Wenn sich einige Lieferantenrechnungen bei Ihnen angesammelt haben, können Sie diese in einem Schwung überweisen und gleichzeitig die Auszifferung vornehmen.
Zahlungslauf anlegen
Folgen Sie im alten Menübaum dem Pfad Finanzen > Banken > Überweisungen, im neuen Menüband Finanzen > Zahlläufe > Überweisungen, um eine Liste Ihrer Zahlungsläufe anzuzeigen. Die hier aufgeführten Läufe können Sie mithilfe der Aktionsbuttons am unteren Bildschirmrand bearbeiten, entfernen oder stornieren.
Offene Posten auswählen
Mit Klick auf Hinzufügen legen Sie einen neuen Zahlungslauf an.
Es öffnet sich die Offene-Posten-Liste mit einer Funktionalität, die Ihnen erlaubt, Posten zu markieren und auf eine Zahlungsliste zu setzen.
- Im Tab Offene Posten werden Ihre Kreditoren-OPs angezeigt. Hier wählen Sie in der Checkboxen-Spalte aus, welche Positionen Sie überweisen möchten.
- Setzen Sie oben im Kopf der Tabelle einen Haken, werden alle Positionen ausgewählt. Sie können einzelne Posten wieder abwählen, indem Sie durch einen Mausklick den Haken aus der betreffenden Checkbox entfernen.
- Gesperrte Posten möchten Sie normalerweise nicht überweisen, daher bleibt die Checkbox leer.
- Alle Zahlarten würde implizieren, dass auch Posten angezeigt werden, die per Lastschrift eingezogen werden. Im vorliegenden Fall möchten wir nur Überweisungen anzeigen, daher bleibt diese Checkbox auch leer.
- Zahlungen/Gutschriften bezieht auch Guthabenpositionen in die Anzeige ein. Da meistens Verrechnung gewünscht ist, setzen Sie den Haken in dieser Checkbox.
- Zum Bezugsdatum nicht fällige wird angehakt, wenn Zahlungen nicht unbedingt erst zum Fälligkeitstermin geleistet werden, weil z. B. Skonto gezogen werden soll. Das Bezugsdatum ist das Datum, auf das die Fälligkeit der Zahlungskondition berechnet wird. Zumeist ist es das Datum, zu dem der Zahlungslauf ausgeführt werden soll.
- Alle gefilterten hinzufügen fügt alle auf allen Seiten gefilterten Posten zur Zahlungsliste hinzu.
- Wenn aufgrund von Rücksendungen, Storni o.ä. Überzahlbeträge auftreten, können diese entsprechenden Kreditorenposten aus der Liste entfernt werden.
- Blenden Sie mithilfe der rechten Maustaste die Informationen ein, die Sie brauchen. Tipp: Wenn Sie mit einem Freigabeprozess arbeiten, ist die Spalte Zahlungsfreigabe wichtig!
- Nachdem Sie Posten ausgewählt haben, wählen Sie den Button Offene Posten zu Zahlungsliste hinzufügen.
- Hier schalten Sie später auf den Tab Zahlungsliste um.
Die Ansicht ändert sich. Schalten Sie auf den Tab Zahlungsliste um.
Zahlungsliste
In dieser Ansicht können Sie die einzelnen Positionen nachbearbeiten, sofern erforderlich. Wenden Sie zunächst die Hausbank-Zuordnungsregeln an, fehlende Daten können Sie danach auch manuell ergänzen.
- Felder, in denen Pflichteingaben fehlen, werden dunkelgelb markiert. Mehr dazu weiter unten.
- Über Hausbank-Zuordnungsregeln anwenden können Sie ein Hausbankkonto automatisch einfügen lassen. Siehe hierzu den Artikel Kontoauszugsregeln. Auch in den Kreditoren-Stammdaten können abweichende Konten angelegt worden sein. Die spezifischen Angaben im Kreditor überschreiben die unspezifischeren Angaben in den Hausbanken-Zuordnungsregeln.
- Bearbeiten Sie die markierte Zahlung, indem Sie z. B. den Zahlbetrag ändern oder einen Verwendungszweck nachtragen.
- Die Checkbox Skonto immer ziehen wird nur in Ausnahmefällen gebraucht. Hier würde unabhängig vom Zahlungstermin ein Skonto gezogen. Skontosätze und Konditionen werden in den Stammdaten des Kreditors angelegt.
- Wenn Sie fertig sind, können Sie Ihre Dateien und Buchungen erzeugen. Damit wird eine XML-Datei erstellt, die Sie in Ihre Banking-Software oder Ihr Online-Banking einlesen können.
Skontierbare Rechnungen für den Zahllauf auswählen
Wählen Sie Finanzen > Banken > Überweisungen
In der Zahlungsliste haben Sie die Möglichkeit, sich die skontierbaren Rechnungen zusätzlich zu den (end)fälligen Rechnungen anzeigen zu lassen. Filtern Sie dazu die zum Bezugsdatum nicht fälligen heraus und aktivieren Sie anschließend die Checkbox Zum Bezugsdatum skontierbare anzeigen unterhalb der Zahlungsliste. Damit werden sowohl Posten, deren Fälligkeit kleiner oder gleich dem Bezugsdatum ist, als auch Posten, bei denen Skontoabzug möglich ist, angezeigt.
Zahlungslauf ausführen
Ein Klick auf Dateien und Buchungen erzeugen erzeugt - Dateien und Buchungen.
- Dateien: Die erzeugte Datei, eine XML-Datei, können Sie in alle gängigen Banking-Tools und Online-Banking-Seiten einlesen oder bei Ihrer Bank abgeben.
- Buchungen: Die Buchung verwendet zunächst ein Transitkonto, da die Bankbewegung ja noch nicht erfolgt ist. Die Buchung lautet per Personenkonto an Transitkonto. Bei dieser Gelegenheit werden die einzelnen Posten des Kreditors automatisch ausgeziffert.
- Anschließend, wenn der Zahlungsausgang auf dem Kontoauszug tatsächlich ausgeführt wurde, müssen Sie nur noch per Transitkonto an Bankkonto buchen.
Hinweis: Sollten Konflikte oder Probleme auftreten, wird der komplette Zahlungslauf nicht ausgeführt!
Eine Systemmeldung informiert Sie über den Erfolg der Operation und gibt Zugriff auf das Buchungsprotokoll.
Buchungsprotokoll
Avise
Avise werden nur generiert, wenn Sie in den Stammdaten unter Banken > Zahlungsverkehr konfigurieren (Scopen: Funktionen / Avise) eingestellt haben, ab wie vielen Posten Avise erstellt werden sollen.
Avise anzeigen und versenden
Wählen Sie unterhalb der Zahlungsliste den Link Avise anzeigen, um die Avisübersicht zu öffnen. Hier können Sie Zahlungsavise für Ihre Kreditoren anzeigen, und versenden.
Überweisungen - Zahlungsdaten nachtragen
Gelbe Felder in der Datenzeile bedeuten, dass Angaben nachgetragen werden müssen.
Klicken Sie doppelt auf ein solches Feld, um die Zahlungsdetails zu öffnen. Hier können Sie z. B. einen Verwendungszweck nachtragen. Speichern nicht vergessen!
Müssen andere Daten geändert werden, z. B. die Hausbankverbindung, wählen Sie im Abschnitt Offener Posten den Link Bearbeiten.
Überweisungen - Bankdaten nachtragen
Gelbe Felder in der Datenzeile bedeuten, dass Angaben nachgetragen werden müssen.
Klicken Sie doppelt auf ein solches Feld, um die Zahlungsdetails zu öffnen. Hier können Sie z. B. einen Verwendungszweck nachtragen. Speichern nicht vergessen!
Müssen andere Daten geändert werden, z. B. die Hausbankverbindung, wählen Sie im Abschnitt Offener Posten den Link Bearbeiten., um das folgende Formular zu öffnen.
Hier tragen Sie Ihre Änderungen ein, speichern diese und kehren über den Zurück-Pfeil zur Zahlungsliste zurück.
XML-Datei an Banking übergeben
Überweisungen mit Scopevisio: Sammelzahlung vorgeschrieben
Öffnen Sie Ihre Banking-Anwendung und übergeben Sie dieser die XML-Datei mit Ihrem Zahlungslauf.
Die XML-Datei mit dem Zahlungslauf muss immer als Sammelzahlung ausgeführt werden. Ihr Vorteil dabei: Sie müssen hinterher nur einen einzigen Posten zuordnen. Wenn Sie das Scopevisio-Regelwerk mit Bankauszugsregeln verwenden, wird dieser Posten schon automatisch anhand einer vordefinierten Regel dem passenden Transitkonto zugeordnet.
Wichtig: Eine exakte Zuordnung des Transitkontos wird ermöglicht, weil in den Einstellungen der Hausbank die Zuordnung von Bankkonto und Transitkonto eindeutig ist. So gibt es später keine Probleme mit der Zuordnung der Zahlungen.
Wenn Sie beim Ausführen der Zahlungen keine Sammelzahlung veranlassen, greift das Scopevisio-Regelwerk nicht und es muss jeder Posten einzeln dem Transitkonto zugeordnet werden.
Daher stellen Sie bitte in Ihrem Banking die Option Sammelzahlung ein.
Überweisungen ohne Scopevisio: Sammelzahlung vermeiden
Wenn Sie ohne Beteiligung von Scopevisio, d. h. ohne eine von Scopevisio generierte XML-Datei, Zahlungen ausführen, sollten diese nicht als Sammelzahlung ausgeführt werden. Sind die einzelnen Posten aufgeführt, so vereinfacht das nicht nur die Auszifferung, sondern ermöglicht auch, dass die Kontoauszugsregeln angewendet werden können. Dieses wäre bei einer Sammelzahlung nicht möglich.
Buchungsschema
Die hellen Posten zeigen den schematischen Buchungsablauf durch das Erstellen der XML-Datei. Die dunklere Bewegung stellt die Buchung des Sammlers gegen das Transitkonto dar, das sich dadurch saldenmäßig auf null stellt
