🟨 Beschaffung

Mit dem Funktionsbereich Beschaffung können Sie Ihre Warenwirtschaftsprozesse mit Hilfe der integrierten Unternehmenssoftware von Scopevisio abwickeln – von der Bestellung beim Lieferanten, über die Lieferung der Ware bis hin zur Verarbeitung der Rechnung Ihres Lieferanten. All dies im vollständigen Zusammenhang zu Aufträgen Ihrer Kunden, Lieferungen und Rechnungen an Ihre Kunden. So bleibt stets ersichtlich, wie sich Ihr Warenbestand verändert: in Wert und Anzahl pro Produkt.

Um mit Scopevisio Beschaffung arbeiten zu können, sollten Sie in den Stammdaten Produkte und Lieferanten, Lieferbedingungen und Zahlungsbedingungen, bereits angelegt haben.

Wenn Sie von einem Fremdsystem zu Scopevisio wechseln möchten, können Sie Ihre vorhandenen Stammdaten ganz einfach in Scopevisio importieren.

Im Folgenden werden nun die Funktionen genauer beschrieben.

Für einen besseren Überblick stellen wir zum Einstieg das Prozessmodell der Beschaffung vor.

Hinweise:

Insgesamt ist auf Datensparsamkeit bei der Produktanlage zu achten und nach Möglichkeit eine konsistente Benennung der Produkte zu etablieren, um die mehrfache Anlage von Produkten zu vermeiden.
Um Im Ablauf stets den Überblick behalten zu können, muss in der Bearbeitung der Aufträge zu Lieferungen und Rechnungen bei der Zahlungsart Vorkasse die Rechnungsart Anzahlung genutzt werden.

Allgemeine Themen:

1 Prozessmodell der Beschaffung
2 Bedarfsermittlung
3 Der Prozessablauf
4 Auftragssteuerung
5 Bestellvorschläge
6 Begriffssammlung

Themen:

Prozessmodell der Beschaffung

Die folgende Graﬁk zeigt den Prozessﬂuss von Scopevisio Beschaffung.

Beschaffung ist ein eigenes Modul, integriert in die Abläufe innerhalb der gesamten ERP Software. Grundsätzlich unterstützt Scopevisio den Ansatz des arbeitsteiligen Vorgehens und schafft somit die Basis für eine Prozessbeschleunigung. Das vorgestellte Prozessmodell zeigt in welcher Abfolge der Ablauf im Unternehmen schnell und sicher erfolgen kann. Sofern Sie Ihren gesamten Prozess in Scopevisio darstellen können, erzielen wir den größten Effekt, sofern Sie Teilprozesse darstellen können, haben wir die volle Flexibilität beliebig in den Prozess einsteigen zu können. Die einzelnen Teilprozesse und das Gesamtbild werden im Folgenden erklärt.

Bedarfsermittlung

Sie erfassen Ihre Kunden-Aufträge und diese werden mit dem Befehl Speichern direkt in die Auftragssteuerung übergeben oder Sie nutzen die Scopevisio Bedarfsmeldung oder “Interne Anforderung” und erhalten aus der internen Organisation freigegebene Anforderungen.

In der Auftragssteuerung ermitteln wir Ihren gesamten Bedarf von Produkten auf zwei Arten:

Klassischer Ansatz

Meldebestand und Maximalbestand, den wir auf einem einzelnen Produkt und auf einem einzelnen Standort, Lager oder Lagerplatz führen können.

Neuer Ansatz

Aus Aufträgen (interne Anforderungen und Kundenaufträgen) summiert sich ein Bedarf an Produkten, den wir aus Lagerbestand und oder eingehenden Bestellungen noch nicht decken können. Zum Beispiel: Wir haben 100 Stück eines Produkts im Auftrag, aber nur 40 Stück am Lager, d.h. wir haben eine Unterdeckung um alle Aufträge zu erfüllen von 60 Stück. Der Bestellvorschlag berechnet alle Mengen aller Produkte, die nicht aktuell lagernd und verfügbar oder bereits beim Lieferanten bestellt sind. So stellen wir immer sicher, dass Sie alle Ihre Aufträge erfüllen können und alle benötigen Waren beschafft werden. Dies kann auch dazu beitragen, einen über Melde- und Maximalbestand gesteuerten Lagerbestand zu senken und somit Kosten zu senken. Diese Systematik funktioniert dynamisch, demnach werden zu meinem Beispiel oben: 100 Stück im Auftrag, 40 am Lager, und 10 bereits bestellt, dann ist der Bestellvorschlag hier zur Deckung aller bekannten Bedarfe: 50 Stück.

Um diesem Ansatz zu folgen, bedarf es keinem Eintrag als Meldebestand und Maximalbestand und somit minimalem Pflegeaufwand.

Sie können beide Ansätze zur Ermittlung von Bedarf kombinieren: also kann ein Meldebestand einen Bestellvorschlag auslösen und zudem die Mengen in Aufträgen mit berücksichtigen.

Für jede Unterdeckung wird ein Bestellvorschlag ausgeführt, der uns in die Lage versetzt, alle aktuell offenen Aufträge zu erfüllen.

Auftrag aus Lagerbestand erfüllbar	Auftrag aus Lagerbestand nicht erfüllbar
Wir listen alle Aufträge auf, die aus Lagerbestand aktuell erfüllbar sind, schreiben eine Reservierung und übergeben einen Liefertermin.	Bestellvorschlag wird generiert für Aufträge minus Bestand, d.h. für die Unterdeckung. Der Nutzer hat viel Freiheit, die berechnete Menge und den aus den Stammdaten gezogenen Preis zu modiﬁzieren und Produkte hinzuzufügen.
Wir starten die Kommissionierung für Aufträge, die erfüllt werden können.	Das Ergebnis wird in die Bestellung überführt. Damit dokumentieren wir den Kaufvertrag mit dem Lieferanten.
Die anstehende, kommissionierte Lieferung geben wir aus in einen Lieferschein.	Gegen die Bestellung lassen wir einen Wareneingang laufen, sobald die Lieferung eintrifft.
Wir generieren eine Rechnung, automatisch vorkontiert, in die Finanzbuchhaltung übergeben wird.	Alle gebuchten Lieferungen fließen direkt in den Bestand ein. Die Auftragssteuerung verteilt Bestand stets auf alle vorliegenden Aufträge, immer nach dem gleichen Prinzip.
	Wir haben die Information, welches Produkt zu welchem Preis in welcher Menge beim Lieferanten bestellt und geliefert wird, d.h. wissen daraus bereits im Voraus, welche Informationen auf der Rechnung stehen werden. Deshalb muss die Rechnung nicht mehr in den Freigabeprozess laufen. Das System übernimmt die sachliche Prüfung. Simplify your daily business.
	Die Zahlung kann automatisiert angestoßen werden, eventuell unter Skontoausnutzung. Ebenso kann die Buchung automatisiert werden.

Der Prozessablauf

Kunden Auftrag anlegen

Ein Auftrag kann aus einem Angebot (Vertrieb Lizenz erforderlich und link zu Angebot überführen) in einen Auftrag überführt werden, oder neu angelegt werden:

Sie öﬀnen die Registerkarte Aufträge (Bereich Organisation) dies öffnet die Übersicht derAufträge

Weiter unten ﬁnden Sie einen Bereich mit verschiedenen Registerkarten; die Registerkarte Positionen ist geöﬀnet. Über die Schaltfläche Hinzufügen geben Sie Auftragspositionen ein.

Hier bestimmen Sie das Produkt und die Menge. Verkaufs-Einheiten, Preise, Steuersatz und weitere Details holt sich das System aus den Stammdaten. Sie können auch abweichende Angaben machen.

Über eine Regel setzen wir ein Wunschdatum, dies kann manuell geändert werden, zu dem der Kunde die Ware gerne hätte, oder alternativ der Termin zu dem Sie alle Elemente des Auftrages gerne am Lager bereit hätten, um das Produkt fertigen zu können, oder den Auftrag gesammelt ausliefern zu können. Das Wunschdatum dient nicht der Kommunikation an den Kunden, sondern bleibt für uns als Organisation ein Kommunikationsanker, der weiter gegeben wird. Beispielsweise haben wir 61 Aufträge im System, die in der nächsten Woche ausgeliefert werden sollen; nun erhalten wir einen neuen Auftrag, der soll in 3 Monaten ausgeliefert werden. Die Information Wunschdatum in 3 Monaten geben wir automatisch weiter an den Bestellvorschlag. Somit können wir steuern, ob wir diese Bestellung an den Lieferanten bereits heute versenden unter der Angabe des Wunschliefertermins, oder die Wiederbscahffungszeit beim Lieferanten eröffnet uns die Möglichkeit die Bestellung erst in 2 Monaten zu platzieren und damit wahrscheinlich mehrere Aufträge zu erfüllen.Dieses Datum dient in erster Linie Ihrer unternehmensinternen Kommunikation.

Auch ein Standort, über den der Auftrag ausgefertigt werden soll, kann hier angegeben werden. Im Setup mit nur einem Standort ist diese Eingabe entbehrlich. Haben Sie einen Standort zum Standard Standort qualifiziert, so wird regelmässig dieser automatisch gezogen, kann aber geändert werden.

Speichern Sie Ihre Eingaben.

Alle Angaben fliesen automatisch in die Auftragssteuerung ein.

Auftragssteuerung

Hier sehen Sie alle Kundenaufträge, die derzeit im System stehen, grün indiziert alle Aufträge, die wir heute ausliefern können, damit eine klare Aussage zu der Frage: was können wir heute ausliefern.

Die Auftragssteuerung ist das Herzstück Ihrer Beschaﬀung. Hier sehen Sie drei Abschnitte (von oben nach unten): Aufträge, Auftrags Positionen und Reservierungen.

Anhand Ihrer Bestandsdaten zeigt Ihnen das System einen Ausführbarkeitsstatus für jeden Auftrag an. Sie sehen auf den ersten Blick, daß Sie diesen Auftrag ausführen können (grün).

Ausführbare Aufträge vollständig Kommissionieren

Der grüne Haken bedeutet: Alles verfügbar, der Auftrag kann vollständig ausgeführt werden. Grün markierte Aufträge können Sie mit einem Klick auf Kommissionieren für den Versand vorbereiten. Dies können Sie auch per Massenbearbeitung tun, indem Sie mehrere Zeilen in der Tabelle Aufträge markieren und auf Kommissionieren klicken.

Ausführbare Aufträge Teilkommissionierung

Aufträge Ihrer Kunden können bei entsprechender vertraglicher Grundlage auch in Teilmengen geliefert werden. Dies bedingt auf der einen Seite höhere operative Kosten (mehrere Kommissionierungsaufträge des gleichen Auftrages und mehrere Sendungen damit im Zweifel höhere Transportkosten) die einer schnelleren Auftragserfüllung und damit einer früheren Zahlung gegenüberstehen.

Technisch erlauben wir eine Teilkommissionierung sobald Auftragspositionen voll erfüllt werden können.

Nicht unmittelbar ausführbare Aufträge

Ein rotes Signal bedeutet: Der Bestand reicht nicht aus, um den Auftrag vollständig auszuführen.

Hier rechnen wir mit einem Plandatum: zu diesem Datum kann der Auftrag ausgeführt werden, unter der Voraussetzung, dass die Bestellung zeitnah beim Lieferanten aufgegeben wird und die Lieferzeit auf dem Produkt entspricht der tatsächlichen Lieferzeit beim Lieferanten.

Mit der Übersicht schaffen wir zum einen ein klares Bild welche Aufträge bereits geliefert werden können, sprich welche Aufträge dann in Kürze von Ihren Kunden auch bezahlt werden und zum anderen welche aktuell nicht ausgeliefert werden.

Durch die Signale orange ausgewiesen sind Aufträge oder Auftragszeilen, bei der mehr als eine Zuordnung der Ware möglich ist. Über eine Änderung der Priorität: grundsätzlich laufen alle Aufträge mit der gleichen Priorität 1 ein, eine Änderung für den Auftrag, den Sie gerne vorziehen wollen auf 2 ändern die Reservierungslogik und sorgt für eine Rangänderung. Die Bestellvorschläge sind in der Menge der zu bestellenden Produkte davon nicht betroffen.

Für diese Aufträge rechnen wir einen Bestellvorschlag, damit sie so schnell wie möglich ausgeführt werden können.

Bestellvorschläge

Übersicht der Bestellvorschläge:

Im Beispiel wurden für sieben Lieferanten Bestellvorschläge gerechnet.

Damit für die Bearbeitenden sofort klar ist, was sie als Erstes bearbeiten müssen, wird pro Lieferanten die Anzahl Produkte und der Nettobetrag angegeben, hier können Filter gesetzt werden oder Reihenfolgen gesetzt werden über die entsprechende Kopfzeile.

Ein Bestellvorschlag wurde aufgrund des Reservierungsstatus erstellt:

Reservierungsstatus

Der zugehörige Auftrag mit der zu bestellenden Menge, die aus dem Bestand aktuell nicht erfüllt wird, wird unter Reservierungen angezeigt. Wir weisen die Mengen aus, die im obigen Beispiel aus Auftrag AU-23-60 noch fehlen, sprich nicht in ausreichender Anzahl im Lager oder eingehenden Bestellung reserviert werden kann.

Wichtig: Scopevisio errechnet im Bestellvorschlag immer die Menge, die bestellt werden muss, daher findet sich in den Reservierung nicht die Auftragsmenge, sondern die Bedarfsmenge (Rechnung: Auftragsmenge-verfügbarer Lagerbestand=Bedarfsmenge)

Dies gilt für alle Produkte und Mengen, die in Aufträgen reserviert sind und sich zu einer Bedarfsmenge summieren.

Auch in der Sicht der Reservierungen macht es Sinn die generelle Filteroption der gelb unterlegten Kopfzeile zu nutzen und nach Wunschtermin und Produktnummer zu filtern, um die optimale Menge für die aktuelle Bestellung unter der Berücksichtigung der Wiederbeschaffungszeit zu kalkulieren.

Hier kann es sinnreich sein, nur einen Teil der Vorschlagsmenge zu bestellen, wenn der Wunschtermin weiter in der Zukunft liegt als die Lieferzeit des Lieferanten.

Die Logik der allgemeinen Bestellvorschläge ermöglicht es Ihnen nicht mehr detailliert auf den Auftrag und den Lagerbestand eines einzelnen Produktes schauen zu müssen, das übernimmt Scopevisio Beschaﬀung für Sie automatisch. Im Abschnitt Produktlieferanten sehen Sie, welche Produkte einen Eintrag in der Produkt- Lieferanten Tabelle tragen, sprich welche Produkte einen aktuellen Eintrag zu einer Bezugsquelle führen. Wir weisen auf Bestellvorschlag und Bestellung die Produkt Lieferanten Einträge aus den Stammdaten aus, damit Sie in dem Moment in dem Sie sich mit der Bestellung beim Lieferanten befassen, Ihre Bestellung um einzelne Produkte schnell und einfach ergänzen können, ohne Suche nach Optionen in der Übersicht der Produktdaten. Zudem lassen sich hier die Daten gleich erweitern, bearbeiten oder übernehmen.

Der Bestellvorschlag ist in Menge und Produkt zu prüfen und wird mit dem Befehl In Bestellung überführen in eine formelle Bestellung überführt.

Mit Klick auf Versenden schicken Sie die Bestellung an den Lieferanten. Dies erfolgt an die am Lieferanten hinterlegten Mail Adresse für den Versand von Bestellungen (Beschaffung).

Wichtig: Scopevisio errechnet Ihnen automatisch einen Bestellvorschlag, auf Basis aller aktuell vorliegenden Informationen, sendet aber nicht automatisiert Bestellungen. Hier prüfen Sie bitte, welche Investitionen Sie zu welchem Zeitpunkt tätigen möchten.

Die Vorgangsleiste mit dem Prozessmodell hilft die Abfolge nachhaltig zu steuern.

In der Übersicht der Bestellungen sehen Sie alle Bestellungen. Diese können im nächsten Schritt in Lieferung überführt werden.

Bestellungen können analog allen Übersichten in Scopevisio mit einem Schnellfilter versehen werden und als individuelle Arbeitsliste hinterlegt werden. Die Wareneingänge können sie dann mit den Eingangsrechnungen zuordnen im Rechnungseingangsbuch (link).

Übersicht über den gesamten Lagerbestand

Sie öﬀnen die Detailseite zu einem Produkt, wählen den Reiter Bestand, und sehen den Gesamtbestand über den angegebenen Zeitraum, in diesem Beispiel: 20 Tage.

Über den Aufruf Bestandsübersicht erhalten sie die Sicht auf alle Produkte, die Bestände führen. Hier werden die einzelnen Sichten aus den Produkten zusammengeführt zum aktuellen Lagerbestand.