein Mitarbeiter mit Buchhaltungskenntnissen gewählt werden.

Einstellungen

Der Reisekosten-Administrator öffnet Organisation > Reisen/Spesen (1) und geht über die drei Punkte (Weitere Aktionen) in die Reisekosten-Einstellungen (2). Alternativ erreicht man dasselbe Formular auch über Organisation > Stammdaten > Projekte > Reisekosteneinstellungen bearbeiten.

Dort wählt er im Geschäftsobjekt Grunddaten beim Punkt Positionen pflegen Anzeigen (1).

Positionen pflegen

Im erscheinenden Formular wird die Verknüpfung der Positionen zu den FiBu-Konten ersichtlich. Laden Sie zunächst über den Link unten rechts die Systemvorlage und bestätigen Sie dies mit Klick auf Import abschließen, dann passen Sie die vorgeschlagenen Kontenzuordnungen in der Spalte "Konto (Mitarbeiter)" und ggf. "Konto (Unternehmer)" an Ihren individuellen Kontenplan an. So werden die Aufwandskonten basierend auf der gewählten Beschäftigungsart vorbelegt. Speichern Sie Ihre Änderungen. Zum Start sind hier keine weiteren Arbeiten nötig.

Selbstverständlich können Sie der Übersicht halber in Ihrem Unternehmen unübliche Positionen aus der Liste entfernen oder eine spezielle Reisekostenposition ergänzen. Prüfen Sie bei neuen Positionen nicht nur die Konten, sondern auch die weiteren Spalten:

Kostenübernahme: Eine solche Position ist nicht vom Reisenden ausgelegt worden.
Erstattbar: Solche Positionen fließen in die angeforderte Erstattungssumme der Abrechnung. Erstattbar und Kostenübernahme schließen sich aus.
Fakturierbar (Weiterberechnung): Solche Positionen werden für die Weiterbelastung an Ihren Kunden vorgeschlagen.

Die angewandten Steuersätze sind ebenfalls anpassbar.

Die Positionen Übernachtungspauschale, Verpflegungspauschale und Verpflegungspauschale An- und Abreise sind systemrelevant und müssen erhalten bleiben. Diese können über die Systemvorlage wiederhergestellt werden.

Verpflegungspauschalen pflegen

Unter Verpflegungspauschalen pflegen (2) können Sie individuelle, von den gesetzlichen Grenzen abweichende Verpflegungspauschalen hinterlegen.

Initial können Sie die gesetzlichen Werte über den Link Fehlende Standard-Einträge aus Systemdaten ergänzen erzeugen.

Kilometerpauschalen pflegen

Unter Kilometerpauschalen pflegen (3) können Sie individuelle, von den gesetzlichen Grenzen abweichende Kilometerpauschalen hinterlegen.

Mitarbeiterrechte

Sind die Reisekosteneinstellungen vorgenommen worden, weist der Administrator nach Bedarf weiteren Mitarbeitern das Rechteprofil "Reisekosten - Mitarbeiter" zu. Damit können sie sowohl im Client über Aktivitäten > Reisekostenerfassung wie auch über REISE2GO Reisekosten erfassen.