Rechnungseingangsbuch: Mit Regeln arbeiten

Durch das Regelwerk können Sie viele kleine Schritte automatisieren und erhalten zusätzlich einen konsistenteren Prozess. Die Bearbeitung der Belege wird beschleunigt und vereinfacht.

Übersicht der Regeln im Rechnungseingangsbuch

Klicken Sie auf den Reiter Regeln, um die Liste der angelegten Regeln angezeigt zu bekommen. Mit Hinzufügen öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die Details einer neuen Regel festlegen können.
In die gleiche Maske gelangen Sie durch markieren und Bearbeiten bzw. Duplizieren (um sie anzupassen und unter neuem Namen abzuspeichern).

Regeln für das Rechnungseingangsbuch anlegen und bearbeiten

Ein Beispiel für eine Regel könnte sein, bei Rechnungseingang den Text auf einen bekannte Kreditoren-Kundennummer und optional auf eine bekannte Kreditoren-USt-IdNr durchsuchen zu lassen, um dann den gefundenen Lieferanten/Kreditor automatisch setzen zu lassen.

Anhand des folgenden Screenshots zu Regel Nummer 2 wollen wir näher auf die Regel-Details eingehen. Ein Doppelklick auf die bestehende Regel zeigt Folgendes:

Die Kopfdaten einer Regel im Rechnungseingangsbuch

Die meisten der Kopfdaten finden sich auch so im Regelwerk der Belegarbeitsliste oder der Bankumsätze.
Eine Besonderheit ist jedoch der Anwendungszeitpunkt (s.u.).

Nummer
Die Regeln werden in der Reihenfolge ihrer Nummer (aufsteigend) geprüft und abgearbeitet. Gibt es für Aktionen allgemeine aber auch sehr spezielle Kriterien sollten die speziellen Regeln weiter oben in der Prioritätenliste stehen (und deswegen kleinere Nummern haben).
Bezeichnung
Die Bezeichnung ist als Pflichtfeld vor der Eingabe gelb dargestellt und sollte eindeutig sein.
Farbcode
Diese optische Unterscheidung kann als Hinweis für die Trefferwahrscheinlichkeit eingesetzt werden. So können Sie sich visuell einen schnellen Überblick darüber verschaffen, wie wahrscheinlich es ist, dass eine Regel zu einem eindeutigen Ergebnis führen wird. Wir empfehlen, grün für eine hohe Wahrscheinlichkeit,
gelb für eine weniger hohe Wahrscheinlichkeit, orange für die geringste Wahrscheinlichkeit, dass das Ergebnis eindeutig ist.
Aktiviert
Das Abschalten von Regeln ist praktisch, um sie temporär zu unterdrücken, statt sie komplett zu löschen.
Regelverhalten (Beendend / Weiterlaufend)
Gemäß der Nummer werden die Regeln in einer bestimmten Reihenfolge geprüft und angewendet.
Sind jedoch die Bedingungen einer “Beendenden Regel” erfüllt, werden nur noch die Aktionen dieser Regel ausgeführt, aber es wird keine weitere Regel angewendet.
Bei einer “Weiterlaufenden Regel” wird immer die nächste Regel in der Reihenfolge angewendet, egal ob die “Weiterlaufende Regel” erfüllt wurde oder nicht.
Anwendungszeitpunkt
Hier bestimmen Sie, ob Ihre Regel vor dem Scannen, bei Eingang der Rechnung oder erst bei Verifizierung angewendet wird. Je nach Zeitpunkt werden unterschiedliche Bedingungen und Aktionen angeboten.
Sollten Sie den Rechnungseingang gewählt haben, so sehen Sie das Ergebnis der angewandten Regel bereits mit dem Öffnen des Rechnungseingangsbuchs.
Die Regel bei Rechnungsverifizierung wird erst mit dem Klick auf den Button Verifizierung in der Ansicht Beleg-Details ausgelöst.

Die Bedingungen im Regelwerk des Rechnungseingangsbuchs

Bestimmen zuerst den Anwendungszeitpunkt, da Ihnen je nachdem unterschiedliche Bedingungen und Aktionen zur Verfügung stehen.

Legen Sie zunächst fest, ob alle Bedingungen oder nur eine Bedingung erfüllt sein muss.
Das Arbeiten mit “Alle Bedingungen treffen zu” führt zu einer höheren Trefferqualität.

Klicken Sie dann auf Neuer Eintrag, um eine Bedingung zu setzen. Um eine weitere Bedingung hinzuzufügen, klicken Sie auf das kleine Plus-Symbol rechts.

Die meisten Bedingungen erklären sich von selbst, hier aber einige exemplarische Erläuterungen:

“Text”
Durchsucht wird der per Texterkennung extrahierte Text. Die Rohdaten können Sie im Geschäftsobjekt Dokumente als txt-Datei einsehen. Strukturierte Daten aus E-Rechnungen werden aktuell nicht berücksichtigt.
“Immer”
Dies ist eine sogenannte “catch all” Bedingung. Sie kann gut in Verbindung mit weiterlaufenden Regeln verwendet werden oder zum Testen von Aktionen dienen.
“Rechnungsformat”
Kann verwendet werden, um PDF-Rechnungen, ZUGFeRD-Dateien oder XRechnungen unterschiedlich zu behandeln (Z.B. Einzelpositionssaldierung)

Die Aktionen im Regelwerk des Rechnungseingangsbuchs

Auch bei den Aktionen gilt, dass die zur Auswahl stehenden Optionen abhängig vom Anwendungszeitpunkt sind. Hier können Sie auch aufgrund einer erfolgreichen Prüfung mehrere Aktionen ableiten.

Die Vorgehensweise mit Klick auf Neuer Eintrag bzw. zum Hinzufügen weiterer Aktionen auf das Plus-Symbol ist dieselbe wie beim Setzen der Bedingungen.

Je nach Aktion bekommen Sie verschiedene Auswahlmöglichkeiten angeboten. Im unten stehenden Screenshot ist zum Beispiel die Aktion "Freigabeprozess setzen" ausgewählt (3). Sie sehen eine Liste der bereits angelegten Freigabeprozesse (4), der die Rechnung bei Rechnungseingang automatisch zugeordnet werden kann. Um diese Liste aufzurufen, klicken Sie einmal in das leere Feld (5) und dann unten links auf Freigabeprozess auswählen (6).

Beachten Sie, dass Regeln unabhängig vom Status der Freigabeprozesse sind! Sollte sich eine Regel auf einen bereits deaktivierten Freigabeprozess beziehen, so greift die Regel weiterhin und muss deshalb ebenfalls deaktiviert oder geändert werden.