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🟨 Beschaffung

Mit dem Modul Beschaffung können Sie Ihre Warenwirtschaftsprozesse mit Hilfe der integrierten Unternehmenssoftware von Scopevisio abwickeln – von der Bestellung beim Lieferanten, über die Lieferung der Ware bis hin zur Verarbeitung der Rechnung Ihres Lieferanten. All dies im vollständigen Zusammenhang zu Aufträgen Ihrer Kunden, Lieferungen und Rechnungen an Ihre Kunden. So bleibt stets ersichtlich, wie sich Ihr Warenbestand verändert: in Wert und Anzahl pro Produkt.

Um mit Scopevisio Beschaffung arbeiten zu kĂśnnen, sollten Sie in den Stammdaten Produkte und Lieferanten, Lieferbedingungen und Zahlungsbedingungen, bereits angelegt haben.

Wenn Sie von einem Fremdsystem zu Scopevisio wechseln mĂśchten, kĂśnnen Sie Ihre vorhandenen Stammdaten ganz einfach in Scopevisio importieren.

Im Folgenden werden nun die Funktionen genauer beschrieben.

Für einen besseren Überblick stellen wir zum Einstieg das Prozessmodell der Beschaffung vor.

Hinweise:

  • Insgesamt ist auf Datensparsamkeit bei der Produktanlage zu achten und nach MĂśglichkeit eine konsistente Benennung der Produkte zu etablieren, um die mehrfache Anlage von Produkten zu vermeiden.

  • Um Im Ablauf stets den Überblick behalten zu kĂśnnen, muss in der Bearbeitung der Aufträge zu Lieferungen und Rechnungen bei der Zahlungsart Vorkasse die Rechnungsart Anzahlung genutzt werden.

 

Allgemeine Themen:

Themen:

 

Prozessmodell der Beschaffung

Die folgende Grafik zeigt den Prozessfluss von Scopevisio Beschaffung.

Beschaffung ist ein eigenes Modul, integriert in die Abläufe innerhalb der gesamten ERP Software. Grundsätzlich unterstützt Scopevisio den Ansatz des arbeitsteiligen Vorgehens und schafft somit die Basis für eine Prozessbeschleunigung. Das vorgestellte Prozessmodell zeigt in welcher Abfolge der Ablauf im Unternehmen schnell und sicher erfolgen kann. Sofern Sie Ihren gesamten Prozess in Scopevisio darstellen können, erzielen wir den größten Effekt, sofern Sie Teilprozesse darstellen können, haben wir die volle Flexibilität beliebig in den Prozess einsteigen zu können. Die einzelnen Teilprozesse und das Gesamtbild werden im Folgenden erklärt.

Bedarfsermittlung

Sie erfassen Ihre Kunden-Aufträge und diese werden mit dem Befehl Speichern direkt in die Auftragssteuerung übergeben oder Sie nutzen die Scopevisio Bedarfsmeldung oder “Interne Anforderung” und erhalten aus der internen Organisation freigegebene Anforderungen.

In der Auftragssteuerung ermitteln wir Ihren gesamten Bedarf von Produkten auf zwei Arten:

Klassischer Ansatz

Meldebestand und Maximalbestand, den wir auf einem einzelnen Produkt und auf einem einzelnen Standort, Lager oder Lagerplatz fĂźhren kĂśnnen.

Neuer Ansatz

Aus Aufträgen (interne Anforderungen und Kundenaufträgen) summiert sich ein Bedarf an Produkten, den wir aus Lagerbestand und oder eingehenden Bestellungen noch nicht decken kÜnnen. Zum Beispiel: Wir haben 100 Stßck eines Produkts im Auftrag, aber nur 40 Stßck am Lager, d.h. wir haben eine Unterdeckung um alle Aufträge zu erfßllen von 60 Stßck. Der Bestellvorschlag berechnet alle Mengen aller Produkte, die nicht aktuell lagernd und verfßgbar oder bereits beim Lieferanten bestellt sind. So stellen wir immer sicher, dass Sie alle Ihre Aufträge erfßllen kÜnnen und alle benÜtigen Waren beschafft werden. Dies kann auch dazu beitragen, einen ßber Melde- und Maximalbestand gesteuerten Lagerbestand zu senken und somit Kosten zu senken. Diese Systematik funktioniert dynamisch, demnach werden zu meinem Beispiel oben: 100 Stßck im Auftrag, 40 am Lager, und 10 bereits bestellt, dann ist der Bestellvorschlag hier zur Deckung aller bekannten Bedarfe: 50 Stßck.

Um diesem Ansatz zu folgen, bedarf es keinem Eintrag als Meldebestand und Maximalbestand und somit minimalem Pflegeaufwand.

Sie kÜnnen beide Ansätze zur Ermittlung von Bedarf kombinieren: also kann ein Meldebestand einen Bestellvorschlag auslÜsen und zudem die Mengen in Aufträgen mit berßcksichtigen.

Fßr jede Unterdeckung wird ein Bestellvorschlag ausgefßhrt, der uns in die Lage versetzt, alle aktuell offenen Aufträge zu erfßllen.

Auftrag aus Lagerbestand erfĂźllbar

Auftrag aus Lagerbestand nicht erfĂźllbar

  • Wir listen alle Aufträge auf, die aus Lagerbestand aktuell erfĂźllbar sind, schreiben eine Reservierung und Ăźbergeben einen Liefertermin.

  • Bestellvorschlag wird generiert fĂźr Aufträge minus Bestand, d.h. fĂźr die Unterdeckung. Der Nutzer hat viel Freiheit, die berechnete Menge und den aus den Stammdaten gezogenen Preis zu modizieren und Produkte hinzuzufĂźgen.

  • Wir starten die Kommissionierung fĂźr Aufträge, die erfĂźllt werden kĂśnnen.

  • Das Ergebnis wird in die Bestellung ĂźberfĂźhrt. Damit dokumentieren wir den Kaufvertrag mit dem Lieferanten.

  • Die anstehende, kommissionierte Lieferung geben wir aus in einen Lieferschein.

  • Gegen die Bestellung lassen wir einen Wareneingang laufen, sobald die Lieferung eintrifft.

  • Wir generieren eine Rechnung, automatisch vorkontiert, in die Finanzbuchhaltung Ăźbergeben wird.

  • Alle gebuchten Lieferungen fließen direkt in den Bestand ein. Die Auftragssteuerung verteilt Bestand stets auf alle vorliegenden Aufträge, immer nach dem gleichen Prinzip.

 

  • Wir haben die Information, welches Produkt zu welchem Preis in welcher Menge beim Lieferanten bestellt und geliefert wird, d.h. wissen daraus bereits im Voraus, welche Informationen auf der Rechnung stehen werden. Deshalb muss die Rechnung nicht mehr in den Freigabeprozess laufen. Das System Ăźbernimmt die sachliche PrĂźfung. Simplify your daily business.

 

  • Die Zahlung kann automatisiert angestoßen werden, eventuell unter Skontoausnutzung. Ebenso kann die Buchung automatisiert

werden.

Der Prozessablauf

Kunden Auftrag anlegen

Ein Auftrag kann aus einem Angebot (Vertrieb Lizenz erforderlich und link zu Angebot ĂźberfĂźhren) in einen Auftrag ĂźberfĂźhrt werden, oder neu angelegt werden:

Sie öffnen die Registerkarte Aufträge (Bereich Organisation) dies öffnet die Übersicht der

Weiter unten finden Sie einen Bereich mit verschiedenen Registerkarten; die Registerkarte Positionen ist geöffnet. Über die Schaltfläche Hinzufügen geben Sie Auftragspositionen ein.

Hier bestimmen Sie das Produkt und die Menge. Verkaufs-Einheiten, Preise, Steuersatz und weitere Details holt sich das System aus den Stammdaten. Sie kĂśnnen auch abweichende Angaben machen.

Über eine Regel setzen wir ein Wunschdatum, dies kann manuell geändert werden, zu dem der Kunde die Ware gerne hätte, oder alternativ der Termin zu dem Sie alle Elemente des Auftrages gerne am Lager bereit hätten, um das Produkt fertigen zu können, oder den Auftrag gesammelt ausliefern zu können. Das Wunschdatum dient nicht der Kommunikation an den Kunden, sondern bleibt für uns als Organisation ein Kommunikationsanker, der weiter gegeben wird. Beispielsweise haben wir 61 Aufträge im System, die in der nächsten Woche ausgeliefert werden sollen; nun erhalten wir einen neuen Auftrag, der soll in 3 Monaten ausgeliefert werden. Die Information Wunschdatum in 3 Monaten geben wir automatisch weiter an den Bestellvorschlag. Somit können wir steuern, ob wir diese Bestellung an den Lieferanten bereits heute versenden unter der Angabe des Wunschliefertermins, oder die Wiederbscahffungszeit beim Lieferanten eröffnet uns die Möglichkeit die Bestellung erst in 2 Monaten zu platzieren und damit wahrscheinlich mehrere Aufträge zu erfüllen.Dieses Datum dient in erster Linie Ihrer unternehmensinternen Kommunikation.

Auch ein Standort, ßber den der Auftrag ausgefertigt werden soll, kann hier angegeben werden. Im Setup mit nur einem Standort ist diese Eingabe entbehrlich. Haben Sie einen Standort zum Standard Standort qualifiziert, so wird regelmässig dieser automatisch gezogen, kann aber geändert werden.

Speichern Sie Ihre Eingaben.

Alle Angaben fliesen automatisch in die Auftragssteuerung ein.

Auftragssteuerung

Hier sehen Sie alle Kundenaufträge, die derzeit im System stehen, grßn indiziert alle Aufträge, die wir heute ausliefern kÜnnen, damit eine klare Aussage zu der Frage: was kÜnnen wir heute ausliefern.

 

Die Auftragssteuerung ist das Herzstück Ihrer Beschaffung. Hier sehen Sie drei Abschnitte (von oben nach unten): Aufträge, Auftrags Positionen und Reservierungen.

Anhand Ihrer Bestandsdaten zeigt Ihnen das System einen Ausführbarkeitsstatus für jeden Auftrag an. Sie sehen auf den ersten Blick, daß Sie diesen Auftrag ausführen können (grün).

Ausfßhrbare Aufträge vollständig Kommissionieren

Der grßne Haken bedeutet: Alles verfßgbar, der Auftrag kann vollständig ausgefßhrt werden. Grßn markierte Aufträge kÜnnen Sie mit einem Klick auf Kommissionieren fßr den Versand vorbereiten. Dies kÜnnen Sie auch per Massenbearbeitung tun, indem Sie mehrere Zeilen in der Tabelle Aufträge markieren und auf Kommissionieren klicken.

Ausfßhrbare Aufträge Teilkommissionierung

Aufträge Ihrer Kunden kÜnnen bei entsprechender vertraglicher Grundlage auch in Teilmengen geliefert werden. Dies bedingt auf der einen Seite hÜhere operative Kosten (mehrere Kommissionierungsaufträge des gleichen Auftrages und mehrere Sendungen damit im Zweifel hÜhere Transportkosten) die einer schnelleren Auftragserfßllung und damit einer frßheren Zahlung gegenßberstehen.

Technisch erlauben wir eine Teilkommissionierung sobald Auftragspositionen voll erfĂźllt werden kĂśnnen.

Nicht unmittelbar ausfßhrbare Aufträge

Ein rotes Signal bedeutet: Der Bestand reicht nicht aus, um den Auftrag vollständig auszufßhren.

Hier rechnen wir mit einem Plandatum: zu diesem Datum kann der Auftrag ausgefßhrt werden, unter der Voraussetzung, dass die Bestellung zeitnah beim Lieferanten aufgegeben wird und die Lieferzeit auf dem Produkt entspricht der tatsächlichen Lieferzeit beim Lieferanten.

Mit der Übersicht schaffen wir zum einen ein klares Bild welche Aufträge bereits geliefert werden können, sprich welche Aufträge dann in Kürze von Ihren Kunden auch bezahlt werden und zum anderen welche aktuell nicht ausgeliefert werden.

Durch die Signale orange ausgewiesen sind Aufträge oder Auftragszeilen, bei der mehr als eine Zuordnung der Ware möglich ist. Über eine Änderung der Priorität: grundsätzlich laufen alle Aufträge mit der gleichen Priorität 1 ein, eine Änderung für den Auftrag, den Sie gerne vorziehen wollen auf 2 ändern die Reservierungslogik und sorgt für eine Rangänderung. Die Bestellvorschläge sind in der Menge der zu bestellenden Produkte davon nicht betroffen.

 

 

 

 

Fßr diese Aufträge rechnen wir einen Bestellvorschlag, damit sie so schnell wie mÜglich ausgefßhrt werden kÜnnen.

 

Bestellvorschläge

Übersicht der Bestellvorschläge:

 

 

Im Beispiel wurden fßr sieben Lieferanten Bestellvorschläge gerechnet.

Damit fĂźr die Bearbeitenden sofort klar ist, was sie als Erstes bearbeiten mĂźssen, wird pro Lieferanten die Anzahl Produkte und der Nettobetrag angegeben, hier kĂśnnen Filter gesetzt werden oder Reihenfolgen gesetzt werden Ăźber die entsprechende Kopfzeile.

 

Ein Bestellvorschlag wurde aufgrund des Reservierungsstatus erstellt:

 

 

Reservierungsstatus

 

 

Der zugehĂśrige Auftrag mit der zu bestellenden Menge, die aus dem Bestand aktuell nicht erfĂźllt wird, wird unter Reservierungen angezeigt. Wir weisen die Mengen aus, die im obigen Beispiel aus Auftrag AU-23-60 noch fehlen, sprich nicht in ausreichender Anzahl im Lager oder eingehenden Bestellung reserviert werden kann.

Dies gilt fßr alle Produkte und Mengen, die in Aufträgen reserviert sind und sich zu einer Bedarfsmenge summieren.

Auch in der Sicht der Reservierungen macht es Sinn die generelle Filteroption der gelb unterlegten Kopfzeile zu nutzen und nach Wunschtermin und Produktnummer zu filtern, um die optimale Menge fĂźr die aktuelle Bestellung unter der BerĂźcksichtigung der Wiederbeschaffungszeit zu kalkulieren.

Hier kann es sinnreich sein, nur einen Teil der Vorschlagsmenge zu bestellen, wenn der Wunschtermin weiter in der Zukunft liegt als die Lieferzeit des Lieferanten.

Die Logik der allgemeinen Bestellvorschläge ermöglicht es Ihnen nicht mehr detailliert auf den Auftrag und den Lagerbestand eines einzelnen Produktes schauen zu müssen, das übernimmt Scopevisio Beschaffung für Sie automatisch. Im Abschnitt Produktlieferanten sehen Sie, welche Produkte einen Eintrag in der Produkt- Lieferanten Tabelle tragen, sprich welche Produkte einen aktuellen Eintrag zu einer Bezugsquelle führen. Wir weisen auf Bestellvorschlag und Bestellung die Produkt Lieferanten Einträge aus den Stammdaten aus, damit Sie in dem Moment in dem Sie sich mit der Bestellung beim Lieferanten befassen, Ihre Bestellung um einzelne Produkte schnell und einfach ergänzen können, ohne Suche nach Optionen in der Übersicht der Produktdaten. Zudem lassen sich hier die Daten gleich erweitern, bearbeiten oder übernehmen.

Der Bestellvorschlag ist in Menge und Produkt zu prĂźfen und wird mit dem Befehl In Bestellung ĂźberfĂźhren in eine formelle Bestellung ĂźberfĂźhrt.

Mit Klick auf Versenden schicken Sie die Bestellung an den Lieferanten. Dies erfolgt an die am Lieferanten hinterlegten Mail Adresse fĂźr den Versand von Bestellungen (Beschaffung).

Die Vorgangsleiste mit dem Prozessmodell hilft die Abfolge nachhaltig zu steuern.

In der Übersicht der Bestellungen sehen Sie alle Bestellungen. Diese können im nächsten Schritt in Lieferung überführt werden.

 

Bestellungen können analog allen Übersichten in Scopevisio mit einem Schnellfilter versehen werden und als individuelle Arbeitsliste hinterlegt werden. Die Wareneingänge können sie dann mit den Eingangsrechnungen zuordnen im Rechnungseingangsbuch (link).

Übersicht über den gesamten Lagerbestand

Sie öffnen die Detailseite zu einem Produkt, wählen den Reiter Bestand, und sehen den Gesamtbestand über den angegebenen Zeitraum, in diesem Beispiel: 20 Tage.

 

Über den Aufruf Bestandsübersicht erhalten sie die Sicht auf alle Produkte, die Bestände führen. Hier werden die einzelnen Sichten aus den Produkten zusammengeführt zum aktuellen Lagerbestand.

Begriffssammlung