FAQs zum Rechnungseingangsbuch

Einstellungen und Migration

Wer muss migrieren?

Kunden, die bereits vor dem 19.09.2018 mit Scopevisio gearbeitet haben und von der Funktionalität des neuen Rechnungseingangsbuches Gebrauch machen wollen, müssen migrieren.

Welche Rechte müssen vergeben werden?

Für die korrekte Zuordnung der Rechte klicken Sie bitte hier.

Die Rechte setzen

Wie erkenne ich, dass das neue Rechnungseingangsbuch bereits aktiviert ist?

Gehen Sie ins Rechnungseingangsbuch. Sehen Sie dort in der linken oberen Ecke ein Cloud-Symbol mit einem Upload-Pfeil, ist das neue Rechnungeingangsbuch bereits aktiviert.

Wie migriere ich eine Gesellschaft zum neuen Rechnungseingangsbuch?

Wir empfehlen dringend, sich vor der Migration das entsprechende Kapitel in der Online Hilfe durchzulesen und die dort beschriebenen Schritte durchzuführen.

Den eigentlichen Migrationsvorgang stoßen Sie im Formular "Einstellungen Rechnungseingang" an. Dort finden Sie im Geschäftsobjekt "Zentrale Einstellungen" das Feld "Neues Rebu aktivieren". Schalten Sie hier auf "Ja" und speichern Ihre Änderung. Damit wird die Migration umgehend ausgeführt. 

Es sind mehrere Gesellschaften vorhanden. Für welche Gesellschaft wird das Rechnungseingangsbuch migriert?

Das Rechnungseingangsbuch wird nur für die aktive Gesellschaft migriert. Bei mehreren Gesellschaften in einer Instanz ist jede Gesellschaft einzeln zu migrieren.

Welchen Status haben Rechnungen, die bei Migration noch nicht freigegeben sind?

Rechnungen, die nach der Migration noch nicht freigegeben sind, bekommen automatisch den Status "unbearbeitet" zugewiesen. Der Erfasser wählt dann den zutreffenden Freigabeprozess aus und startet diesen.

Was kann ich tun, wenn ich zum neuen Rechnungseingangsbuch migriert habe, ohne mein altes Rechnungseingangsbuch vorher bereinigt zu haben?

Wenn Sie Ihre Prozesse vor der Umstellung nicht bereinigt haben, so müssen Sie die nach Migration auf "unbearbeitet" stehenden Rechnungen zunächst herausfiltern. Überprüfen Sie diese auf ihren korrekten Status hin. Lücken im Prozessablauf oder unlogische Statusabfolgen vor Migration erzeugen ebenfalls den Status "unbearbeitet". Das System unterscheidet nicht zwischen diesem und dem Status tatsächlich unbearbeiteter Rechnungen. Suchen Sie nach bereits bezahlten Rechnungen oder solchen älteren Datums aus den Vorjahren, die dennoch auf "unbearbeitet" stehen. Gehen Sie diese Rechnungen einzeln durch, vergewissern Sie sich des Status und blenden Sie sie im Anschluss aus.

Freigabeprozesse

Was ist der Standardfreigabeprozess?

Mit Standardfreigabeprozess ist der Prozess gemeint, der automatisch von Scopevisio bei der Erfassung neuer Rechnungen ausgewählt wird.

Zum einen bezeichnet Scopevisio den zweistufigen Freigabeprozess, der bei der Migration des bisherigen Rechnungseingangsbuches vom System automatisch generiert wurde, als Standardfreigabeprozess. Sollten Sie bereits mit dem alten Rechnungseingangsbuch gearbeitet haben, werden alle noch offenen Rechnungsprüfungsfälle in das neue Rechnungseingangsbuch migriert, indem sie in diesen Standardfreigabeprozess überführt werden. Hier werden die von Ihnen zuvor festgelegten Verantwortlichkeiten aus der alten Version des Rechnungseingangsbuches („sachlicher Prüfer“ bzw. „Zahlungsfreigebender“) übernommen.

Zum anderen können Sie selbst entscheiden, ob Sie einen der von Ihnen neu angelegten Prozesse zu Ihrem Standardprozess machen wollen. Dies ist allerdings nicht zwingend erforderlich. Sie können auch ohne Standardfreigabeprozess arbeiten.

Wie erstelle ich einen neuen Freigabeprozess?

Beginnen Sie oben rechts im Menü mit dem Zahnrad Einstellungen > Buchhaltung verwalten > Einstellungen Rechnungseingang. Optional finden Sie dorthin auch oben links startend über den Pfad Global > Stammdaten > Buchhaltung verwalten > Einstellungen Rechnungseingang. Hier sehen Sie nun den Reiter „Freigaben“.

Klicken Sie darauf, um bestehende Freigabeprozesse angezeigt zu bekommen oder neue anzulegen.

Möchten Sie einen eigenen Freigabeprozess erstellen, klicken Sie auf „Hinzufügen“. 

Weitere Hilfestellungen finden Sie hier.

Kann ich erstellte Freigabeprozesse in mehreren Gesellschaften verwenden?

Ein bestimmter Freigabeprozess wird gesellschaftsabhängig definiert und kann nicht kopiert werden. Für weitere Gesellschaften legen Sie bitte unabhängig voneinander neue Freigabeprozesse an, selbst wenn es dieselben Verantwortlichen betrifft.

Wie viele Freigabeprozesse können angelegt werden?

Je nach Workflows in Ihrem Unternehmen macht es Sinn, mehrere abteilungs- oder projektabhängige Freigabeprozesse anzulegen. Eine Mengenbegrenzung gibt es nicht. Aus diesen kann dann der Erfasser neuer Eingangsrechnungen den zutreffenden auswählen.

Wie weise ich einer Rechnung einen bestimmten Freigabeprozess zu?

Im Rahmen der Belegverifizierung weist der Erfasser der Rechnung einen bestimmten Freigabeprozess zu.

Diesen wählt er im Erfassungsformular unter dem Geschäftsobjekt "Prüfung und Freigabe" im Feld "Freigabeprozess" aus. Abschließend speichern Sie diese Eingabe.

Wie starte ich einen Freigabeprozess?

Der Erfasser startet den Freigabeprozess , wenn er auf den Button "Beleg verifiziert" klickt.

Eine Rechnung wurde dem verkehrten Freigabeprozess zugewiesen. Wie setzt man diesen zurück?

Wenn der Erfasser ebenfalls Prüferrechte hat (siehe "Welche Rechte müssen vergeben werden?"), kann er als Prüfer den Prozess unterbrechen, indem er die Rechnung abweist. 

Ansonsten erfolgt die Abweisung durch den fälschlich zugewiesenen Prüfer. 

Durch das Abweisen wird der Freigabeprozess komplett zurückgesetzt. Die Verantwortlichkeit liegt wieder beim Erfasser, der nun einen anderen Freigabeprozess auswählen und starten kann.

Was passiert, wenn ein Freigabeprozess auf inaktiv gesetzt wird?

Der Freigabeprozess wird bei Rechnungen, die sich innerhalb dieses Prozesses befinden, komplett durchlaufen. Für neue Rechnungen steht dieser Freigabeprozess nicht mehr zur Verfügung.

Warum wird eine Rechnung weiterhin einem Freigabeprozess zugeordnet, obwohl dieser inaktiv ist?

Beachten Sie, dass Regeln die Priorität vor den Freigabeprozessen haben! Sollte sich eine Regel auf einen bereits deaktivierten Freigabeprozess beziehen, so greift die Regel weiterhin und muss deshalb ebenfalls deaktiviert werden. Eine andere Möglichkeit ist, den deaktivierten Freigabeprozess in der Regel durch einen anderen, aktiven zu ersetzen.

Was passiert, wenn bei einer bereits freigegebenen Rechnung ein Fehler auffällt?

Fällt einem Prüfer während der Prüfung auf, dass der Erfasser etwas übersehen hat, sollte die Rechnung mit einer passenden Kommentierung abgelehnt werden (Aktion: „Rechnung ablehnen“ + Begründung).

Die Rechnung wird bei dieser Aktion aus dem laufenden Freigabeprozess entfernt und an den für die formale Prüfung der Eingangsrechnungen zuständigen Erfasser zurückgegeben.

Fällt einem Prüfer während der Prüfung auf, dass ein Vorprüfer etwas übersehen hat, sollte die Rechnung mit einer passenden Kommentierung an diesen zurückgegeben werden (Aktion: „Rechnung zurückgeben“ + Begründung).

Die Rechnung verbleibt bei dieser Aktion im laufenden Freigabeprozess und wird an den vorherigen Prüfer zurückgegeben.

Warum kann ich einen eingerichteten Freigabeprozess nicht auswählen?

Wenn ein eingerichteter Freigabeprozess nicht zur Auswahl steht, ist er nicht aktiviert worden. Um dies zu tun, gehen Sie oben rechts auf das Zahnrad "Einstellungen" und folgen Sie dem Pfad >Buchhaltung verwalten>Einstellungen Rechnungseingang. Hier sehen Sie nun den Reiter „Freigaben“.

Klicken Sie darauf, um bestehende Freigabeprozesse angezeigt zu bekommen.

Wählen Sie den entsprechenden Freigabeprozess mit einem Doppelklick aus der Liste aus und stellen Sie das Feld "Aktiv" auf "Ja" um. Speichern Sie diese Aktion. Sobald Sie in den Erfassungsmodus im Rechnungseingangsbuch zurückgehen , wird Ihnen der aktivierte Freigabeprozess zur Auswahl angezeigt werden. Sollten Sie keine Berechtigung haben, auf "Einstellungen Rechnungseingang" zuzugreifen, bitten Sie den verantwortlichen Kollegen um Aktivierung des Freigabeprozesses.

Warum wird mir bei der Erfassung neuer Rechnungen immer derselbe Freigabeprozess vorgeschlagen?

In den Einstellungen Systemadministration>Buchhaltung verwalten>Einstellungen Rechnungseingang>Freigaben sehen Sie die Liste der von Ihnen erstellten Freigabeprozesse. In der Spalte "Standard-Freigabeprozess" zeigt Ihnen ein grünes Häkchen an, welchen dieser Freigabeprozesse Sie zum Standardfreigabeprozess bestimmt haben. Mit einem Doppelklick auf den entsprechenden Prozess gelangen Sie in die Rechnungseingangsbuch-Prozessdetails und können da den Status "Standard-Freigabeprozess" auf "Nein" umstellen. Speichern Sie Ihre Änderung.

Es ist nicht zwingend erforderlich, mit einem Standard-Freigabeprozess zu arbeiten, dieser ist nur für die Migration vom alten ins neue Rechnungseingangsbuch notwendig.

Wie kann ich mehrere Mitarbeiter parallel zur Prüfung berechtigen?

Beim Anlegen eines neuen Freigabeprozesses können Sie mehrere Mitarbeiter mit einer ODER-Funktion parallel zur Prüfung berechtigen. Dafür gehen Sie oben rechts auf das Zahnrad "Einstellungen" und folgen dem Pfad >Buchhaltung verwalten>Einstellungen Rechnungseingang. Hier sehen Sie nun den Reiter „Freigaben“. Klicken Sie darauf.

Klicken Sie im neuen Formular auf den Button "Hinzufügen", um einen neuen Freigabeprozess anzulegen.

Legen Sie wiederum durch Klicken auf "Hinzufügen" eine erste Freigabestufe (Freigabestufe 1) an, der automatisch der Freigabetyp "Sachliche Prüfung" zugeordnet wird. Hier setzen Sie den ersten Verantwortlichen ein. Fügen Sie nun eine weitere Freigabestufe hinzu. Stellen Sie diese händisch ebenfalls durch Änderung der Ziffer in der Spalte auf Freigabestufe 1 um und belassen den Freigabetyp "Sachliche Prüfung". So haben Sie eine ODER-Funktion erstellt, die auf eine Parallelität verweist. Genauso können Sie auch mit dem Freigabetyp "Zahlungsfreigabe" verfahren. 

Unser Tipp: Anstatt eines einzelnen Mitarbeiters wählen Sie in der Spalte "Prüfer Organigramm" eine Abteilung aus. Hierduch autorisieren Sie alle der Abteilung zugewiesenen Mitarbeiter zur Prüfung. Achten Sie auf die entsprechenden Rechtevergaben.

Wie kann ich mehrere sachliche Prüfungen hintereinanderschalten?

Beim Anlegen eines neuen Freigabeprozesses können Sie mehrere sachliche Prüfungen mit einer UND-Funktion hintereinanderschalten. Dafür gehen Sie oben rechts auf das Zahnrad "Einstellungen" und folgen dem Pfad >Buchhaltung verwalten>Einstellungen Rechnungseingang. Hier sehen Sie nun den Reiter „Freigaben“. Klicken Sie darauf.

Klicken Sie im neuen Formular auf den Button "Hinzufügen", um einen neuen Freigabeprozess anzulegen.

Legen Sie wiederum durch Klicken auf "Hinzufügen" eine erste Freigabestufe (Freigabestufe 1) an, der automatisch der Freigabetyp "Sachliche Prüfung" zugeordnet wird. Hier setzen Sie den ersten Verantwortlichen ein.  Fügen Sie nun eine weitere Freigabestufe (Freigabestufe 2) hinzu.  Auch dieser wird automatisch der Freigabetyp "Sachliche Prüfung" zugewiesen. Wählen Sie nun einen zweiten Verantwortlichen für diese Freigabestufe aus. Beim Hinzufügen einer dritten Freigabestufe stellen Sie den Freigabetyp händisch auf "Zahlungsfreigabe" um. So haben Sie nun zwei aufeinanderfolgende sachliche Prüfungen mit einer UND-Funktion der Zahlungsfreigabe vorgeschaltet.

Woher weiß ich, dass ich eine Rechnung zu prüfen/freizugeben habe?

Folgen Sie dem Pfad Menü>Finanzen>Verbindlichkeiten>Rechnungseingangsbuch. Es werden Ihnen dort nur die Rechnungen angezeigt, die Ihnen laut Freigabeprozess in der momentanen Freigabestufe zugewiesen worden sind.

Wie kann ich mich automatisch benachrichtigen lassen, wenn ich für eine Prüfung/Freigabe zuständig bin?

Wenn Sie nicht jeden Morgen extra das Rechnungseingangsbuch öffnen möchten um nachzuschauen, ob überhaupt neue Rechnungen für Sie vorliegen, empfehlen wir, sich bei Verantwortlichkeit automatisch benachrichtigen zu lassen. Hierzu gehen Sie wie folgt vor:

Folgen Sie dem Pfad Menü>Aktivitäten>Aktivitätenjournal. Im Geschäftsobjekt "Benachrichtigungen" klicken Sie auf "Benachrichtigungen verwalten". Im neuen Fenster wählen Sie unter "Standard Nachrichtenprofile konfigurieren und aktivieren" in der Spalte "Nachrichten zu" "Eingangsrechnungen" aus und aktivieren dies, indem Sie ein Häkchen setzen. Wählen Sie unter "Nachrichten-Trigger" "Eingangsrechnung Aktuell verantwortlich/Eingangsrechnung Benachrichtigung bei Verantwortlichkeit/Eingangsrechnung Verantwortlicher/Eingangsrechnung Zusätzlich verantwortlich" aus und unter "Nachrichtenarten" "E-Mail". In der Spalte "Versenden" empfehlen wir Ihnen, auf "täglich kumuliert" zu schalten. Unter "Versenden an" setzen Sie das Häkchen neben Ihren Namen. Diese Einstellungen sind ohne explizites Speichern sofort gültig.

Wie stelle ich als Erfasser sicher, dass der jeweilige Verantwortliche benachrichtigt wird?

Als Erfasser können Sie immer sofort nach Auswahl und Start eines Freigabeprozesses sehen, welcher Mitarbeiter für die aktuelle Freigabestufe zuständig ist. Sie können ihn durch Klicken auf den Button "E-Mail" benachrichtigen. Eine E-Mail wird automatisch generiert, die den Mitarbeiter auf die zu prüfende/freizugebende Rechnung aufmerksam macht.

Wir empfehlen, dass die jeweiligen Mitarbeiter in ihren persönlichen Benachrichtigungseinstellungen die automatische Benachrichtigung aktivieren. Sollten sie nicht die Rechte besitzen, auf das Aktivitätenjournal zuzugreifen, müssen Sie als Administrator dies an den Rechnern der einzelnen Mitarbeiter einrichten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Folgen Sie dem Pfad Menü>Aktivitäten>Aktivitätenjournal. Im Geschäftsobjekt "Benachrichtigungen" klicken Sie auf "Benachrichtigungen verwalten". Im neuen Fenster wählen Sie unter "Standard Nachrichtenprofile konfigurieren und aktivieren" in der Spalte "Nachrichten zu" "Eingangsrechnungen" aus und aktivieren dies, indem Sie ein Häkchen setzen. Wählen Sie unter "Nachrichten-Trigger" "Eingangsrechnung Aktuell verantwortlich/Eingangsrechnung Benachrichtigung bei Verantwortlichkeit/Eingangsrechnung Verantwortlicher/Eingangsrechnung Zusätzlich verantwortlich" aus und unter "Nachrichtenarten" "E-Mail". In der Spalte "Versenden" empfehlen wir Ihnen, auf "täglich kumuliert" zu schalten. Unter "Versenden an" setzen Sie das Häkchen neben Ihren Namen. Diese Einstellungen sind ohne explizites Speichern sofort gültig.

Kann ich eine Rechnung zur Zahlung freigeben, die nicht sachlich geprüft wurde?

Ein Freigabeprozess durchläuft immer erst die sachliche Prüfung und dann die Zahlungsfreigabe. Wollen Sie sich den ersten Schritt ersparen, weil Sie sich des Rechnungsinhaltes und seiner Korrektheit sicher sind, können Sie dies über Regeln laufen lassen. Die Einstellungen dazu finden Sie unter dem Zahnrad Einstellungen>Buchhaltung verwalten>Einstellungen Rechnungseingang>Regeln.

Alternativ dazu definieren Sie den Freigabeprozess für solche Rechnungen so, dass Sie beide Prüferrollen übernehmen. Dann ist die Zahlungsfreigabe nur einen Klick entfernt.

Kann ein Vorgesetzter für mich eine Rechnung freigeben?

Ein Vorgesetzter kann nicht automatisch durch seine Funktion bedingt eine Rechnung freigeben, für deren Freigabe er nicht explizit im Freigabeprozess autorisiert worden ist. Sollte im Freigabeprozess jedoch eine ganze Abteilung per Organigramm-Zuweisung als Prüfer ausgewählt worden sein, so kann auch ein der Abteilung vorstehender Vorgesetzter die Rechnung freigeben. 

Des Weiteren besteht die Möglichkeit, dass der Erfasser bei der Auswahl des Freigabeprozesses einer Freigabestufe/einem Freigabetyp einen weiteren Verantwortlichen hinzufügt.

Wieso lassen sich Freigabeprozesse nicht nachträglich bearbeiten?

Sobald ein Freigabeprozess einmal angewendet wurde, kann er nicht nachträglich bearbeitet werden. Angewandte Prozesse nicht bearbeiten oder auch löschen zu können gewährleistet, dass nach GoBD der Dokumentationspflicht nachgekommen wird.

Unser Tipp: Deaktivieren Sie den Freigabeprozess, den Sie zu bearbeiten wünschen, und legen Sie einen neuen mit den gewünschten Spezifikationen an.

Das Rechnungseingangsbuch

Wo finde ich die Einstellungen zum Rechnungseingang?

Folgen Sie dem Pfad Systemmenü > Buchhaltung verwalten > Einstellungen Rechnungseingang. Optional sind die Einstellungen auch aus dem Rebu heraus aus den weiteren Aktionen heraus aufzurufen (Einstellungen öffnen).

Aus was für Gründen kann ich bei der sachlichen Prüfung eine Rechnung ablehnen?

Gibt es Beanstandungen bei der sachlichen Prüfung, müssen diese vom Prüfer geklärt werden. Durch „Ablehnen“ hält dieser zunächst den Freigabeprozess an. Beanstandungen können in folgende Kategorien eingeteilt werden, die über eine Auswahlliste als Begründung gewählt werden können:

• Inhaltliche Mängel, Differenz zwischen Bestellung und Lieferung/Leistung (z.B. abweichende Menge, abweichendes Material/Form/Farbe, abweichende Maße/Einheiten, abweichender Preis)
• Fehlende Anlagen (z.B. Lieferschein, Leistungsnachweis, Vertrag)
• Lieferung/Leistung ist (noch) unvollständig
• Retouren (Ware zurückgeschickt)
• Rechnungsdetails sind in Klärung
• Rechnung ist substanzlos, weil
  - der Auftrag storniert wurde
  - das Unternehmen die Ware/Leistung nicht erhalten hat
• Rechnung wurde dem falschen Freigabeprozess/Sachbearbeiter zugeordnet
• Frage an den Vorprüfer

Hierbei handelt es sich um grobe Kategorien - es bietet sich an, immer noch einen detaillierten Kommentar an die Rechnung anzuhängen.

Was mache ich als sachlicher Prüfer, wenn ich eine Rechnung zu beanstanden habe?

Als sachlicher Prüfer können Sie auf Beanstandungen reagieren, indem Sie eine Rechnung zurückstellen, abweisen oder zurückgeben:

• Rechnung zurückstellen bedeutet:
  Die Rechnung kann vorübergehend nicht abschließend geprüft werden. Die Verantwortlichkeit verbleibt bis zur endgültigen Prüfung beim sachlichen Prüfer.
• Rechnung abweisen bedeutet:
  Die Rechnung ist substanzlos. Der Freigabeprozess wird komplett zurückgesetzt und die Verantwortlichkeit auf den Rebu-Verantwortlichen übertragen. Dieser kann sie nach Prüfen der Begründung (Vier-Augen-Prinzip) ausblenden oder in einen anderen Freigabeprozess geben.
• Rechnung zurückgeben bedeutet:
  Die Rechnung wird an den Vorprüfer im Freigabeprozess zurückgegeben.

Aus was für Gründen kann ich die Zahlungsfreigabe einer Rechnung ablehnen?

Gründe für die Ablehnung einer Zahlungsfreigabe können sein:

• Der Sachverhalt der Rechnung ist vor der Zahlungsfreigabe erklärungsbedürftig
• Die Rechnung ist substanzlos
• Die Rechnung wurde dem falschen Freigabeprozess/Verantwortlichen zugeordnet

Auch kann der Zahlungsfreigebende ohne Begründung entscheiden, eine Zahlung zu sperren oder zeitweise auszusetzen.

Was mache ich als Zahlungsfreigebender, wenn ich eine Rechnung zu beanstanden habe?

Gibt es Beanstandungen bei der Zahlungsfreigabe, müssen diese vom Prüfer geklärt werden. Durch „Ablehnen“ hält dieser zunächst den Freigabeprozess an und entscheidet, ob er eine Zahlung sperren oder zurückstellen bzw. die Rechnung abweisen oder zurückgeben möchte:

• Zahlung sperren bedeutet:
  Die sachliche Richtigkeit der Rechnung wird nicht in Frage gestellt. Dennoch soll keine Zahlung erfolgen. Die Angabe einer Sperrbegründung ist zwingend notwendig. Der Freigabeprozess endet an dieser Stelle ohne Zahlungsfreigabe; die Rechnung kann vom Rebu-Verantwortlichen ausgeblendet werden.
• Zahlung zurückstellen bedeutet:
  Die Rechnung wird vorübergehend nicht gezahlt. Die Verantwortlichkeit verbleibt bis zur Zahlungsfreigabe beim Zahlungsverantwortlichen in der aktuellen Prozessstufe.
• Rechnung abweisen bedeutet:
  Die sachliche Richtigkeit der Rechnung wird komplett in Frage gestellt oder der derzeit gesetzte Verantwortliche hat keine Befugnis, die Rechnung zur Zahlung freizugeben. Wie bei der sachlichen Prüfung wird der Freigabeprozess komplett zurückgesetzt, die Verantwortlichkeit wird an den Rebu-Verantwortlichen zurückgegeben. Dieser kann sich den Vorgang anschauen, die Rechnung ausblendenden oder einem anderen Prozess zuordnen.
• Rechnung zurückgeben bedeutet:
  Es bestehen Unklarheiten, die vom Vorprüfer zu klären sind. Die Rechnung wird an ihn zurückgegeben.

Wie gelangen Eingangsrechnungen ins Rechnungseingangsbuch?

Wir empfehlen, mit der "E-Mail-Adresse der Gesellschaft" zu arbeiten.

Eingangsrechnungen können auf verschiedenen Wegen ins Rechnungseingangsbuch gelangen:

• Sie erhalten Ihre Eingangsrechnungen per Post. Sie scannen sie und legen das PDF-Dokument in den Upload-Ordner auf dem Fileserver. Von dort geht der Upload automatisch ins Rechnungseingangsbuch und die OCR-Erkennung startet. Im Anschluss öffnet sich die Belegdaten-Ansicht.
• Sie erhalten Ihre Eingangsrechnungen per E-Mail. Den Anhang formatieren Sie wenn nötig in eine PDF-Datei um und legen das Dokument in den Upload-Ordner auf dem Fileserver. Von dort geht der Upload automatisch ins Rechnungseingangsbuch und die OCR-Erkennung startet. Im Anschluss öffnet sich die Belegdaten-Ansicht.
• Sie haben eine Rechnung als PDF-Anhang einer E-Mail im E-Mail-Programm oder bereits auf Ihrem Desktop vorliegen. Per Drag & Drop können Sie diese direkt auf eine beliebige Stelle in das in Scopevisio geöffnete Fenster des Rechnungseingangsbuches ziehen und die OCR-Erkennung startet. Im Anschluss öffnet sich die Belegdaten-Ansicht.
• Sie befinden sich im Rechnungseingangsbuch und klicken unten links auf den Button "Aus Teamwork". Dort wählen Sie die gewünschte Rechnung aus, indem Sie einmal darauf und dann unten links auf "Auswählen" klicken. Die OCR-Erkennung startet und im Anschluss öffnet sich die Belegdaten-Ansicht.
• Ihr Lieferant benutzt die "E-Mail-Adresse der Gesellschaft", die Sie ihm zuvor mitgeteilt haben. So gelangen seine Rechnungen direkt und ohne Umweg über Ihr E-Mail-Programm ins Rechnungseingangsbuch.

Welche Daten werden aus Eingangsrechnungen übernommen?

Folgende Daten der Eingangsrechnung werden über die OCR-Erkennung übernommen: 

• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Rechnungsbetrag
• Steuernummer
• USt.-ID
• IBAN
• BIC des Lieferanten

Sie sollten bei der Erfassung aber noch einmal gegengelesen werden und bleiben manuell editierbar.

Wie kann ich die Ergebnisse der Texterkennung korrigieren?

Stellen Sie als Erfasser oder Prüfer fest, dass Daten falsch, unvollständig oder gar nicht in die Belegdetails übertragen wurden, können Sie einfach die entsprechenden Felder der Belegdaten ändern, indem Sie die Rechnung im Rechnungseingangsbuch per Doppelklick auswählen und im Anschluss die Daten korrigieren.

Warum sehe ich im Rechnungseingang eine Rechnung nicht, die ich hochgeladen habe?

Nachdem eine Rechnung ins Rechnungseingangsbuch hochgeladen wird, ist sie nur für den Erfasser und die jeweiligen Prüfer sichtbar. Auch der Prüfer der Zahlungsfreigabe bekommt sie erst dann zu Gesicht, wenn die sachliche Prüfung erfolgt und er im Freigabeprozess an der Reihe ist.

Warum kann ich nicht aus dem Rebu heraus buchen?

Hierzu verweisen wir auf das separate Kapitel zu diesem Thema.

2GO-Applikationen

Was ist REBU2GO?

REBU2GO ist die optimale Ergänzung zum neuen Rechnungseingangsbuch. Mitarbeiter können damit von unterwegs Rechnungen prüfen oder freigeben.

Um den Rechnungseingang in Ihrem Unternehmen optimal zu organisieren, bieten sich die Kombinationen der Scopevisio-Suite und der App REBU2GO an. Nur der Erfasser benötigt die Scopevisio-Suite. Mitarbeiter der Fachabteilungen, die ausschließlich Rechnungen prüfen oder freigeben, können dafür REBU2GO nutzen.

Hier finden Sie alle für Sie zur sachlichen Prüfung und Freigabe vorliegenden Eingangsrechnungen. Dies können Sie auf dem Tablet auch von unterwegs vornehmen. Sie können sich hier alle Details zur Rechnung anzeigen lassen und mit wenigen Klicks die Prüfung oder Freigabe durchführen.

Mit REBU2GO haben Sie auch unterwegs den vollen Zugriff auf Ihr Scopevisio-Kontaktmanagement einschließlich aller Daten, Dokumente und E-Mail. Sie können selbstverständlich hier auch neue Kontakte anlegen, bestehende ändern oder eine Aufgabe zu einem Kontakt erstellen.

Im REBU2GO finden Sie sowohl Aufgabenlisten als auch das Aktivitätenjournal. Seien es Verkaufschancen, Aufgaben, Dokumente oder Kommentare – hier erhalten Sie einen Überblick über alle relevanten Aktivitäten.

Welche Rechte und Lizenzen werden für REBU2GO benötigt?

Das Recht "Rechnungseingangsbuch (Prüfung/Freigabe)" muss aktiviert und dem Prüfer zugewiesen sein.

Wann werden Rechnungen in REBU2GO angezeigt?

Rechnungen im REBU2GO werden nur dann angezeigt, wenn für den jeweiligen Prüfer etwas zur sachlichen Prüfung oder zur Zahlungsfreigabe vorliegt und er im Vorfeld das entsprechende Recht "Rechnungseingangsbuch (Prüfung/Freigabe)" zugewiesen bekommen hat.

Wie gebe ich in REBU2GO eine Rechnung frei?

Wählen Sie den Menüpunkt Rechnungseingänge. Ihnen werden nur Rechnungen angezeigt, für die Sie als Prüfer zuständig sind. Klicken Sie auf eine Rechnung, um diese zu öffnen. Führen Sie Ihre Prüfung/Freigabe durch.

Sollten Sie Ihre Prüfung nicht abschließen können, kontrollieren Sie im Bereich Rechnungszuordnung, ob weitere Pflichteingaben verlangt sind. Ergänzen Sie die verlangten Angaben und schließen Sie Ihre Prüfung ab.

Sobald eine Rechnung die Freigabestufe erfolgreich passiert hat, wird sie nicht mehr unter "Rechnungseingänge" angezeigt.