Anlagen per csv-Datei importieren

Das Formular Anlagen importieren

Um bestehende Daten aus einer anderen Buchhaltung zu übernehmen, bietet Scopevisio eine Importfunktion für Daten im CSV-Format. Sie finden den Import unter
OpenScope > Import & Export > Finanzimporte verwalten > Anlagen importieren.

Das Formular für den Import ist im folgenden Screenshot dargestellt. Es folgt den üblichen Konventionen von CSV-Importen bei Scopevisio.

Sie können die zu importierende Datei entweder mit der Maus auf den Button ziehen oder durch einen Mausklick darauf ein Auswahlmenü öffnen und die Datei dort auswählen. Alternativ fügen Sie Ihre Daten per copy & paste in die oberste, linke Zelle ein.

Importeinstellungen

Neben dem Upload-Button befindet sich der Verweis auf die Importeinstellungen. Hier können Sie verschiedene Vorgaben machen, die den Import der Datei beeinflussen. 

Die Vorgaben sind im Einzelnen 

• Die Codierung (UTF-8, ISO-8859-1, windows-1250, …) der Importdatei. UTF-8 ist voreingestellt. Excel-Exporte funktionieren besser mit ISO-Codierung. 

• Das verwendete Trennzeichen, um die einzelnen CSV-Felder zu trennen. 

• Das Beginnen mit Zeile; Spaltenüberschriften können Sie z.B. ausblenden, indem Sie mit Zeile 2 beginnen. 

• Dezimalstellen legt die Zahl der Dezimalstellen fest. Wenn im Import der Wert 8000 steht, wird dieser als 8000,00 dargestellt. 

• Das Datumsformat, hier wählen Sie, wie ein Tagesdatum aufgebaut ist. 

Wenn Sie schon eine Datei ausgewählt haben, wird in der Datenvorschau angezeigt, wie sich die aktuellen Vorgaben auf den Import auswirken. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie die Codierung des zu importierenden Dokuments nicht kennen. 

Weitere Optionen

Die folgenden drei Optionen sind für Profis und Sonderfälle und deswegen im Standard nicht aktiviert.

Die Checkbox (1) im obigen Screenshot bestimmt, ob das Überschreiben von bestehenden Inventarnummern zugelassen ist oder ob der Import in diesem Fall einen Fehler anzeigt. 

Wir empfehlen die Übernahme von Daten zum Wirtschaftsjahresbeginn, über die Checkbox (2) im Bild oben können Sie aber auch eine unterjährige Übernahme zulassen. 

Der in Deutschland genutzte Sammelposten unterliegt fachlichen Restriktionen bzgl. Abgang und Erinnerungswert. Zum Zwecke der Bilanzidentität (Saldenanschluss) können diese Plausibilisierungen mit Checkbox (3) beim Import ignoriert werden.

Darunter befindet sich die Vorschautabelle. In der Kopfzeile stehen die Felder, die bei dem Import gefüllt werden. In der Tabelle wird angezeigt, wie die einzelnen Elemente der CSV Datei den Feldern der Scopevisio zugeordnet werden. Um die Zuordnung der Tabellenspalten zu den Feldern zu ändern, klicken Sie auf das nach unten weisende Dreieck neben dem Feldnamen. 

Wie Sie sehen, öffnet sich ein Auswahldialog mit allen möglichen Feldern. Sie können jeder Spalte jedes Feld zuordnen. Eine doppelte Zuordnung ist nicht möglich. 

Der Abschreibungsbeginn in Scopevisio entspricht dem Übernahmedatum (2). Beim beispielhaften Wechsel der Software zum Beginn 2023 müssen Sie also den 01.01.2023 eintragen, nicht den 31.12.2022 sonst erzeugt Scopevisio noch eine Abschreibung für Dezember 2022.

Mit dem unten rechts liegenden Element Prüfen können Sie einen Importlauf simulieren. Als Ergebnis wird die Anzahl der gefundenen Fehler angezeigt, und die Felder mit fehlerhaften Daten rot unterlegt. Als Fehler gilt auch, wenn ein Pflichtfeld nicht gefüllt ist. Das Positionieren des Mauszeigers über einem Feld bewirkt die Anzeige einer genaueren Fehlermeldung. 

Die Pflichtfelder beim Anlagenimport sind im Folgenden aufgeführt. 

• Kontonummer,
  bitte beachten Sie die führende Null der Kontonummer (1)

• Inventarnummer 

• Bezeichnung 

• AHK-Datum 

• Historischer AfA-Beginn,
  von diesem Wert an wird die Nutzungsdauer gerechnet 

• Übernahmedatum (2), s.o.

• Nutzungsdauer Jahre 

• Abschreibungsart 

• AHK-Betrag 

• Buchwert 
  dies ist der Buchwert zum Übernahmedatum

Importieren

Wenn keine Fehler mehr vorliegen, können Sie mit Importieren den eigentlichen Import starten. Sie bekommen eine Rückmeldung, wie viele Anlagengüter importiert wurden. 

Über den sich unten links befindenden Verweis Importläufe verwalten kommen Sie auf ein neues Formular. Hier finden Sie eine Übersicht über die durchgeführten Importe. Durch einen Doppelklick auf eine Zeile oder über das Element Anzeigen / Stornieren können Sie sich die Details zu einem Import anzeigen lassen. In der Detailansicht können Sie einzelne Anlagengüter nachbearbeiten oder entfernen. 

Importvorlagen

Wenn Sie öfter CSV-Dateien einlesen, deren Spaltenzuordnung von der Standardzuordnung von Scopevisio abweicht, ist es sinnvoll, sich eine Vorlage zu erstellen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte Anlagenimport. Es öffnet sich ein Menü, in dem Sie Als Vorlage speichern auswählen. Daraufhin erscheint ein Dialog, in dem Sie einen Namen für die Vorlage vergeben können. Sie finden diese Vorlage dann unter Arbeitsplatz > Meine Vorlagen. 

Gespeichert werden in der Vorlage sowohl die Spaltenzuordnung als auch die Importeinstellungen, also Codierung, Datumsformat, Trennzeichen und weiteres.