Berechtigungen einrichten
Profile können Sie nur mit Administratorrechten zuweisen. Die Personal-Funktionalität finden Sie nur in der Scopevisio Enterprise Line.
Benutzerprofil hinzufügen
Wählen Sie Organisation > Administration > Benutzerverwaltung: Benutzer verwalten.
Setzen Sie einen Doppelklick auf den Benutzer, dem Sie Zugriff auf Personalfunktionen geben möchten.
Wählen Sie im Bereich Benutzerprofile den Button Hinzufügen.
Wählen Sie unter Anwendung den Eintrag Personal und füllen Sie unter Profil und Gesellschaft gemäß den jeweiligen Auswahllisten das Passende aus.
Nach dem Speichern des Formulars findet der betreffende Benutzer die Personalfunktionalität in seinem Menü vor.
Benutzerdefinierte Rechte einrichten
Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Profil einrichten möchten, z. B. weil Ihnen Personal alle Rechte zu weit geht, müssen Sie nicht alles von vorne einrichten.
Wählen Sie Global > Systemadministration > Profile und Rechte der Benutzer verwalten.
Wählen Sie Personal alle Rechte aus und klicken Sie auf Duplizieren. Dann können Sie die Kopie des Profils bearbeiten und ihr einen aussagekräftigen Namen geben.
Profil bearbeiten
Setzen Sie einen Doppelklick auf die Kopie des Profils. Es öffnet sich ein Personal, das die einzelnen Berechtigungen anzeigt sowie angibt, ob nur Lese- oder Lese- und Schreibrechte damit verbunden sind (Anzeigen = Schreibgeschützt; Bearbeiten = mit Lese- und Schreibrecht).
Personal alle Rechte beinhaltet den Zugriff auf alle Funktionen von Personal:
Durch Klicken schalten Sie ein Häkchen in ein Stopp-Symbol um. So können Sie dem bereffenden Benutzer ein Recht entziehen, zum Beispiel das Recht, Organigramme oder Stellen zu bearbeiten.
Nachdem Sie das neue Profil gespeichert haben, können Sie es Benutzern zuweisen, wie oben beschrieben. Es wird unter Profil in in der Auswahlliste angeboten.
Mitarbeiter
Wählen Sie Personal > Mitarbeiter.
Es werden in der Art einer Kontaktliste alle Personen aufgeführt, die in Ihrer Instanz die Kontaktrolle Mitarbeiter haben.
Um die Mitarbeiter-Details aufzurufen, setzen Sie einen Doppelklick auf die Person. Markieren Sie einen Mitarbeiter und verwenden Sie die Buttons am unteren Bildschirmrand.
Folgende Aktionen sind möglich:
Mitarbeiter hinzufügen
Ein Formular zur Eingabe eines Kontaktes mit der Rolle Mitarbeiter öffnet sich. Hier können Sie alle Details des Mitarbeiters eingeben, die Sie für Ihr Personalmanagement benötigen. Dazu gehören unter anderem:
Personalien
Qualifikation
Lohn- und Gehaltsdaten
Arbeitszeiten
Dem Mitarbeiter zugeordnete Dokumente, z. B. Arbeitsvertrag u.a.
Im Bereich Arbeitszeiten können Sie u.a. einen Stundenverrechnungssatz eintragen. Das ist sehr empfehlenswert, wenn Sie z. B. die Arbeitskosten in Ihre Deckungsbeitragsrechnung einbeziehen möchten.
Über die kleinen +/- Zeichen können Sie Änderungen der Arbeitszeiten festhalten, etwa wenn eine Kraft von Voll- auf Teilzeit wechselt oder sich die Urlaubsregelung ändert.
Die Lohn- und Gehaltsdaten und Arbeitszeiten können im Projektmanagement zur Projektkalkulation und Ressourcenplanung herangezogen werden. Das ist der Vorteil einer einheitlichen Datenbasis.
Tätigkeitsschlüssel eingeben
Klicken Sie unter Personalien neben dem Feld Tätigkeitsschlüssel auf Bearbeiten, gelangen Sie zum Formular Tätigkeitsschlüssel, in dem Sie einen genauen Schlüssel für die Tätigkeit des Mitarbeiters erstellen können.
Wenn Sie hier wiederum auf auswählen klicken, können Sie aus einer umfangreichen Tätigkeitsliste wählen.
Mitarbeiter bearbeiten
Markieren Sie einen Mitarbeiter in der Liste und klicken Sie auf Bearbeiten. Sie gelangen zu einem Formular, auf dem Sie die Daten des Mitarbeiters sehen und ändern können.
Mitarbeiter entfernen
Markieren Sie einen Mitarbeiter in der Liste und klicken Sie auf Entfernen. Eine Warnung erscheint. Wenn Sie diese bestätigen, wird der Mitarbeiter aus den Kontakten gelöscht.
Mitarbeiter duplizieren
Markieren Sie einen Mitarbeiter in der Liste und klicken Sie auf Duplizieren. Sie gelangen zu einem Formular, auf dem Sie die Daten des Mitarbeiters eintragen können. Anders als bei Hinzufügen sind die Datenfelder mit den Details des Mitarbeiters gefüllt, den Sie dupliziert haben.
Dieses Vorgehen eignet sich, wenn Sie mehrere Mitarbeiter mit ähnlichen Parametern einstellen, z. B. fünf neue Studentische Hilfskräfte. So haben Sie weniger Erfassungsaufwand.
Mitarbeiter zuweisen (zu einem Projekt)
Markieren Sie einen Mitarbeiter in der Liste und klicken Sie auf Mitarbeiter zuweisen. Sie gelangen zu einem Formular, auf dem Sie den Mitarbeiter mit einem Projekt verknüpfen können.
Stellen
Stellen anzeigen
Wählen Sie Personal > Stellen, um eine Liste von Arbeitsstellen einzublenden.
Über die Buttons unterhalb der Liste können Sie Stellen hinzufügen, bearbeiten, entfernen oder duplizieren.
Stelle definieren
Über Hinzufügen können Sie eine neue Stelle definieren. Häufig ist die bessere Methode, eine vorhandene Stelle zu Duplizieren und die Details des Duplikats entsprechend der neu einzurichtenden Stelle abzuändern.
Wählen Sie eine Stelle aus und klicken Sie auf Bearbeiten, um die Angaben zur Stelle, der Stellen beschreibung und den Vorgesetzten zu vervollständigen.
Alle drei Buttons rufen das unten gezeigte Formular auf.
Organigramm
Ansicht des Organigramms
Wählen Sie Personal > Organigramm. Das Organigramm gibt eine auf Funktionen und Hierarchien (sog. Organisationsknoten) basierende Sicht auf den Betrieb.
Wenn Sie links einen Knoten markieren, werden auf der rechten Seite Details zu diesem Knoten eingeblendet.
Knoten können per Drag&Drop verschoben und über die linksseitigen +/- Zeichen auf- und eingeklappt werden werden.
Stellen hinzufügen
Durch Klick auf ein Pluszeichen in einem Organisationsknoten fügen Sie ein Element hinzu.
Wählen Sie oben rechts den Link Stellen und Mitarbeiter zuweisen, um eine Liste der Mitarbeiter aufzurufen. Sie können dann einen Mitarbeiter einfach mit der Maus auf eine Stelle ziehen.
Knoten/Stellen, denen bereits ein Mitarbeiter zugewiesen wurde, sind grün markiert.
Wenn Sie einen Mitarbeiter von einer Stelle entfernen möchten, klicken Sie auf das rote Kreuzsymbol oben rechts im entsprechenden Stellenfeld. Anschließend können Sie die Stelle mit einem anderen Mitarbeiter neu besetzen.
Auswertungen mithilfe des Organigramms
Mithilfe des Organigramms können Sie Auswertungen auf Basis von Organisationsknoten in der Hierarchie bereitstellen. Dies ist insbesondere für den Vertrieb praktisch. Sie können Vertriebsteams definieren und z. B. Potenziale und Angebote auf die Vertriebsteams verteilen.
Der Vorgesetzte erbt automatisch die Rechte jedes seiner Mitarbeiter. Verschiedene Vertriebsteams einschließlich der Vertriebsleiter können nur die jeweils für sie relevanten Vorgänge sehen. Der Vertriebsleiter von Team A kann nicht die Ergebnisse von Team B sehen.
Außerdem dokumentiert die Scopevisio-Personalverwaltung den Verlauf der Beschäftigungsverhältnisse und gibt Zugriff auf Daten, die die Personalabteilung benötigt.
Beispiel
In Ihren Angeboten (oder Potenzialen) sind als zuständige Bearbeiter Mitglieder Ihres Vertriebsteams angegeben (in unserem Beispiel Vertrieb Nord).
