Belege ins Rechnungseingangsbuch importieren

Rechnungen hochladen

Es gibt mehrere Wege, Belege vom Typ Eingangsrechnung in das Rechnungseingangsbuch hochzuladen bzw. sie dort zur Prüfung anzuzeigen.
Die Übergabe per E-Mail hat sich weitgehend durchgesetzt. Im Weiteren beschreiben wir die konkreten Ausprägungen, nennen aber auch zusätzliche Optionen.

E-Mail-Adressen der Gesellschaft nutzen

Wir empfehlen, Ihrem Lieferanten für den zukünftigen Versand digitaler Rechnungen die E-Mail-Adresse der Gesellschaft mitzuteilen, damit die Rechnungen direkt ins Eingangsrechnungsbuch gelangen.

Die Einrichtung ist in einem separaten Dokument für die E-Mail-Adressen der Gesellschaft beschrieben.
Der Prozess läuft wie folgt ab:

Der Lieferant versendet die Rechnung als PDF, Zugferd oder XRechnung an die genannte E-Mail-Adresse der Gesellschaft.
Dadurch wird der Beleg automatisch als Eingangsrechnung klassifiziert und im Rebu für Erfasser angezeigt.

Sie können die E-Mail-Adresse natürlich auch von anderen Quellen ansteuern lassen. Ob Sie persönliche empfangene Dokumente dorthin weiterleiten, die Adresse in Ihrem Scanner hinterlegen (scan-to-email) oder sie in einer Drittsoftware hinterlegen, sind nur verschiedene Nuancen.

Direkte Übergabe und Verarbeitung per Drag & Drop

Sie können Belege von Ihrem Desktop, einem anderen Verzeichnis oder direkt aus einer E-Mail per Drag & Drop direkt ins Rechnungseingangsbuch hochladen.

Ziehen Sie die (bis zu 20MB große) PDF-Datei an eine beliebige Stelle in das Fenster des Rechnungseingangsbuches
Der Beleg wird als Eingangsrechnung klassifiziert und die OCR-Erkennung startet. In dieser Zeit ist der Client für andere Bearbeitung gesperrt (ca. 10 - 20 sec.).
Die neue Rechnung liegt unbearbeitet im Rechnungseingangsbuch vor.

Dieses Verfahren bietet sich bei kleinstem Umfang (1-2) Belege an, bei größerer Anzahl sind andere Methoden effektiver.

Manuelle Zuordnung des Beleges aus Teamwork

Der Prozess läuft wie folgt ab:

Sie befinden sich im geöffneten Rechnungseingangsbuch. Sie klicken links unten auf den Button „Aus Teamwork“
Einen Beleg aus einer Teamwork-Sammlung auswählen
Der Beleg wird als Eingangsrechnung klassifiziert und die OCR-Erkennung startet
Rechnung liegt unbearbeitet im Rechnungseingangsbuch vor

Belegimport

Unter Organisation > Open Scope > Belegimport können Sie gleichzeitig mehrere Eingangsrechnungen hochladen:

Sie wählen die Belegart "Eingangsrechnung" aus
Sie ziehen bereits digitalisierte Rechnungen von Ihrem Rechner per drag&drop in das Feld "Dokumente hochladen" oder wählen diese aus Teamwork aus und wählen Hochladen.
Dann nur noch Speichern und Job starten anklicken.
Der Upload und die OCR-Erkennung startet server-basiert. Sie können das Formular sofort schliessen und weiter arbeiten.
Nach ca. 1 - 2 Minuten liegen die Belege mit dem gewählten Belegtyp Eingangsrechnung unbearbeitet im Rechnungseingangsbuch vor

Eine detaillierte Beschreibung des Vorgangs finden Sie hier.

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