Einstellungen Beschaffung

In der Verwaltung der Stammdaten führen wir alle aktuell diese möglichen Einstellungen:

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Bitte nutzen Sie zum Setzen der passenden Einstellungen auch unsere Experten, um für Sie die passende Einstellung zu finden.

Im einzelnen gehen wir auf die folgenden Einstellungen ein:

1. Beim Import von Bestellungen: Diese Einstellung bestimmt das Verhalten und den Prozess im Falle des Importes von Bestellungen über csv oder elektronische Datenformate und API. So können wir den Prozess beschleunigen indem wir die Informationen zu Produktlieferanten, sprich welches Produkt erhalten wir aktuell von welchem Lieferanten zu welchem Preis, unter welcher GTIN/EAN oder Produktnummer des Lieferanten. Mit der Einstellung: Erzeugen, aktualisieren halten wir unsere Stammdaten synchron zu denen des Lieferanten und gewinnen im Prozess des Importes zusätzliche Performance, da ein einmalig zugeordnetes Produkt diese Zuordnung bestehen bleibt und bei weiteren Informationen an Datenqualität gewinnt und somit nicht in mehreren Bestellungen zugeordnet werden muss.

2. Lieferbuchungen fordern vollen Bestellabgleich: Diese Einstellung regelt das Verhalten im Prozessschritt Wareneingang: Der Bestellabgleich des Wareneingangs bedeutet, dass ein Wareneingang mit zwingendem Bezug zu Bestellungen erfolgen muss, und damit niemals ohne Bestellung erfolgen kann. Zudem ist bei zwingendem Bestellabgleich stets die Bestellmenge vollständig abzugleichen.

3. Produktpreise bei Lieferungen: Mit Buchung des Wareneinganges schreiben wir einen Bestandspreis entsprechend der gewählten Bewertungsmethode und der vorliegenden Stammdaten. Sollte in einer Bestellung und in dem Eintrag des Produktlieferanten keine gleichlautenden Informationen vorliegen, so regeln wir über diese Einstellung, aus welcher Quelle der Bestandspreis berechnet werden soll. Hier bieten wir 2 Optionen an: Aus den Bewegungsdaten der Bestellung, oder aus den Stammdaten der Einträge unter Produktlieferanten.

4. Lieferantenbetreuer: Sollte es einen fixen gewünschten Ansprechpartner für Ihre Lieferanten geben, über den kommuniziert und der bei Dokumenten wie Bestellung oder ähnlich referenziert werden soll, dann kann hier einer bestimmt werden, um die Kommunikation nach aussen zu zentralisieren. Wenn in Ihrem Unternehmen stets der einzelne Nutzer als Referenz geführt werden soll, so lassen Sie diesen Eintrag bitte leer.

5. Auftragsstückliste: Die Auftragsstückliste ist eine technische Systematik, die für die Funktionalität der Beschaffung zentral ist. Grundsätzlich wird diese bei aktivierter Beschaffung im Zeitpunkt Speicherung des Auftrages erzeugt und führt insbesondere die Informationen:

   1. Produkte, Menge, Einheit, Bestandspreis

   2. Standort

   3. Wunschdatum

6. Wunschtermin: Der Wunschtermin richtet sich im Gegensatz zum Liefertermin eines Auftrages nicht an Ihren Kunden, sondern vor allem an Sie als Organisation. Wunschtermin verstehen wir als den Termin, zu dem sich unsere Kunden regelmässig die Erfüllung Ihrer Aufträge wünschen und insbesondere beim Einsatz von Stücklisten zur Beschaffung von einzelnen Komponenten dient er der Absprache auf ein definiertes, klares Datum auch in der Kommunikation an Ihre Lieferanten. Nutzen Sie hier die Voreinstellung von: heute, morgen usw um mit geringer Datenpflege einen Großteil der Aufträge auf das richtige Datum voreinzustellen. Auf Auftragsebene kann das Datum jeweils noch angepasst werden. Der Wunschtermin wird in der gesamten Kommunikation stets mit angegeben, so dass wir uns insgesamt bemühen das Wunschdatum zu erfüllen.

7. nach der Aktualisierung von Stücklisten: Stücklisten eines definierten Produktes können allgemeinen, dynamischen oder spezifischen Änderungen unterliegen. Wie sich diese Änderung auswirken soll, wird in dieser Einstellung geregelt. Ausgehend von einem definierten Produkt mit vollständiger Stückliste kann es notwendig werden, eine einzelne Position anzupassen (weil ein Produkt nicht lieferbar, einen Nachfolger erhalten hat oder weil ein anderes besser passt) oder zu erweitern, weil weitere Elemente zur Fertigstellung der Stückliste benötigt wurden, die vorher nicht bekannt waren. Mit dieser Änderung können wir unterschiedlich umgehen: die Automatik bietet hier die Möglichkeit alle Aufträge entsprechend zu aktualisieren, während die Einstellung: nur Preise aktualisieren, das andere Extrem darstellt, und somit möglich macht auf der gleichen Stückliste Produkte in unterschiedlichen Zusammensetzungen darzustellen.

8. Bei der Ausführung der Auftragssteuerung: Diese Einstellung regelt dem Umgang mit den Einträgen zu Maximalbeständen. Es kann sein, dass in Aufträgen die Mengen eines Produktes über dem festgelegten Maximalbestand liegen. Die Regelung welcher Eintrag hier Vorrang hat regeln mit diesem Eintrag: mit Maximalgrenzen ignorieren eröffnen wir die Möglichkeit Ihren Bedarf aus Aufträgen voll zu decken, auch wenn die Maximalgrenze technisch dagegen sprechen könnte. Die Einstellung: Maximalgrenze respektieren, kürzt dem entsprechend den Bestellvorschlag in der Bedarfsmenge auf die Maximalgrenze herunter. Hier gilt es im Grunde die folgende Frage zu beantworten: sind die gesetzten Maximalgrenzen pro Produkt technischer Art (Beispiel: ich kann nur eine bestimmte Menge Milch und Butter lagern, danach geht mir der Lagerplatz aus und es verdirbt alles.) dann sollten wir die Maximalgrenzen respektieren. Stehen wir nicht vor einer solchen Problematik, dann empfiehlt sich hier die Einstellung Maximalgrenzen ignorieren.

9. Zukünftige Zugänge verwenden: Betrifft den Wareneingang und die entsprechende Buchung des Bestandes. Die Einstellung Nein bedeutet wir buchen mit Buchungsdatum exakt den Bestand des Wareneinganges ein und dieser wird sofort für alle Aufträge verfügbar, wir rechnen das Plandatum zur Auslieferung des Auftrages auf genau das Lieferdatum. Das kann unter Umständen zu unerwünschtem Verhalten führen, denn in der Sekunde, in der ein Wareneingang als gebucht gilt, ist die Ware noch nicht am Lagerplatz verfügbar für die Kommissionierung des Auftrages. Inhaltlich können wir diese Funktion mit einer eingehenden Lagerdurchlaufzeit gleichsetzen, so schliessen wir beispielsweise den Wareneingang ab an Tag 1, stellen die zukünftigen zugange auf 2 Tage und haben damit 2 Tage Zeit um die Ware an den Lagerplatz zu verräumen, das Plandatum des Auftrages wird entsprechend mitgezogen. Diese Systematik hilft Ihre Prozesse intern zu strukturieren, statt einzelner Info, wann Ware den Lagerplatz erreicht hat, die generelle Struktur über Standard Durchlaufzeiten.

10. Bei Ausführung der Kommissionierung: An dieser Stelle können wir steuern, welche Ereignisse passieren sollen. Wir können eine Liste drucken, eine Liste per Mail versenden oder beides. Damit können wir die für Sie beste Vorgehensweise einstellen. Wir empfehlen hier bei Nutzung von Papier eine Liste zentral zu drucken. Bei Nutzung der Lagerapp, 2Go bitte einstellen: nichts weiteres tun. Diese Systematik hängt damit zusammen, dass wir mit dem Ausführen der Kommissionierung den Lagerbestand bereits abbuchen vom Lager.

11. Buchungsdatum der Kommissionierung: Das Buchungsdatum wird in den meisten Fällen heute sein, wenn wir allerdings bereits für die Zukunft eine Kommissionierung starten wollen, die erst später ausgeführt werden soll, so können wir hier einstellen, führe in x Tagen die Kommissionierung aus, die wir heute angestossen haben.

12. Teilkommissionierung mit Mengen erlauben: Grundsätzlich rechnen wir alle Plandaten, Auslieferungsmöglichkeiten etc auf den gesamten Auftrag, stellen aber dar, wenn wir einzelne Positionen vollständig ausliefern können. Diese werden kommissioniert über den Befehl Teilkommissionierung. Wenn wir uns nun wünschen in kleineren Einheiten auszuliefern, und nicht nur eine gesamte Position, sondern eine Teilmenge der Position zu kommissionieren, dann muss diese Einstellung auf ja gesetzt werden. Wir bitten hier zu bedenken, dass die Mengen einzeln zu komissionieren ein deutlich höherer Aufwand ist (internal costs) als den gesamten Auftrag auszuliefern und ausnahmsweise eine Teilkommissionierung auszuführen.

13. Kommissionierung prüfen: dieser Befehl übergibt die Kommissionierung an die 2Go, Lagerapp, dann ändert aber vor allem das Buchungsverhalten, siehe oben von direkter Abbuchung bei Befehl Kommissionierung zu dem Zeitpunkt an dem die Entnahme in der App dokumentiert wird.