Qualitätsverbesserung der Lieferantenerkennung

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Qualität der Lieferantenerkennung durch spezifische Regeln verbessern.

Regeln zur Lieferantenerkennung: "bekannt" vs. "bestimmt"

Um eine neue Regel hinzuzufügen wählen Sie Stammdaten > Buchhaltung verwalten > Einstellungen Rechnungseingang > Regeln und klicken auf Hinzufügen.

Die Regeln im Bereich des Rechnungseingangsbuchs greifen zu zwei Zeitpunkten:

beim Rechnungseingang (1) oder
bei der Verifizierung (2).

Die wählbaren Kriterien und Aktionen unterscheiden sich dabei:

Die Regeln der Belegarbeitsliste dagegen werden bei Aufruf der Buchungsdetails ausgelöst und gesondert verwaltet, wiederum mit eigenen Optionen.

Bitte beachten Sie: Kriterien mit „bekannt“ prüfen auf Übereinstimmungen des OCR-Ergebnisses mit Ihren jeweiligen Angaben in den Stammdaten. Gesetzt wird das anhand dessen im Hintergrund zugeordnete Lieferanten/Kreditorenkonto mit „gefundenen Lieferanten/Kreditor setzen“. Andere Kombinationen als bekannt -> gefunden sind nicht sinnvoll.

Zu empfehlen ist eine Kombination aus der Erkennung bestimmter Lieferanten anhand von Kriterien aus dem Text (Text enthält…). Für eine bestmögliche Zuordnung laden Sie eine Rechnung des Lieferanten in das Rechnungseingangsbuch, öffnen die Erfassungsmaske und lassen sich bei „Dokumente“ auch „generierte Dateien anzeigen“. An dieser Stelle finden Sie das Ergebnis der OCR-Erkennung in einer Text-Datei vor. Eindeutige Kriterien wie Lieferantenname, Adressbestandteile, etc. können herangezogen werden, auch wenn keine exakte bzw. korrekte Erkennung stattgefunden hat. Nutzen Sie mehrere Varianten um für den spezifischen Lieferanten eine eigene Regel anzulegen:

Beendende Regel bei Rechnungseingang
mehrere eindeutige Kriterien mit oder verknüpft, z.B.
- Text enthält „Müller“
- Text enthält „Mueller“
- Text enthält „Möller“.

Trifft eins der Kriterien auf zukünftige OCR-Ergebnisse zu, soll dann als Aktion ein bestimmter Kreditor gesetzt werden, hier eben 70XXX Müller AG.

Bestimmte Regeln können durch die Individualisierung zuverlässiger eingesetzt werden als die allgemeine Erkennung. Durch die Kombination von spezifischen, auf Ihre vorrangig genutzten Lieferanten zugeschnittenen Regeln und einer Regel zur Prüfung auf bekannte Stammdaten an letzter Stelle erzielen Sie die besten Ergebnisse. Lieferanten, die bisher mithilfe individueller Regeln nicht erkannt wurden, werden damit zuletzt automatisch mit den Stammdaten verglichen.

Beachten Sie hierbei immer die Nummerierung der Regeln, welche die Priorität abbilden.

Für die Lieferantenerkennung gilt es, jeweils erst nach spezifischen, später nach allgemeineren Kriterien zu prüfen.

Spezifische Regeln sollten i.d.R. auch beendende Regeln sein. Die Ergebnisse der Erkennung werden sonst von der abschließend laufenden Stammdatenerkennung ersetzt.

Beispiele

Rechnungseingang: Lieferanten und Freigabeprozesse vorbelegen

Beendende Regel zu spezifischen Lieferanten:

Text enthält „Scopevisio“ ODER Text enthält „Rheinwerkallee“
Bestimmten Lieferanten setzen: 700xx Scopevisio
Freigabeprozess setzen: „verkürzte Freigabe“.

Beendende Regel zu restlichen Lieferanten:

Text enthält bekannte Kreditoren-USt-ID ODER Text enthält bekannten Kreditorennamen
Gefundenen Lieferanten/Kreditor setzen
Freigabeprozess setzen: „normale Freigabe“.

Verifizierung: Automatische Freigaben, Dimensionen setzen

Weiterlaufende Regel zur Kostenstellenzuweisung:

Lieferantenname ist gleich 700xx Scopevisio
Dimensionskonto für Dimension 2 setzen: „IT: Software“.

Beendende Regel zur automatischen Freigabe von Kleinbeträgen:

Betrag ist kleiner als oder gleich 100 EUR
Automatische sachliche Prüfung
Automatische Zahlungsfreigabe.

Belegarbeitsliste: Kontierung

Die Regeln, welche innerhalb der Belegarbeitsliste bei Aufruf ausgeführt werden, können die Vorbelegung des Personenkontos bei Bedarf um ein i.d.R. zutreffendes Sachkonto ergänzen. In den Regeln der Belegarbeitsliste, welche über die Buchungsmaske erreichbar sind wird z.B. hinterlegt:

Beendende Regel zur Kontierung:

Lieferantenname ist gleich 700xx Scopevisio
Bestimmtes Konto setzen: 0027 EDV Software.

Weitere Informationen zu den Regeln der Belegarbeitsliste erhalten Sie im Artikel "Belegarbeitsliste".