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Unter „Interne Bezeichnung“ können Sie unabhängig von der Alias-Bezeichnung einen weiteren Namen vergeben, der Ihnen in der Liste der E-Mail-Adressen der Gesellschaft angezeigt wird und Ihnen zur Unterscheidung der verschiedenen Eingangsrechnungen dienen kann. Das System vergibt automatisch die Benennung "Eingangsrechnung".
Standartmäßig Standardmäßig ist hier „Aktiv“ ausgewählt, Sie können aber auch entscheiden, diese E-Mail-Adresse zeitweise auf inaktiv zu schalten. Dann werden Rechnungen nicht automatisch ins Rechnungseingangsbuch geleitet. Stattdessen werden sie wieder von Ihrem regulären E-Mail-Programm abgefangen, um dann bei Bedarf manuell ins Rechnungseingangsbuch verschoben zu werden.
Als Aktion in dieser Auswahl können Sie entscheiden, ob die Dokumente dem Rechnungseingangsbuch als Eingangsrechnung oder direkt Teamwork zugeteilt werden sollen. Hierbei ist zu beachten, dass alles, was dem Rechnungseingang zugeordnet wird, automatisch auch in Teamwork hinterlegt wird – allerdings nicht umgekehrt. Wenn Sie auf „Teamwork“ umschalten, ändern sich sowohl das Feld darunter („Typ“) wie auch oben der Name unter „Alias-Bezeichnung“ zu “Sammlung“.
Unter „Typ“ können Sie zwischen Eingangs-, Ausgangsrechnung oder sonstiger Beleg wählen, bei „Sammlung“ bekommen Sie per Auswahlliste die Namen der verschiedenen Sammlungen in Teamwork angezeigt.
Im Feld "Lieferant" erteilen Sie für einen hinterlegten Lieferanten die Erlaubnis, entsprechende E-Mails anzunehmen.
In den Sicherheitseinstellungen können Sie nun aus einer Reihe von Optionen wählen, die sich jeweils auf eine ganze Gruppe von Kontakten bezieht. Hier kommt das Prinzip „alle oder keiner“ zum Tragen, da Sie hier nicht die Möglichkeit haben, gezielt einzelne Kontakte auszuwählen. Es werden entweder alle Kontakte der vorgeschlagenen Gruppe für die Funktion aktiviert, indem Sie „Ja“ auswählen oder keiner, wenn „Nein“ gewählt wird. Rechts neben dem Auswahlfeld sehen Sie noch einmal im Detail, auf wen sich die Definition „alle Kontakte/Lieferanten/Kunden/Partner“ bezieht.
Die letzten 5 Felder können Sie je nach Betriebspraxis konfigurieren:
- hinterlegen Sie einzelne, ausgewählte E-Mail-Adressen aus Ihrer Kontaktliste. Diese Einstellung überschreibt die unter (9) festgelegten Einschränkungen.
- befüllen Sie sie mit zusätzlichen E-Mail-Adressen von Absendern, die nicht in Ihren Kontaktdaten hinterlegt sind.
- hinterlegen Sie dort Ihre eigene E-Mail-Adresse, mit der Sie normalerweise Rechnungen in Ihrem E-Mail-Programm empfangen (zum Beispiel rechnungseingang@xyz.com oder invoice@gmail.com). So aktivieren Sie quasi eine automatische Weiterleitung von Ihrem E-Mail-Programm ins Rechnungseingangsbuch von Scopevisio.Speichern Sie Ihre Eingaben.
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