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Eingangsrechnungen
Eine besonders nützliche Funktion der Scopevisio Beschaffung ist die Integration des Scopevisio-Rechnungseingangsbuchs in die Beschaffung. Rechnungen von Lieferanten beziehen sich auf deren Lieferungen an Sie. Diese Lieferungen sind in Ihren Bestellungen durch Wareneingang im Lager dokumentiert. Die Rechnungs-Positionen und Preise sind Teil der Stammdaten, aus denen die Bestellung erstellt, mit der Auftragsbestätigung geprüft, deren Lieferung geprüft und eingebucht wurde. Also müssen Eingangsrechnungen von Lieferanten nicht mehr zwangsläufig einen aufwändigen und kostspieligen mehrstufigen Rechnungsprüfungsprozess durchlaufen.
Rechnungen der Lieferanten können nun einfach einer entsprechenden Lieferung zugeordnet werden und somit sachlich geprüft werden.
Die Zuordnung erfolgt durch das Auslesen der Lieferscheinnummer auf der Rechnung, die dann der Lieferung zugeordnet werden kann.
Diese Systematik ermöglicht es vor allem die Lieferungen schnell prüfen zu können. Die Deckungsgleichheit der Nettosumme aus der Struktur Bestellung, Prüfung, Auftragsbestätigung, Wareneingang und die dazu korrespondiere Rechnung macht Rückfragen wie: Wer hat das bestellt? Zu welchem Preis? Ist das bereits geliefert? Welcher Teil der Bestellung wurde geliefert und damit erfüllt von Seiten des Lieferanten? etc. überflüssig und schafft hier Klarheit und Zeitersparnis
Sie können selbst entscheiden, ob die Rechnungen dann auch automatisiert mit dem nächsten Rechnungslauf ausgeglichen werden sollen – das ist der höchstmögliche Automatisierungsgrad – oder ob Sie eine manuelle Zahlungsfreigabe davor schalten möchten.
Hier haben wir bereits im Feld:
erhaltene Lieferscheine(Beschaffung) einen ausgewählt und damit die sachliche Prüfung erledigt.
Über Zuordnen kommen wir in die Übersicht der zugehörigen Lieferungen, die wir zu diesem Lieferanten dokumentiert haben. Wir übernehmen die Vorauswahl auf den auf der Rechnung angegebenen Lieferschein, so dass hier nur bei Abweichung einzugreifen ist. Diese Informationen sind hier im dargestellt.
Hier wird noch einmal ersichtlich, warum wir im Sinne Ihrer Datenkonformität beim Buchen des Wareneinganges, die Lieferscheinnummer des Lieferanten korrekt erfassen müssen.
Die Verknüpfung zum Rechnungseingangsbuch ist eine enorme zeitliche Entlastung, denn damit haben wir eine schnelle und genaue Alternative zur individuellen Freigabe der Lieferantenrechnung.
Retouren und damit Wareneingänge, die sie an den Lieferanten zurücksenden, erscheinen hier als solche. Damit eröffnen wir die Möglicheit unternehmensintern klar zu kommunizieren, welche Retouren vorliegen und die daraus notwendigen Schritte abzuleiten. Das kann je nach Branche und Lieferanten eine Belastungsanzeige sein, die bei Rechnungsstellung des Lieferanten direkt verrechnet wird, oder die formelle Anfrage zur Erstellung einer Gutschrift.
Sollten mehrere Zeilen zugeordnet werden, übernehmen wir das Summieren, und vergleichen das mit dem Netto Rechnungswert.
Abweichungen stellen wir dar.